Falsch ausgestellte Rechnungen richtig korrigieren

Bei der Rechnungsstellung kommt es immer wieder zu Schreibfehlern, Ungenauigkeiten, falsch berechneten Rechnungsbeträgen oder nachträglichen Änderungen. Der Kunde hat im Falle einer unkorrekten Rechnungslegung das Recht, die Rechnung zu reklamieren und eine Berichtigung zu verlangen.  Doch wie sollte eine Rechnung ordnungsgemäß korrigiert werden? Und wann ist der Rechnungsaussteller überhaupt verpflichtet, eine neue Rechnung auszustellen?

Seit dem 01.01.2004 sind Unternehmer dazu verpflichtet, erbrachte Leistungen gegenüber dem Kunden sechs Monate nach Ausführung der Leistung mit einer Rechnung abzurechnen. Als Unternehmer gilt in diesem Fall jeder, der einen Umsatz an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person ausführt. Ferner gilt die Rechnungslegungspflicht auch bei steuerpflichtigen Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, ganz gleich ob es sich beim Kunden um eine Privatperson oder einen Unternehmer handelt.

Ist der Kunde selbst Unternehmer, benötigt er die Rechnung als Nachweis, um sich die ausgewiesene Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen. Für den Vorsteuerabzug ist es jedoch entscheidend, dass eine korrekte Rechnung vorliegt, die die formalen Anforderungen erfüllt und alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält. Andernfalls könnte die Rechnung vom Finanzamt nicht anerkannt werden.

Bei der Korrektur von Rechnungen werden allgemein 2 Fälle unterschieden:

Fall 1: Pflichtangaben falsch oder fehlerhaft

Handelt es sich bei den Fehlern in der Rechnung lediglich um Tippfehler oder Ungenauigkeiten, bspw. im Namen oder der Anschrift des Leistungsempfängers, ist es nicht notwendig die Rechnung zu berichtigen. Solange die Pflichtangaben eindeutig identifiziert werden können und die Ungenauigkeiten nicht sinnentstellend sind, führen diese auch nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs. Wurde jedoch eine falsche Pflichtangabe gemacht, ist die Rechnung unkorrekt und der Leistungsempfänger verliert laut § 15 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m.  § 14 Abs. 4 UStG die Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Das ist bspw. der Fall bei falscher Angabe des Entgeltes, des Steuersatzes- oder -betrages bzw. bei Rechenfehlern. Da der Kunde nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG für den Vorsteuerabzug im Besitz einer korrekt ausgestellten Rechnung sein muss, kann und muss dieser die fehlerhafte Rechnung gegenüber dem Aussteller reklamieren. Der Rechnungsaussteller ist im Falle einer Reklamation zur Rechnungskorrektur verpflichtet. Die Ausstellung einer komplett neuen Rechnung ist jedoch unnötig. Die Korrektur unzutreffender oder fehlender Pflichtangaben in der Rechnung durch ein zusätzliches Dokument (Berichtigungsdokument) ist vollkommen ausreichend. Wichtig ist, dass das  Berichtigungsdokument durch den Verweis auf Datum und Rechnungsnummer eindeutig der Ursprungsrechnung zugeordnet werden kann. Das Berichtigungsdokument muss die formalen Anforderungen der § 14 und 14a UStG erfüllen und kann nur durch den Rechnungssteller selbst vorgenommen werden.

Fall 2: Änderungen des Rechnungsbetrages

Gelegentlich kann es dazu kommen, dass der Leistungsempfänger nicht den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag zahlt, bspw. weil er Leistungen reklamiert oder der Leistungsbereitsteller ihm Rabatte gewährt. Wurde der ausgewiesene Rechnungsbetrag noch nicht in der Buchhaltung erfasst, ist eine Korrektur unter der gleichen Rechnungsnummer möglich.

Ist der falsch ausgewiesene Rechnungsbetrag jedoch bereits verbucht und kann demzufolge nicht rückgängig gemacht werden, so muss die Rechnung storniert und neu ausgestellt werden. Andernfalls wäre der Rechnungsausteller gegenüber dem Finanzamt verpflichtet die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer zu zahlen, da diese nach dem Rechnungsbetrag und nicht nach dem Zahlungsbetrag des Kunden berechnet wird. Die neue Rechnung unter neuer Rechnungsnummer sollte in der Betreffzeile auf die Aufhebung der alten Rechnung verweisen.

Tipp: IST-Besteuerung beantragen!

Um Korrekturen von Rechnungen zu vermeiden, können Unternehmer unter Erfüllung bestimmter Voraussetzungen die Ist-Besteuerung beim Finanzamt beantragen. Im Rahmen der Ist-Besteuerung muss der Rechnungssteller die Umsatzsteuer nur für tatsächlich erhaltene Beträge zahlen. Die Umsatzsteuer wird nach den vereinnahmten und nicht nach dem vereinbarten Entgelt berechnet. Die Voraussetzungen für die Ist-Besteuerung erfüllen nur jene Unternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind, deren jährlicher Umsatz eine Grenze von 500.000 € (Sonderregelung nach § 20 Abs. 2 UStG, gültig vom 1. Juli 2009 bis zum 31. Dezember 2011) nicht überschreitet bzw. Freiberufler ohne Umsatzgrenze.

Hinweis: Billomat erteilt keine Steuer- oder Rechtsberatung.