Abgeschlossene Rechnungen löschen - ja oder nein?

Nach deutschem Gesetz müssen digitale Buchungsbelege 10 Jahre unveränderbar und fälschungssicher abgespeichert werden, damit im Zweifelsfall ein Steuerprüfer darauf zugreifen kann. Wie geht Billomat mit dieser Thematik um? Dürfen fehlerhafte Rechnungen gelöscht werden oder nicht?

Billomat wird von vielen Anwendern auf sehr unterschiedliche Art und Weise genutzt. Ob die Rechnungen direkt aus Billomat per E-Mail versendet werden oder die von Billomat generierten Rechnungen ausgedruckt und per Post verschickt werden – Billomat ist flexibel genug, die meisten Workflows abzubilden.

Billomat unterstützt den Anwender bei der kompletten Fakturierung. Er ist aber weder ein Buchhaltungsprogramm, noch eine Warenwirtschaft.

Was passiert, wenn eine abgeschlossene Rechnung Fehler enthält?

Sobald eine Rechnung abgeschlossen wird, geht Billomat davon aus, dass die Rechnung auch an den Kunden geschickt wurde. Diese Rechnung gilt somit als Buchungsbeleg und sollte entsprechend archiviert werden. Enthält diese Rechnung aber einen Fehler wie einen falschen Betrag, muss die Rechnung storniert, eine Gutschrift erstellt und eine neue Rechnung ausgestellt werden. Die alte (fehlerhafte) Rechnung darf dabei nicht gelöscht werden, um den Vorgang transparent und nachvollziehbar zu machen.

Außerdem kann es vorkommen, dass beim Löschen Lücken in der fortlaufenden Rechnungsnummer entstehen.

Aus diesen Gründen erlaubte Billomat nur das Löschen von Rechnungen im Entwurfs-Status. So bleiben auch fehlerhafte Rechnungen im System.

Freiheit = Verantwortung

Billomat hat also die Freiheit des Nutzers durch die Restriktion des Löschens abgeschlossener Dokumente beschnitten. Gleichzeitig hat er ihm aber auch einiges an Verantwortung abgenommen.

Wir haben im letzten Jahr viele Anfragen bekommen, eine solche Löschen-Funktion für abgeschlossene Angebote und Rechnungen zu implementieren. Es gibt ja immer mal den einen oder anderen Fall, bei dem eine Rechnung tatsächlich gelöscht werden kann. Nach langen Überlegungen jetzt also die gute Nachricht: Es kann gelöscht werden!

Dabei muss das Löschen von abgeschlossenen Dokumenten zwei mal bestätigt werden, um ein Versehen auszuschließen.

Billomat unterstütz euch also so gut es geht bei der oft zeitraubenden und aufwendigen Rechnungserstellung und gibt euch die Freiheit, mit euren Daten zu tun, was euch beliebt. Allerdings entlässt er euch nicht aus der Verantwortung, für eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu sorgen. Aber dafür gibts auch noch den Steuerberater ;-).

Ich hoffe, dass Billomat mit diesem Schritt noch flexibler geworden ist und noch besser in euren Workflow passt.