Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen
Wir beschäftigen uns ja von Berufs wegen mit dem Thema der Rechnungserstellung und auch wir müssen Rechnungen erstellen. Dabei haben wir uns in der Vergangenheit dabei ertappt, dass wir die eine oder andere gesetzliche Rechnungsangabe vergessen oder einfach übersehen haben. Immerhin schreibt das Gesetz mittlerweile mehr als ein Dutzend Angaben vor, die auf einer ordentlichen Rechnung aufgeführt werden müssen.
Das alles wird in § 14 und § 14a UStG geregelt.
Im Folgenden eine Übersicht über die vorgeschriebenen Rechnungsangaben ab 01.01.2004:
- (finanzamtsbezogene) Steuernummer des leistenden Unternehmers oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IDNr.
- Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Handelsvertreter-, Güterbeförderungs- und Bearbeitungsleistungen: USt-IdNr. des Kunden
- Name und Anschrift leistender Unternehmer
- Name und Anschrift Leistungsempfänger
- Leistungsbeschreibung (Art, Menge bzw. Umfang)
- Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
- Leistungszeitpunkt
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Bemessungsgrundlage (bei unterschiedlichen Steuersätzen gesondert)
- Steuerbetrag und maßgeblicher Steuersatz (außer bei Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers)
- Bei Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne Ust-IDNr. Angaben nach § 1b Abs. 2 und 3 UstG
- Bei Schlussrechnung: vorher vereinnahmte Teilentgelte und auf sie entfallende Steuerbeträge absetzen, falls über Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind
- Hinweis auf Anwendung der Differenzbesteuerung (Reiseleistung, Gebrauchtwaren)
- Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen (zwei Jahre)
Werden diese Bestimmungen nicht beachtet, könnte u.a. der Vorsteuerabzug oder die komplette Rechnung als Betriebsausgabe vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Dann drohen evtl. hohe Steuernachzahlungen.
Am Besten also immer auch die Eingangsrechnungen nach diesen Kriterien kontrollieren und ggf. eine korrigierte Rechnung nachfordern.
Hinweis auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmer
Wenn der Rechnungsaussteller unter die Kleinunternehmer-Regelung (geregelt im § 19 UStG) fällt, können einzelne oder alle Positionen von der Umsatzsteuer befreit sein. Dann gehört zusätzlich ein entsprechender Hinweis auf die Rechnung.
Unterschiede zwischen normaler Rechnung und Kleinbetragsrechnung
- PDF: Muster normale Rechnung
- PDF: Muster Kleinbetragsrechnung
Rechnungen bis zu 150 Euro (ab 2007) gelten als Kleinbetragsrechnungen. Für sie gelten geringere Anforderungen als an andere Rechnungen (siehe § 33 UStDV).
Hier ein hoffentlich einfacher und verständlicher Überblick zwischen den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben zu einer „normalen“ Rechnung und einer Kleinbetragsrechnung:
Angabe auf Rechnung | normale Rechnung | Kleinbetragsrechnung |
|---|---|---|
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens | ja | ja |
Name und Anschrift des Empfängers | ja | nein |
Liefermenge, handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung | ja | ja |
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | ja | nein |
Entgelt | ja | in einer Summe |
Steuerbetrag | ja | |
Steuersatz | ja | ja |
Ausstellungsdatum | ja | ja |
Steuernummer | ja | nein |
Rechnungsnummer fortlaufend | ja | nein |
Hinweis auf Steuerbefreiung | ja | ja |
Es gibt also auf dem Weg zu einer korrekten Rechnung eine Menge Dinge zu berücksichtigen. Wir hoffen, mit dieser Übersicht ein wenig Klarheit in dieses komplexe Thema gebracht zu haben.
Welche Erfahrungen habt ihr mit fehlerhaften Rechnungen gemacht? Haben eure Kunden auch schonmal die ein oder andere Rechnung moniert und wie habt ihr diese Probleme gelöst?
Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die gesetzliche Situation in Deutschland. Die Bestimmungen anderer Länder können abweichen.
Getrennte Ust-Sätze
Auf dem linken Beispieldokument sieht man, dass dort verschiedene Posten auch verschiedene Umsatzsteuer-Sätze haben. Diese Funktionalität scheint aber derzeit in billomat noch nicht integriert zu sein. Oder habe ich da was übersehen?
Re: Getrennte USt-Sätze
Ja, das ist korrekt. Noch muss mit dem Workaround gearbeitet werden, im Fall des Falls zwei separate Rechnungen zu schreiben.
Die Unterstützung für mehrere Steuersätze pro Rechnung ist aber in Arbeit.
Steuerbefreiung
Wie könnte denn ein ordungsgemäßer Satz zur Steurbefreiung aussehen? Danke!!
Re: Steuerbefreiung
Zum Beispiel so:
"Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)"
Abschlagszahlungen
Ich sehe mit Billomat keine Lösung den o.g. Anspruch zu erfüllen:
Bei Schlussrechnung: vorher vereinnahmte Teilentgelte und auf sie entfallende Steuerbeträge absetzen, falls über Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind.
Aber vielleicht habe ich auch was übersehen?
Re: Abschlagszahlungen
Hallo und danke für das Feedback. Hier eine Lösung bzw. auch ein Beispiel, wie eine Abschlagszahlung in Billomat behandelt werden kann.
Beispiel: Gesamtnettorechnung eines Bauvorhabens über EUR 10.000,-. Nach einem gewissen Baufortschritt sind EUR 2.000,- netto als Abschlagszahlung zur Zahlung fällig bzw. vereibart. Über diesen Teilbetrag kann dann eine Rechnung über EUR 2.000,- zzgl. 19 % MwSt. erstellt werden. Sobald das Bauvorhaben vollständig fertiggestellt worden ist, wird dann eine neue Rechnung (Abschlußrechnung) erstellt. Hier muss folgendermaßen vorgegangen sein. In Position 1 kommt der Gesamtbetrag - in diesem Fall die EUR 10.000,- netto -. In Position 2 wird die Abschlagszahlung abgezogen - hier (-) minus EUR 2.000,-- (lt. Abschlagszahlung Nr. xxx vom xx.xx.xxxx). Als Saldo ergibt sich ein Betrag von EUR 8.000,-- Auf diesen Betrag wird dann die MwSt. hinzugerechnet. In Billomat läßt es sich so umsetzen, dass einfach zwei unterschiedliche Rechnungen erstellt werden. In der ersten sollte in der Beschreibung der Position "Abschlagszahlung zum Projekt/Bauvorhaben XY" stehen" und in der Abschlußrechnung sollte diese Abschlagszahlung in der Positionsbeschreibung erwähnt werden und der Betrag von EUR 2.000,-- (in diesem Fall) abgezogen werden. Das geschieht in Billomat indem man ein Minuszeichen vor dem "Preis" hinzufügt. Auf diese Weise wird ein Betrag negativ und damit abgezogen.
Das ist unser Vorschlag, wie man mit Abschlagszahlungen umgeht und auf diese Weise wird die Umsatzsteuer korrekt berücksichtigt und abgerechnet.
Danke!
...für die Informationen zum Thema!
#
Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung so soll ich es bei steuerbefreiung raufschreiben???
USt-IdNr des Kunden
Ihr erwähnt bei innergemeinschaftlichen Geschäften auch die USt-IdNr des Kunden, auf dem Muster ist diese aber soweit ich das erkennen kann nicht mit eingebracht.
Wie und wo würdet ihr diese unterbringen?
Danke und beste Grüße,
serk
Re: USt-IdNr des Kunden
@serk Ich würde die USt-IdNr des Kunden einfach in den Textblock vor oder nach den Rechnungspositionen unterbringen.
Oder vielleicht unter die Rechnungsnummer.
Wo diese auf der Rechnung steht, sollte egal sein. Hauptsache, sie steht drauf und ist auch als solche zu erkennen.
Re: Abschlagszahlungen
Ich hab nur eine kurze Anmerkung zu den Abschlagszahlungen zu machen.
Wenn man eine Rechnung korrekt nach Umsatzsteuergesetz mit Abschlagsrechnungen schreiben will genügt es nicht, nur die Abschlagszahlung als Rechnungsposition von der Gesamtsumme abzuziehen. Um den Vorsteuerabzug zu gewährleisten muss der Gesamtbetrag netto + darauf entfallende Umsatzsteuer = Gesamtbetrag brutto.
Beim Abzug der Abschlagszahlung muss man genauso verfahren, also Abschlagszahlung netto + darauf entfallende Umsatzsteuer.
Das ist allerdings eine Gestaltungsfrage z. B. könnte man ja auch 3 Spalten mit netto, Steuer und brutto machen. (Geht das bei Billomat?)
Eine weitere möglichkeit wäre einfach wie beschrieben den Restzahlungsbetrag + Umsatzsteuer anzugeben und zusätzlich z. B. darunter den Umsatzsteuerbetrag, der auf die Gesamtleistung entfällt, sowie den Umsatzsteuerbetrag der Abschlagszahlung.
In den Umsatzsteuerrichtlinien zu § 14 UStG (187 Abs. 8 UStR) sind ein paar Beispiele dazu drin.
Re: Steuerbefreiung
Vorsicht:
Keinesfalls auf einer Rechnung das Wort "steuerfrei" verwenden. Laut BMWi sollte auf der Rechnung für Kleinunternehmer folgendes stehen:
„Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1UstG keine Umsatzsteuer enthalten.“
Denn, wenn ich recht informiert bin, sind steuerfreie Leistungen in einem anderen Paragraphen des Umsatzsteuerrechts geregelt.
Kleinbetragsrechnung 150,-€ Brutto oder Netto?
Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 150,-€ Brutto oder Netto? Bzw. was gilt im Gesetz als "Gesamtbetrag"?
Im §33 UStDV steht: "Eine Rechnung deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, ..."
Für mich ist die Aussage mal wieder nicht 100%ig klar.
Ich bin mir zwar ziemlich sicher, dass es 150,-€ Brutto sind, hätte aber gern noch einen Beweis aus dem Gesetz.
Vielen Dank im Voraus.
Re: Kleinbetragsrechnung
Eine explizite Aussage darüber, dass es sich bei den EUR 150,- um den Bruttobetrag handelt, konnten wir im Gesetz und diversen Richtlinien (insbes. 185a Abs. 1 UStR) nicht finden.
Dieser Umstand ergibt sich jedoch aus dem Wortlaut, denn der Gesamtbetrag kann immer nur am Ende stehen, also nach dem Nettobetrag und USt. So würden wir es erläutern.