25.10.2011

Markus

Neu­lich haben wir euch die auf­ge­pep­pelte Import-Funktion vor­ge­stellt. In der Zwi­schen­zeit haben wir nach­ge­legt und den Kunden-Import um eine Salesforce-Anbindung erweitert.

Wenn man nach web­ba­sier­ten CRM-Systemen sucht, stößt man unwei­ger­lich auf Sales­force. Genau wie Bil­lo­mat han­delt es sich um eine SaaS-Lösung. Und da Salesforce-Nutzer Rech­nun­gen und Ange­bote schrei­ben möch­ten und unsere Kun­den oft­mals ein CRM suchen, bie­tet sich eine Schnitt­stelle zwi­schen bei­den Sys­te­men an. Also haben wir flei­ßig in die Pro­gram­mier­tas­ten gehauen und einen Salesforce-Import entwickelt.

Die­ser dürfte dir vor allen Din­gen gefal­len, wenn du als Salesforce-Nutzer neu zu Bil­lo­mat kommst. Anstatt alle dort gepfleg­ten Kun­den­be­zie­hun­gen müh­sam abzu­tip­pen, kannst du die Kon­takte mit weni­gen Klicks impor­tie­ren. Das Vor­ge­hen unter­schei­det sich dabei nicht son­der­lich von dem schon kürz­lich skiz­zier­ten CSV-Import.

So geht‘s

Zunächst ein­mal loggst du dich bei Bil­lo­mat ein und wech­selst in den Kunden-Bereich. Dort fin­dest du rechts einen Import-Button. Wenn du gefragt wirst, aus wel­cher Quelle (vCard, CSV, …) du Daten impor­tie­ren möch­test, wähle Sales­force. Hier kannst du noch ent­schei­den, ob du Kon­takte oder Accounts ein­le­sen willst. Danach öffnet sich Sales­force. Wenn noch nicht gesche­hen, musst du dich dort zunächst ein­log­gen. Sales­force fragt, ob Bil­lo­mat wirk­lich auf deine Daten zugrei­fen darf. Bitte bestä­tige dies und geneh­mige dem Import so den Zugriff auf deine Kon­takte bzw. Accounts.

Nun geht es wie­der zurück zu Bil­lo­mat, wo du die Fel­der aus Sales­force den Fel­dern in Bil­lo­mat zuord­nen musst. Keine Angst, wir haben dir einen Groß­teil die­ser Arbeit bereits abge­nom­men. So sind die gän­gi­gen Stamm­da­ten schon kor­rekt ver­knüpft. Ledig­lich bei exo­ti­schen oder von dir ange­leg­ten Salesforce-Feldern musst du die Zuord­nung noch vor­neh­men. Um alle CRM-Daten auf­zu­neh­men, bie­tet es sich ggf. an, in Bil­lo­mat eigene Attri­bute anzu­le­gen. Wie dies geht, erklä­ren wir im Arti­kel „Zusatz­in­for­ma­tio­nen mit Kunden-Attributen ver­wal­ten“.

Nun hast du es fast geschafft. Du bekommst noch ein­mal eine Über­sicht aller zu impor­tie­ren­den Daten. Mit der Check­box am Zei­len­be­ginn kannst du Daten­sätze ein– bzw. aus­schlie­ßen. Kli­cke auf einen belie­bi­gen Wert, um die­sen vor dem Import noch zu ändern. Dies ist beson­ders bei Feh­lern, die rot mar­kiert sind, ratsam.

Los geht’s! Kli­cke auf den Import-Button und deine Daten wer­den in Bil­lo­mat ein­ge­le­sen. Nun kannst du dei­nen CRM-Kontakten ganz ein­fach mit Bil­lo­mat Rech­nun­gen, Ange­bote, etc. schreiben.

Schritt für Schritt

Das Vor­ge­hen noch ein­mal kom­pakt im Überblick:

1. Bil­lo­mat auf­ru­fen und anmelden
2. Kun­den > Import > Salesforce
3. Ggf. bei Sales­force ein­log­gen und den Zugriff von Bil­lo­mat freigeben
4. Salesforce-Felder den Billomat-Feldern zuordnen
5. Daten über­prü­fen und ggf. korrigieren
6. Import star­ten
7. Sich freuen, dass Salesforce-Kunden nun in Bil­lo­mat zur Ver­fü­gung ste­hen und flei­ßig Rech­nun­gen schreiben.

Eben­falls interessant

In die­sem Zusam­men­hang könn­ten auch noch wei­tere Arti­kel für dich inter­es­sant sein. Unter „Neuer Daten-Import ver­ein­facht Daten­über­nahme“ erklä­ren wir die Grund­funk­tion des Billomat-Imports. Wie du die Kun­den­akte um belie­bige wei­tere Fel­der erwei­tern kannst, erfährst du unter „Zusatz­in­for­ma­tio­nen mit Kunden-Attributen ver­wal­ten“. Wer sich fragt, ob sein Tarif noch Platz für wei­tere Kun­den­da­ten bie­tet, sollte sich „Mehr Leis­tung fürs selbe Geld“ durch­le­sen.

Und zu guter Letzt, kann es nie scha­den, sich beim Thema CRM Gedan­ken zum Daten­schutz zu machen. Hierzu gibt es nütz­li­che Tipps unter „Spar­sam­keit kann so sinn­voll sein: Kun­den­at­tri­bute“.