Der Anwendungsfall dürfte vielen von euch bekannt vorkommen. Du erfasst deine Arbeitszeiten während du an einem Projekt arbeitest. Ein erfolgreicher Abschluss macht zwar stolz, zahlt am Monatsende aber nicht die laufenden Rechnungen. Also müssen die Zeiten am Ende noch fakturiert werden. Mit der webbasierten Kombination clockodo und Billomat ist dies nun besonders einfach möglich. Und das beste: Bei clockodo gibt’s für Billomat-Kunden exklusive Sonderkonditionen.

Als erstes benötigst zu deinen Billomat API-Schlüssel. Den findest du, wenn du dich bei Billomat anmeldest und oben rechts auf deinen Namen klickst. In der Maske, die deine persönlichen Daten beinhaltet, musst du zunächst den API Zugriff aktivieren und kannst dir dann deinen Schlüssel anzeigen lassen. Achtung, speichern nicht vergessen!

Mit diesem API-Schlüssel geht es nun bei clockodo weiter. Dort findest du oben rechts ein Icon, das eine Person darstellt. Hier findest du u.a. die Einstellungen für die Firma. Genau dort kannst du clockodo mit Billomat verbinden, indem du einmalig deine Billomat-ID und den API-Key hinterlegst. Nun kannst du die Verbindung testen. Dann kann’s auch schon losgehen.

Für deine mit clockodo erfassten Zeiten findest du unter einem Bericht den Link „Rechnung erstellen“. Anschließend erscheint ein Fenster, in dem du den Billomat-Kunden wählen und diverse andere Einstellungen vornehmen kannst. Wenn gewünscht, kann sogar die Artikelnummer der Tätigkeiten ausgewählt werden. Einen weiteren Klick später wird die Rechnung in Billomat erstellt. Diese befindet sich im Entwurfs-Status, so dass sie noch nach Belieben geändert und erweitert werden kann. Einfach, oder?

Drei kostenlose Monate

Für Billomat-Kunden spendiert clockodo drei kostenlose Monate. Und das mit beliebig vielen Mitarbeiten. Details dazu findest du, wenn du dich bei Billomat einloggst und auf der Schaltzentrale einen Blick in die Goodies (unten rechts) wirfst.

Wir finden es auf jeden Fall super. Vielen Dank an das Team von clockodo für die tolle Umsetzung. Wir sind sicher, dass dies die Arbeit von vielen Freelancern, Freiberuflern oder Handwerkern erleichtern wird.

Was sagst du dazu? Nutzt du clockodo? Welche Funktionalität vermisst du? Das clockodo–Team und wir freuen uns auf dein Feedback.

Fast 1,5 Jahre ist es nun her, als wir das Newsletter-System sitepackage:// vorgestellt haben. Und das hatte einen besonderen Grund: sitepackage:// hatte einen Import geschaffen, mit dem Newsletter an Billomat-Kontakte verschickt werden können.

Jetzt legt das hinter dem Tool stehende Unternehmen, die webworx GmbH, exklusiv für Billomat-Nutzer noch einen drauf: Neukunden zahlen bei allen kostenpflichtigen Tarifen keine Einrichtungsgebühr und sparen so 99,- €.

Nie war es attraktiver, Newsletter-Marketing mit dem Potential von Social Media zu verbinden

• Anbindung an APIs von Twitter und Facebook
• Virale Effekte durch SWYN–Links für 11 Soziale Netzwerke
• Einfache Integration von Newsletter-Formularen in Websites
• Automatische Rückläuferbehandlung (Bounce Handling)
• Erfolgskontrolle durch Statistiken zu wichtigen Kennzahlen
• Plus Schnittstelle zu Billomat für den Adressimport

Mehr Details zu dem Angebot gibt es direkt in der Schaltzentrale von Billomat.

Viel Spaß beim Versenden und ein dickes Dankeschön an das sitepackage://-Team.

Das Zauberwort heißt Google Cloud Print. Mit diesem kostenlosen Dienst verbindest du deinen Drucker ganz leicht mit dem Internet. Danach kannst du von überall darauf zugreifen. Egal, ob von deinem Laptop, Smartphone oder Tablet – jedem Gerät, das eine Internetverbindung besitzt, steht der Drucker nun zur Verfügung. Natürlich sicher geschützt durch ein Passwort.

Gibt es einen Drucker-Treiber für Android-Telefone? Wo finde ich ein Verbindungskabel für mein iPad? All diese Fragen entfallen nun, wenn du deine Billomat-Dokumente ausdrucken möchtest. Und weil du kein Kabel brauchst, musst du dich noch nicht einmal in der Nähe des Druckers befinden. Vielleicht gibt dir sogar dein Kunde seinen Drucker frei. Dann könntest du die Angebotsbestätigung gleich nach dem Meeting bei ihm ausdrucken oder einfach von zu Hause die Rechnung auf seinen Drucker schicken.

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Cloud Print einrichten

Der Drucker muss zunächst einmal mit einen Computer verbunden sein, auf dem Google Chrome läuft (Tipp: Es gibt mittlerweile Google Cloud Print-Drucker, die direkt mit dem Internet verbunden sind).  Dann kannst du in Chrome unter Optionen > Details > Google Cloud Print deine Drucker freigeben. Das war’s dann auch schon mit der Einrichtung. Google Chrome muss nun nicht mehr laufen. Schließe ihn ruhig, wenn du ihn nicht mehr benötigst.

Um nun auch in Billomat auf diesen Drucker zu drucken, solltest du einen Blick in Einstellungen > Google Cloud Print (recht weit unten im Add-Ons-Block) werfen. Dort kannst du Google Cloud Print für Billomat aktivieren. Das war’s.

Ab sofort steht dir bei abgeschlossenen Dokumenten unter dem gewohnten Drucken-Button auch ein Knopf für Cloud Print zur Verfügung. Damit druckst du wann du willst, wo du willst.

Sollte der Rechner, der mit dem Drucker verbunden ist, gerade nicht eingeschaltet sein, dann ist dies kein Problem. Sobald Rechner und Drucker wieder eine Internetverbindung haben, wird gedruckt. Notfalls auch ein paar Stunden später.

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Mit einfachen, klaren und wirksamen Maßnahmen werden säumige Kunden an offene Forderungen erinnert. In einem mehrstufigen Verfahren wird auf Beträge, Fristen und mögliche Verzugsfolgen hingewiesen. Die Reaktionen werden genau überwacht.

Easy Cash: Das Komplettprogramm von System Inkasso

• Erfolgshonoriertes Inkasso: Ohne Einstell– oder Jahresgebühren, keine feste Bindung
• Einzugs– und Erfolgsüberwachung per Web-Track in Echtzeit
• Inkl. Telefoninkasso und Anschriftermittlung
• Inkasso-Scoring: Chancen-Prüfung noch vor Rechtsschritten
• Online Eingriffsmöglichkeiten in die Bearbeitung der Forderungen
• Statistiken und monatliche Abrechnung mit detaillierten Abrechnungsdaten im PDF/XLS/CSV
• Erfolgsorientierte Vorgehensweise mit dem “Kundenerhaltungsprinzip”
• und vieles mehr!

Sonderkonditionen speziell für registrierte Billomat-Nutzer

• Lediglich 10% Erfolgsprovision (statt 20%)
• Auftragseingabe via Billomat-Schnittstelle mit nur einem Klick
• Ohne Vorgangsabschlusspauschale von bis zu 25 € bei Beendigung des Vorgangs durch Auftraggeber
• Gerichtliche Mahnverfahren nur nach Absprache

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Die Integration der Billomat-Programmierschnittstelle wurde von System Inkasso in Eigenregie umgesetzt. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit an dieser Stelle von uns!

Weitere Informationen zum Angebot, Registrierungsprozess und weitere Goodies finden sich für registrierte Billomat-Kunden in der Schaltzentrale direkt unter den Aktivitäten.

Über sitepackage://

Das sitepackage:// Newsletter-System ist eine webbasierte Software für Erstellung, Versand und Auswertung personalisierter E-Mailings und deren Verbreitung über Soziale Medien und ermöglicht mittelständischen Unternehmen professionelles E-Mail-Marketing kombiniert mit innovativem Social-Media-Marketing. Es lässt sich einfach und schnell in jede Website integrieren und an Soziale Netzwerke wie Twitter oder Facebook anbinden.

sitepackage:// ist ein Produkt der webworx GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Kiel hat sich auf die Produktion von Websites und webbasierter Software spezialisiert und betreut Kunden deutschlandweit bei der Umsetzung von Internetlösungen.

sitepackage:// mit Billomat verknüpfen

Um eine Verbindung zwischen Billomat und dem sitepackage:// Newsletter-System herzustellen, benötigt man neben der eigenen billomatID auch den API-Schlüssel. Dazu muss man einfach auf den Namen des eingeloggten Billomat-Nutzers klicken, welchen man rechts oben neben dem Abmelden-Link in seinem Billomat-Account findet. Anschließend muss der API-Zugriff aktiviert werden. Mit einem weiteren Klick auf API-Schlüssel anzeigen kommt der API-Schlüssel zum Vorschein. Dieser API-Schlüssel kann makiert und mit in die Zwischenablage kopiert werden.

Billomat: Zugriff auf API freischalten und API-Schlüssel anzeigen

Nach einem Wechsel zum Projektzugang im sitepackage:// Newsletter-System kann der API-Schlüssel zusammen mit der billomatID im Menüpunkt Verwaltung > Einstellungen im Reiter Zugänge hinterlegt werden.

sitepackage: billomatID und API-Schlüssel eintragen

Wichtiger Hinweis: Möglicherweise wurde das dafür benötigte API-Modul von sitepackage:// noch nicht freigeschaltet. In diesem Fall fehlt der Reiter für Zugänge. Sollte dem so sein, bitte an den Support von sitepackage:// wenden. Das Modul wird dann zeitnah von sitepackage:// freigeschaltet.

Daten in Verteilerliste importieren

Nach der Einrichtung des Billomat-Zugangs lassen sich Kundendaten als Newsletter-Abonnenten importieren. Dazu muss in den Menüpunkt Newsletter > Verteilerlisten gewechselt werden. Über die Schaltfläche Importieren gelangt man zu einem Dialog kann entschieden werden, ob die Daten in eine bereits bestehende oder eine neuen Verteilerliste eingelesen werden.

Als Importquelle wird die Billomat-Schnittstelle ausgewählt. Anschließend muss definiert werden, ob schon im System vorhandene Daten durch den Import aktualisiert und überschrieben werden sollen. Ist diese Option aktiviert, werden etwaige Änderungen an Namen und Postadressen in sitepackage:// übernommen. Ist das Kontrollkästchen nicht angehakt, so werden ausschließlich neue Kontakte gespeichert.

Verteilerlisten für Import auswählen

Mit einem Klick auf Weiter gelangt man in die Feldzuordnung. Die Quellfelder aus Billomat werden dabei automatisch den passenden Zielfeldern in sitepackage:// zugewiesen. Diese Vorgaben können aber auch geändert oder bestimmte Felder vom Import ausgeschlossen werden.

Feldzuordnungen konfigurieren

Nach einem erneuten Klick auf Weiter verarbeitet sitepackage:// die Daten aus Billomat und liefert anschließend einen Bericht zum Importergebnis. Dort sieht man, wie viele Kontakte eingelesen werden konnten und ob es gegebenenfalls Fehler in den Ausgangsdaten gab. Der Bericht informiert auch darüber, ob Dubletten bereinigt wurden und welchen Status bereits vorhandene oder neu importierte Adressen erhalten haben.

Import ist abgeschlossen

Nun ist der Import abgeschlossen und die Kunden aus Billomat können per Newsletter angeschrieben werden. Dabei sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass von allen übertragenen Kontakten eine nachweisbare Einverständniserklärung (Permission) zum Emfpang von E-Mailings vorliegt. Am besten ist in diesem Zusammenhang der Einsatz des sogenannten Double Opt-In Verfahrens. Denn ohne eine Einwilligung dürfen auch geschäftlichen Kontakten nicht einfach Informationen per E-Mail-Newsletter zugekommen lassen werden.

Weitere Infos und Hilfestellung

Neben unseren vielen anderen Add-Ons steht mit sitepackage:// nun also auch ein Newsletter-Tool zu Verfügung, welches sich nahtlos in Billomat integriert.

Bei ergänzende Fragen zur Einrichtung der Billomat-Schnittstelle hilft der Support von sigepackage:// gerne weiter.

Wir von Billomat möchten uns ganz herzlich bei der webworx GmbH bedanken, welche diese Schnittstelle mit Hilfe der billomat[API] in Eigenregie entwickelt hat.

Import von mite-Zeiten mit zusätzlichem Filter für abgeschlossene Zeiten und Lesezeichen-Unterstützung

Lesezeichen und der neue Filter für abgeschlossene Zeiten

Mittlerweile ist es schon fast ein Jahr her, dass wir die API von mite angezapft haben. Die Resonanz ist aber nach wie vor überwältigend. Besonders durch unsere Bemühungen, die Filtermöglichkeiten für Zeiten in Billomat möglichst analog zu mite zu gestalten. So findet man sich direkt und ohne Umgewöhnung zurecht.

Nachdem Zeiteinträge in mite aber seit Ende letzten Jahres auch als abgeschlossen markiert werden können, war es nur ein logische Schritt, die Zeiten auch nach diesem Kriterium filtern zu können. Nicht nur direkt in mite, sondern vor allem auch in Billomat. Man will ja seine geleistete Arbeitszeit nicht doppelt in Rechnung stellen.

Ebenfalls schon seit einiger Zeit in mite verfügbar sind die Lesezeichen. Damit lassen sich auch komplizierte Filter– und Gruppierungseinstellungen bequem für später abspeichern. Einmal ein Lesezeichen erstellt, kann man später jederzeit erneut darauf zugreifen. Auch in Billomat.

E-Mail-Versand mit Anhängen und beliebig vielen Empfängern (An, CC, BCC)

Rechnungen und Angebote per E-Mail verschicken: eine der Hauptfunktionen von Billomat.

Bisher konnte allerdings nur ein Empfänger pro E-Mail angegeben werden. Wollte man z.B. ein Angebot an mehrere Personen verschicken, musste jedesmal eine neue Mail geschrieben werden. Jetzt kann man das bequem in einem Rutsch erledigen. Egal, ob der oder die Empfänger die E-Mail als Hauptempfänger, CC (Kopie) oder BCC (Blindkopie) erhalten möchten. Über die Plus (+) und Minus (-) Links lassen sich die zusätzlichen Empfänger einfach hinzufügen.

Eine weitere arbeitserleichternde Funktion: Dateianhänge. Zeichnungen, AGB, Zusatzvereinbarungen, Bilder, PDFs, Dokumente, ZIPs. Was auch immer an zusätzlichen Dateien mit Angeboten oder Rechnungen verschickt werden muss, mit Billomat ein Kinderspiel. Einzige Einschränkung: Maximal 4 MB pro zusätzlicher Datei und insgesamt nicht mehr als 15 MB. Auch hier kann die Anzahl der Anhänge wieder über die Plus– und Minus-Links angepasst werden.

Außerdem haben wir die Eingabefelder noch etwas großzügiger dimensioniert. Manchmal muss man eben etwas weiter ausholen. Alles in Allem wieder ein paat Gründe weniger, seinen nativen E-Mail für den Rechnungsversand zu bemühen!

Kunden-Suche mit weiteren Filtermöglichkeiten

Schon immer konnten Kunden über die Suche schön gefiltert werden. Allerdings standen nur die Felder Kundennummer, Firmenbezeichnung und Land zur Verfügung. Das ist besonders bei sehr vielen Kunden nicht immer ausreichend. Deshalb haben wir folgende Such-Felder hinzugefügt: Vor– und Nachname des Ansprechpartners und das Notizfeld. Das macht sich vor allem bei Privatkunden bemerkbar, die keine Firmenbezeichnung haben.

Á propos Privatkunden: Die Firmenbezeichnung ist auch kein Pflichtfeld mehr.

Sonstiges und Ausblick

Wir haben hier nur die wichtigsten neuen Features vorgestellt. Wer noch aktueller auch über kleine Änderungen infomiert sein möchte, dem sei unser Twitter-Account @billomat und unsere Facebook-Gruppe wärmstens ans Herz gelegt.

Für die nächsten Wochen stehen auch schon die nächsten Funktionen an. Allen voran Gutschriften, Mahnungen und periodische Rechnungen. Details zu diesen und weiteren Neuerungen werden wir dann zu gegebener Zeit selbstverständlich auch wieder hier im Blog veröffentlichen.

Über mite

mite ist ein schlankes Online-Tool zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeit. Entworfen von Yolk in enger Zusammenarbeit mit und für Teams und Freiberufler: Architekten, Designer, Entwickler, Rechtsanwälte, Universitäten und und und.

mite kostet 5 € inkl. MwSt pro Nutzer und Monat und kann für 30 Tage kostenlos getestet werden.

Das Billomat-Team kann mite jedenfalls wärmstens empfehlen, werden Billomat-Zeiten doch ebenfalls mit mite getrackt.

Es wächst zusammen, was zusammengehört: Zeiterfassung und Fakturierung

Nicht nur wir von Billomat und mite haben von Anfang an das Potential von einer Verknüpfung der beiden Dienste gesehen. Auch viele Teams und Freelancer hatten das Bedürfnis und sahen die Notwendigkeit, Ihre Zeiten nicht nur für Kalkulationen und Zeitpläne zu nutzen, sondern auch schnell und einfach in eine Rechnung zu überführen.
Es wurden also offene Türen eingerannt und wir sind diesem Wunsch sehr gerne nachgekommen.

Vorab ein herzliches Merci an Julia und Sebastian von mite, für ihre offene Datenschnittstelle, der mite.API, welche die Integration erst möglich machte. Und dass wir diese konstruktiv mit gestalten durften!

So geht’s: Verknüpfung einrichten, Zeiten abrechnen

Alle mite-User zeichnen weiterhin Ihre Zeiten wie gewohnt für Projekte, Leistungen und Kunden auf.

Möchte man nun bestimmte Zeiten, Projekte oder Leistungen abrechnen, dann muss vorab Billomat mit mite verknüpft werden. Der dazu benötigte API-Schlüssel kann in mite (nach einem Klick auf den eigenen Benutzernamen rechts oben) erzeugt werden.
Dieser API-Schlüssel dient wie das eigene Passwort der Authentifizierung und wird dann zusammen mit der mite-Subdomain in Billomat unter “Einstellungen => Zeiterfassung mite” hinterlegt und fertig ist die Anbindung.

Die Rechnungserstellung und Abrechnung von erbrachten Leistungen ist jetzt mit wenigen Klicks erledigt. Sobald man eine neue Rechnunge erstellen möchte, erscheint im Positionsfeld ein Button “Neue Position aus Zeiterfassung mite”. Billomat greift direkt und ohne Umwege auf die bei mite hinterlegten Daten zu.

Man findet seine aus dem Listenreport von mite bekannte Filter– und Gruppierungsfunktionen harmonisch in Billomat integriert, so dass man sich schnell zurechtfindet.

Screencast

Die Rechnung, bitte! Billomat importiert mit mite erfasste Arbeitszeiten. von mite auf Vimeo.
“Mithilfe von Billomat werden mit mite erfasste Zeiteinträge im Handumdrehen zu ordentlichen Rechnungen.”

Was noch zu sagen wäre…

Ein dickes Dankeschön an mite für das offene Ohr bezüglich API-Optimierung, Tests und konstruktives Feedback der Anbindung, das Screencast-Recording und den netten Kontakt.

Jetzt wünschen wir allen mite– und Billomat-Usern mehr Spaß und weniger Zeitverlust bei der Zeiterfassung und Abrechnung.

Das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Verschicken der Rechnungen und Angebote übernimmt hierbei PixelLetter.

Zusätzlich können elektronisch erstellte Rechnungen mit einer qualifizierten digitalen Signatur per E-Mail versendet werden, die dann auch vom Empfänger problemlos zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Durch diese neuen Zusatzfunktionen gibt es einen enormen Mehrwert, da die oft zeitintensiven Arbeiten des Ausdruckens, Kuvertierens bis hin zur Fahrt zum Postamt entfallen. Außerdem werden die gesetzlichen Anforderungen an digitale Rechnungen erfüllt und die Notwendigkeit eine Papierrechnung zu versenden fällt weg. Das schont Umwelt und Geldbeutel gleichermaßen.

Die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen wird dem Anwender direkt von PixelLetter berechnet. Billomat stellt die Integration der Schnittstelle kostenlos zur Verfügung. Zusätzlich gibt exklusiv für Billomat Kunden noch 5% Rabatt auf alle PixelLetter-Leistungen.