Das Problem

Als Billomat-Nutzer schreibst du Rechnungen. Logisch. Aber sehr wahrscheinlich bekommst du auch Rechnungen von Dienstleistern, Lieferanten oder sonstigen Unternehmen, die deine Kohle haben wollen. Und genau hier kommt unsere Idee ins Spiel. Für deinen Computer ist die Rechnung nicht viel mehr als ein Stück Papier, eine bunte Bilddatei oder bestenfalls eine willkürliche Zeichenanordnung in einem PDF-Dokument. Um es auf den Punkt zu bringen: Rechnungen sind dumm!

Das hat zur Folge, dass du unweigerlich den Inhalt für eine Gewinn– und Verlust-Rechnung abtippen musst. Auch eine Suche nach allen Telefonrechnungen, bei denen der Rechnungsbetrag eine gewisse Summe überstieg, ist nicht möglich. Kurz: Der Inhalt der Rechnung ist maschinell nicht erfassbar. Auch Texterkennungen schlagen sich hier mehr schlecht als recht und sind einfach im Detail zu fehleranfällig.

Die Lösung

Was aber wäre, wenn in der Rechnung maschinenlesbare Informationen stecken würden? Diese „sprechenden“ Rechnungen könnten problemlos eingelesen und weiterverarbeitet werden. Die Buchhaltungssoftware importiert mit einem Klick die Rechnung und kennt sofort alle Posten, das Fälligkeitsdatum und die enthaltenen Steuern. Oder dein E-Mail-Client erkennt die Rechnung und öffnet mit einem Klick ein Online-Banking-Fenster, bei dem Betrag, Empfänger und Verwendungszweck schon vorausgefüllt sind. Oder Dropbox erinnert daran, dass eine Rechnung, die dort abgelegt wurde, morgen fällig wird. Die Anwendungsfälle sind vielseitig.

Wohin damit?

Auch die Frage, wo sich solche Daten verstecken sollten, ist leicht beantwortet. So ziemlich jedes Dateiformat besitzt Meta-Daten. Dies sind Informationen, die das Dokument beschreiben und für den Otto-Normalverbraucher nicht sichtbar sind. Dort stehen in der Regel Autor, Erstellungsdatum oder bei Fotos Kamerainformationen wie Belichtungszeit oder geografische Koordinaten des Aufnahmeorts. Hier hätten standardisierte Rechnungsdaten problemlos Platz. Auf dem guten alten Papier können die Daten als QR-Code untergebracht werden.

Wir sind nicht allein

All das wäre sinnlos, wenn nur Billomat ein solches Format im Alleingang etablieren wollte. Ein erster Entwurf eines solchen Formats für den Austausch von Rechnungsdaten wird deshalb gleich von einer Reihe deutscher Startups erarbeitet. Neben einiger unserer Mitbewerber sind bereits eine Finanzbuchhaltung, diverse Online-Archivierungs-Dienste und Online-Speicher sowie Dokumentenmanagement-Systeme mit an Bord. Auch CRM-Anbieter haben Interesse bekundet. Zusammen soll ein Format verabschiedet werden, das es ermöglicht, dass Rechnungen kinderleicht von einem Dienst zum nächsten gereicht werden und dieser gleich weiß, was drin steht.

Ein „wir“ bezieht sich also ausdrücklich nicht nur auf Billomat, sondern auf eine Gruppe innovativer Köpfe aus den unterschiedlichsten Bereichen.

Alter Hut?

Eine wichtige Frage ist, ob es das nicht schon gibt. Immerhin ist die Idee zu gut, um noch nicht umgesetzt worden zu sein. Zusammen haben wir einige vorhandene Formate gesichtet und untersucht. Oftmals haben sie ihre Wurzel im Enterprise-Bereich und sind für diesen Zweck einfach zu kompliziert, aufgeblasen und akademisch. Mitunter wird alleine für die Einsicht in Spezifikationen aus den Achtzigern ein ordentlicher Geldbetrag verlangt.

Das kann nicht sein!

Ein solches Format muss offen, schlank und zweckdienlich sein. Deutschland hat genug Startups zu bieten, die mit frischen Ideen am selben Strang ziehen können, um so Großes zu schaffen. Offen und unentgeltlich für alle.

Jetzt du!

So weit, so gut. Jetzt brauchen wir dich. Was hältst du von der Idee? Gibt es das schon? Was wäre ein cooler Name für ein solches Format?

Die wichtigste Frage aber ist die, wie du dir vorstellen kannst, wie dein Arbeitsalltag von einem solchen Datenaustausch geprägt sein könnte? In welchen Diensten oder mit welchen Werkzeugen verwendest du Rechnungen? Wo hast du dich schon immer geärgert, dass du Rechnungen abtippen musst? Und welche sinnvolle Verarbeitung ist so verrückt, dass es noch nicht gedacht wurde? Hilf mit, Rechnungen eine Stimme zu geben und damit den Workflow ein wenig smarter zu machen! Mit sechs einfachen Worten: „Ich hab da mal eine Idee“.

Update

Jetzt ist es amtlich. Der Standard wird docTag heißen. Weitere Infos werden im Laufe der Zeit unter http://doctag.org folgen. Dort findest du auch eine Liste der Unternehmen, die bereits mit an dem Standard arbeiten.

Ein wenig Technik muss sein

Zunächst einmal stellt sich die Frage, was ein SSL-Zertifikat ist, wozu es gut ist und was man damit macht. Keine Angst, ich werde Technik-Kauderwelsch so weit wie möglich vermeiden.

Um eine größtmögliche Sicherheit der Daten zu gewährleisten, passieren die Nullen und Einsen, die zwischen eurem Browser und dem Billomat-Rechenzentrum ausgetauscht werden, die Leitung in verschlüsselter Form. Als zugrunde liegende Technik wird das SSL-Protokoll (Secure Sockets Layer) verwendet. Es sorgt dafür, dass die Daten bei euch verschlüsselt auf die Reise zum vertrauenswürdigen Billomat-Server geschickt werden. Ein „Mithören“ ist somit nicht möglich.

Das Zertifikat — Reine Vertrauenssache

Für eine SSL-Verbindung ist ein Zertifikat notwendig. Es gibt diverse Unternehmen, die diese Zertifikate ausstellen. Sie kontrollieren die wahre Identität der Gegenseite und bestätigen, dass der Empfänger eurer Daten auch wirklich Billomat ist. So ist es unmöglich, dass sich jemand für euer Lieblings-Fakturierungs-Tool ausgibt ohne es zu sein.

Ein solches Zertifikat hat eine begrenzte Lebensdauer. Nach einer gewissen Zeit muss es erneuert werden. Die Überprüfung auf die wahre Identität ist also nur für eine bestimmte Zeitspanne gesichert und muss dann erneuert werden.

Genau dieser Zeitpunkt ist nun bei uns eingetreten. Das Billomat-Zertifikat muss erneuert werden. Leider wird das Zertifikat, das wir in den letzten Jahren eingesetzt haben, so nicht mehr angeboten. Wir mussten also den Anbieter wechseln und das dauert leider ein wenig. Ein wenig zu lange, denn so kam es, wie es kommen musste: Euer Browser zeigt eine Warnmeldung.

Keine Panik! Alles in Ordnung.

Die Meldung, die euch beim Aufruf von Billomat gezeigt wird, ist in jedem Browser unterschiedlich. Je nach Browser schwankt der Wortlaut zwischen sachlicher Information und bildzeitungsreifer Weltuntergangs-Stimmung. Die Aussage ist aber immer gleich: Die Bürgschaft, dass Billomat hinter Billomat steckt, ist mit dem Zertifikat zum 08.08.2010 abgelaufen und wird vom Aussteller des Zertifikats nicht mehr garantiert.

Keine Angst! Wir sind’s noch. Der Ablauf des SSL-Zertifikats bedeutet nicht, dass die Daten nun unverschlüsselt übertragen werden. An der Technik ändert sich nichts. Auch der Empfänger eurer Daten ist nach wie vor unser Server. Stellt es euch am besten wie einen abgelaufenen Personalausweis vor. Faktisch ändert sich nichts an eurer Identität, Ärger von den Ordnungshütern könnte es aber trotzdem geben.

Und nun?

Euer Browser fragt nach, ob ihr dem Zertifikat vertrauen wollt, auch wenn es abgelaufen ist. Wenn ihr dies bestätigt (auch hier unterscheidet sich je nach Browser der Wortlaut und das Vorgehen), könnt ihr Billomat wie gewohnt nutzen.

Wir rechnen damit, dass das neue Zertifikat bereits in Kürze installiert wird. Ab dann läuft wieder alles wie gewohnt.

Im Namen des Billomat-Teams möchte ich mich noch einmal für die Unannehmlichkeiten und die entstandene Verwirrung entschuldigen.

Was haben wir daraus gelernt? Erstens wissen wir nun alle, was ein SSL-Zertifikat ist, zweitens haben wir die Laufzeit nun deutlich länger gewählt und drittens werfe ich sofort mal einen Blick auf meinen Personalausweis, um dessen Ablaufdatum zu kontrollieren.

Technischer Hintergrund: Wie arbeitet Billomat?

Billomat basiert technisch auf dem sehr ausgereiften und professionellen Zend Framework und benutzt dort unter anderem massiv die Lokalisierungskomponente. Dort werden z.B. Währungsinformationen, Übersetzungsmethoden, Datums– und Zahlenformate zur Verfügung gestellt. Diese Informationen werden in XML-Dateien vorgehalten. Da das Auslesen der für Billomat benötigten Informationen  aus den XML-Dateien sehr viel Rechenleistung benötigt, werden diese in Cache-Dateien zwischengespeichert. So weit, so gut.

Meine Cache, dein Cache

Die Cache-Dateien werden automatisch vom Benutzer des Webservers angelegt und haben aus Sicherheitsgründen nur beschränkte Berechtigungen.

Seid dem Launch der Abo-Rechnungen ist der Webserver-Benutzer aber nicht mehr der einzige, der diese Cache-Dateien erzeugen und auslesen muss. Für die Abo-Rechnungen läuft ein sogenannter Cronjob, der über einen Job-Prozessor die Rechnungen erstellt und verarbeitet, ohne dass eine Nutzerinteraktion notwendig wird.

Dieser Cronjob benötigt ebenfalls Lokalisierungsinformationen, lief aber nicht unter dem gleichen Benutzer wie der Webserver. Das hatte zur Folge, dass es vorkommen konnte, dass Cache-Dateien von 2 verschiedenen Benutzer existierten, die gegenseitig keine Schreibrechte hatten.

Versuche des Webservers, eine Cache-Datei des Cronjobs zu aktualisieren (oder umgekehrt), schlugen also mangels ausreichender Berechtigung fehl. Damit wiederum kam das Zend Framework nicht klar und erzeugte eine Endlosschleife, bis irgendwann ein Timeout eintrat.

Da besonders die Listenansicht der Dokumente für die Darstellungen der Beträge und Währungen auf die Lokalisierungskomponente angewiesen ist, war der Fehler dort am häufigsten zu bemerken. Aber weder die Sicherheit, noch die Daten selbst waren zu irgend einem Zeitpunkt gefährdet.

Die Lösung: Einer für alle!

Um diesem Dilemma zu entgehen, haben wir unseren Server jetzt so konfiguriert, dass dieser Cronjob ebenfalls vom Webserver-Benutzer ausgeführt werden. Damit gibt es keine Probleme mehr mit fehlenden Dateiberechtigungen zwischen unterschiedlichen Benutzern.

Monitoring und Kommunikation

Die Ursache zu dem seltsamen Verhalten von Billomat war sehr schwer zu finden, da zum einen unser Server die ganze Zeit über erreichbar war und problemlos funktionierte und zum anderen kein Bug in Billomat selbst vorlag. Es gab lediglich ein Problem mit Berechtigungen von Cache-Dateien.

Wir überwachen unsere Server 24 Stunden pro Tag und 7 Tage die Woche. Sobald auch nur eine Komponente nicht wie gewünscht funktioniert, werden sofort mindestens 5 Personen per SMS benachrichtigt und sorgen dafür, dass der Server so schnell wie möglich wieder auf die Beine kommt. Leider konnte dieser Fehler aber nicht von unserem Monitoring entdeckt werden. Deshalb verfeinern und optimieren wir jetzt unser Überwachungsnetz, damit wir auch in Zukunft pro-aktiv reagieren können, noch bevor Nutzer ein Problem bemerken.

Leider haben wir aber auch in der Kommunikation des Problems geschludert. Einige Nutzer fühlten sich im Stich gelassen. Obwohl wir das Problem sehr schnell angegangen sind und fieberhaft daran gearbeitet haben, war unser Engagement nach außen hin nicht immer ersichtlich. Deshalb werden wir unsere Kommunikationsprozesse unter die Lupe nehmen und verbessern, damit Billomat-Nutzer für die Zukunft besser und transparenter informiert sind. Besonders, wenn etwas mal nicht nach Plan läuft.

Wir möchten uns noch einmal in aller Form sowohl für die Unannehmlichkeiten durch die Performance-Einbußen als auch die mangelhafte Kommunikation entschuldigen. Unser oberstes Ziel war und ist, mit Billomat einen schnellen und einfachen Dienst zur Verfügung zu stellen, auf den man sich verlassen kann. Wir hoffen, mit dieser ausführlichen Erklärung einen weiteren Schritt in diese Richtung gemacht zu haben.

Tipp: In Zukunft werden wir noch stärker und schneller über unseren Twitter-Account @billomat über aktuelle, wichtige und interessante Neuigkeiten informieren.

Unser neues “state-of-the-art” Rechenzentrum entspricht übrigens höchsten Sicherheitsanforderungen und ist selbstverständlich professionell ausgestattet – egal ob im Bereich der Klimatisierung, des Brandschutzes oder der Zugriffskontrolle. Die Netzanbindung erfolgt redundant über verschiedene Zuführungen.

Um die damit verbundenen Beeinträchtigungen so gering wie möglich zu halten, findet der Umzug nachts zwischen 1:00 Uhr bis maximal 6:00 Uhr statt. In dieser Zeit kann unter Umständen die Erreichbarkeit von Billomat eingeschränkt sein.
Der Umzug wurde lange geplant und vorbereitet. Der Umzug wird von Technikern überwacht, welche bei Problemen auch sofort eingreifen können.

Sollten sich im Laufe des 19.02.2009 Probleme oder Auffälligkeiten bei der Arbeit mit Billomat zeigen, bitten wir um eine kurze Nachricht per E-Mail. Wir werden uns dann umgehend darum kümmern.

Aktuelle Informationen und Updates zum Stand des Umzuges gibt es hier im Blog (Unsere Website ist nicht vom Umzug betroffen) und über Twitter. Zusätzlich wurde eine E-Mail an alle Kunden von Billomat versendet.

Wir bitten um Verständnis für diese Maßnahme und hoffen, auch in Zukunft die gewohnte Qualität und Erreichbarkeit von Billomat gewährleisten zu können.

[UPDATE 19.02.2009]
Wie erwartet verlief der Umzug problemlos. Alle Daten sind erfolgreich im neuen Rechenzentrum angekommen. Sollten im Laufe des Tages wider Erwarten Probleme auftreten, bitten wir um kurze Nachricht.
Vielen Dank für das Verständnis.