Elektronische Rechnungsstellung mittels digitaler Signatur

19.11.2009

Steve

Moderne Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­ni­ken hal­ten auf­grund ihrer preis­wer­ten und schnel­len Nut­zung zumeh­mend Ein­zug in alle Berei­che. Auch Frei­be­ruf­ler kön­nen durch den Umstieg auf elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung Kos­ten ein­spa­ren. Doch wel­che gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen gel­ten für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen laut Umsatz­steu­er­ge­setzt und wel­che Beweis­fä­hig­keit haben elek­tro­ni­sche Daten­sätze

Grund­sätz­lich geht es bei der digi­ta­len Signa­tur darum, papier­ge­bun­dene Vor­gänge durch geeig­nete elek­tro­ni­sche Ver­fah­ren abzu­lö­sen. Die digi­tale Signa­tur bil­det hier­bei das tech­ni­sche und recht­li­che Fun­da­ment und kann bei feh­ler­freier Anwen­dung der eigen­hän­di­gen Unter­schrift gleich­ge­stellt werden.

Die digi­tale Signa­tur dient der zwei­fels­freien Authen­ti­fi­zie­rung des Autors/Absenders sowie der Ter­mi­nie­rung der Fer­tig­stel­lung eines Doku­men­tes mit­tels digi­ta­ler Datums– und Zeits­tem­pel. Durch den Ein­satz einer digi­ta­len Unter­schrift wird hin­zu­kom­mend die Inte­gri­tät der Daten gewähr­leis­tet und Mani­pu­la­tion am Doku­ment erkannt, unab­hän­gig davon, ob diese auf dem Über­tra­gungs­weg oder durch den Emp­fän­ger vor­ge­nom­men wurden.

Unter­schied­li­che Signa­tur­stu­fen: Ein­fa­che, fort­ge­schrit­tene und qua­li­fi­zierte digi­talte Signatur

Aus­prä­gun­gen der elek­tro­ni­schen Signa­tur (Quelle: BSI, PDF: https://www.bsi.bund.de/cae/servlet/contentblob/487196/publicationFile/31112/esig_pdf.pdf, Seite 8)

Je nach Sicher­heits­stufe wer­den, wie aus der Abbil­dung ersicht­lich, drei Aus­prä­gun­gen von digi­ta­len Signa­tu­ren unterschieden.

Bei der ein­fa­chen Signa­tur han­delt es sich im Grunde um die eigen­hän­dige Unter­schrift, wel­che in digi­ta­ler Form über­führt wird, bspw. durch das Ein­fü­gen einer Bit­map in das Doku­ment. Die ein­fa­che Signa­tur erfüllt keine Sicher­heits­an­for­de­run­gen, da sie nicht ein­deu­tig zu einer Per­son zuge­ord­net wer­den kann. Sie ist begrenzt beweis­kräf­tig und eig­net sich nur für form­freie Verträge.

Deut­lich siche­rer ist die fort­ge­schrit­tene digi­tale Signa­tur, wel­che aus­schließ­lich einem Signaturschlüssel-Inhaber zuge­ord­net ist. Die fort­ge­schrit­tene digi­tale Signa­tur ist unmit­tel­bar mit dem Doku­ment ver­bun­den und kann zwar von jedem ein­ge­se­hen, jedoch nur vom auto­ri­sier­ten Unter­zeich­ner ver­än­dert wer­den. Durch die Gewähr­leis­tung der Authen­ti­fi­zie­rung des Zer­ti­fi­ka­t­in­ha­bers kann die Unver­än­dert­heit der Daten über­prüft werden.

Die dritte Signa­tur­art, bezeich­net als qua­li­fi­zierte elek­tro­ni­sche Signa­tur wird mit siche­ren Signa­tur­er­stel­lungs­ein­hei­ten, z.B. mit dem Chip einer Chip­karte erzeugt und bie­tet somit höchste Sicher­heit. Die qua­li­fi­zierte elek­tro­ni­sche Signa­tur kann durch eine Anbieter-Akkreditierung erwei­tert wer­den. In die­sem Fall garan­tiert eine Zer­ti­fi­zie­rungs­stelle (Trust Centre) die orga­ni­sa­to­ri­sche und tech­ni­sche Sicher­heit der Signa­tur durch ein Güte­sie­gel. All­ge­mein gilt: nur die qua­li­fi­zierte elek­tro­ni­sche Signa­tur kann mit der eige­nen Unter­schrift gleich­ge­setzt und für form­be­dürf­tige Ver­träge genutzt werden.

Erzeu­gung einer qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Signatur

Für das Erzeu­gen einer qua­li­fi­zier­ten digi­ta­len Signa­tur wird der betref­fen­den Per­son ein ein­ma­li­ger, gehei­mer „pri­va­ter Signa­tur­schlüs­sel“ zuge­ord­net, wel­cher sich meist auf einer Chip­karte befin­det, die nur in Ver­bin­dung mit einer PIN ein­ge­setzt wer­den kann. Der Inha­ber kann hier­mit belie­big viele digi­tale Signa­tu­ren erstel­len, indem er die zu signie­rende Datei an das Signa­tur­por­tal über­mit­telt. Zu die­ser Datei wird mit­tels mathe­ma­ti­scher Ver­fah­ren ein ein­deu­ti­ger Fin­ger­ab­druck, der soge­nannte Hashwert, erzeugt. Aus dem Hashwert wird die eigent­li­che Signa­tur­da­tei erstellt, wel­che mit dem pri­va­ten Schlüs­sel ver­schlüs­selt wird. Dies stellt sicher, dass nur der Inha­ber des pri­va­ten Schlüs­sels das Doku­ment erstellt haben kann. Ori­gi­nal­da­tei und erzeugte Signa­tur­da­tei wer­den gemein­sam per E-Mail an den Emp­fän­ger über­mit­telt. Datei­emp­fang, Signie­rungs– und Sen­de­vor­gang wer­den durch das Signa­tur­por­tal pro­to­kol­liert.
Nach Erhalt der E-Mail kann der Emp­fän­ger die digi­tale Signa­tur in zwei Schrit­ten über­prü­fen. Zunächst wird die digi­tale Signa­tur mit dem „öffent­li­chen Schlüs­sel“ des Absen­ders ent­schlüs­selt. Anschlie­ßend wir die aus dem Hashwert erstellte Prüf­summe mit dem über­mit­tel­ten Wert ver­gli­chen. Stimmt der Wert überein, ist das Doku­ment unverändert.

Rech­nungs­si­gnie­rung: Anfor­de­run­gen an elek­tro­ni­sche Rechnungen

For­male Anfor­de­run­gen für Rech­nun­gen (Quelle: BSI, PDF: https://www.bsi.bund.de/cae/servlet/contentblob/487196/publicationFile/31112/esig_pdf.pdf, Seite 94)

Der Ver­sand von Rech­nun­gen ist eine kos­ten­in­ten­sive und auf­wen­dige Ange­le­gen­heit. Aus die­sem Grund grei­fen immer mehr Unter­neh­men und Selb­stän­dige auf moderne Tech­ni­ken zurück und nut­zen aus Zeit– und Kos­ten­grün­den den E-Mail-Versand für die Rech­nungs­le­gung. Doch nicht alle elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen wer­den vom Finanz­amt anerkannt.

Am 01. Januar 2004 wur­den die EU-Richtlinien zur Har­mo­ni­sie­rung der Rech­nungs­stel­lung in deut­sches Recht umge­setzt. Diese stel­len gewisse Anfor­de­run­gen an den Aus­stel­ler elek­tro­ni­scher Rech­nung und des­sen Emp­fän­ger. So muss der Aus­stel­ler die elek­tro­ni­sche Rech­nung laut § 14 Abs. 3 UStG beim Ver­sand mit einer qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Signa­tur ver­se­hen. Die Signa­tur der elek­tro­ni­schen Rech­nung muss vom Emp­fän­ger nach § 15 UStG über­prüft und das Prü­fungs­er­geb­nis doku­men­tiert wer­den. Für die Beweis­stel­lung ist der Emp­fän­ger ver­pflich­tet, sowohl die ver­schlüs­selte als auch die ent­schlüs­selte elek­tro­ni­sche Rech­nung, den öffent­li­chen Schlüs­sel und die Prüf­pro­to­kolle auf einem Daten­trä­ger zu speichern

Auf­grund der stren­gen Anfor­de­run­gen an elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren wer­den zuneh­mend kri­ti­sche Stim­men sei­tens der EU-Kommission, diver­ser poli­ti­scher Ver­tre­ter, Frei­be­ruf­ler und Unter­neh­mer laut, die sich für die Ver­ein­fa­chung der elek­tro­ni­schen Rech­nung aus­spre­chen. Die neu gewählte Bun­des­re­gie­rung hat ange­kün­digt, die Anfor­de­run­gen an die elek­tro­ni­sche Rechungs­stel­lung auf­grund des enor­men Ein­spa­rungs­po­ten­ti­als im Ver­gleich zu papier­ge­bun­de­nen Rech­nun­gen (ca. 18 Mil­li­ar­den Euro pro Jahr) in abseh­ba­rer Zeit zu reduzieren.

Nütz­li­che Linksammlung

• Bun­des­amt für Sicher­heit in der Infor­ma­ti­ons­tech­nik: Grund­la­gen der elek­tro­ni­schen Signatur
• Bun­des­netz­agen­tur: Qua­li­fi­zierte elek­tro­ni­sche Signatur