Falsch ausgestellte Rechnungen richtig korrigieren

07.01.2010

Steve

Bei der Rech­nungs­stel­lung kommt es immer wie­der zu Schreib­feh­lern, Unge­nau­ig­kei­ten, falsch berech­ne­ten Rech­nungs­be­trä­gen oder nach­träg­li­chen Ände­run­gen. Der Kunde hat im Falle einer unkor­rek­ten Rech­nungs­le­gung das Recht, die Rech­nung zu rekla­mie­ren und eine Berich­ti­gung zu ver­lan­gen.  Doch wie sollte eine Rech­nung ord­nungs­ge­mäß kor­ri­giert wer­den? Und wann ist der Rech­nungs­aus­stel­ler über­haupt ver­pflich­tet, eine neue Rech­nung aus­zu­stel­len?

Seit dem 01.01.2004 sind Unter­neh­mer dazu ver­pflich­tet, erbrachte Leis­tun­gen gegen­über dem Kun­den sechs Monate nach Aus­füh­rung der Leis­tung mit einer Rech­nung abzu­rech­nen. Als Unter­neh­mer gilt in die­sem Fall jeder, der einen Umsatz an einen ande­ren Unter­neh­mer oder an eine juris­ti­sche Per­son aus­führt. Fer­ner gilt die Rech­nungs­le­gungs­pflicht auch bei steu­er­pflich­ti­gen Werk­lie­fe­run­gen und Leis­tun­gen im Zusam­men­hang mit einem Grund­stück, ganz gleich ob es sich beim Kun­den um eine Pri­vat­per­son oder einen Unter­neh­mer handelt.

Ist der Kunde selbst Unter­neh­mer, benö­tigt er die Rech­nung als Nach­weis, um sich die aus­ge­wie­sene Umsatz­steuer vom Finanz­amt erstat­ten zu las­sen. Für den Vor­steu­er­ab­zug ist es jedoch ent­schei­dend, dass eine kor­rekte Rech­nung vor­liegt, die die for­ma­len Anfor­de­run­gen erfüllt und alle gesetz­li­chen Pflicht­an­ga­ben ent­hält. Andern­falls könnte die Rech­nung vom Finanz­amt nicht aner­kannt werden.

Bei der Kor­rek­tur von Rech­nun­gen wer­den all­ge­mein 2 Fälle unterschieden:

Fall 1: Pflicht­an­ga­ben falsch oder fehlerhaft

Han­delt es sich bei den Feh­lern in der Rech­nung ledig­lich um Tipp­feh­ler oder Unge­nau­ig­kei­ten, bspw. im Namen oder der Anschrift des Leis­tungs­emp­fän­gers, ist es nicht not­wen­dig die Rech­nung zu berich­ti­gen. Solange die Pflicht­an­ga­ben ein­deu­tig iden­ti­fi­ziert wer­den kön­nen und die Unge­nau­ig­kei­ten nicht sinn­ent­stel­lend sind, füh­ren diese auch nicht zur Ver­sa­gung des Vor­steu­er­ab­zugs. Wurde jedoch eine fal­sche Pflicht­an­gabe gemacht, ist die Rech­nung unkor­rekt und der Leis­tungs­emp­fän­ger ver­liert laut § 15 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m.  § 14 Abs. 4 UStG die Berech­ti­gung zum Vor­steu­er­ab­zug. Das ist bspw. der Fall bei fal­scher Angabe des Ent­gel­tes, des Steu­er­sat­zes– oder –betra­ges bzw. bei Rechen­feh­lern. Da der Kunde nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG für den Vor­steu­er­ab­zug im Besitz einer kor­rekt aus­ge­stell­ten Rech­nung sein muss, kann und muss die­ser die feh­ler­hafte Rech­nung gegen­über dem Aus­stel­ler rekla­mie­ren. Der Rech­nungs­aus­stel­ler ist im Falle einer Rekla­ma­tion zur Rech­nungs­kor­rek­tur ver­pflich­tet. Die Aus­stel­lung einer kom­plett neuen Rech­nung ist jedoch unnö­tig. Die Kor­rek­tur unzu­tref­fen­der oder feh­len­der Pflicht­an­ga­ben in der Rech­nung durch ein zusätz­li­ches Doku­ment (Berich­ti­gungs­do­ku­ment) ist voll­kom­men aus­rei­chend. Wich­tig ist, dass das  Berich­ti­gungs­do­ku­ment durch den Ver­weis auf Datum und Rech­nungs­num­mer ein­deu­tig der Ursprungs­rech­nung zuge­ord­net wer­den kann. Das Berich­ti­gungs­do­ku­ment muss die for­ma­len Anfor­de­run­gen der § 14 und 14a UStG erfül­len und kann nur durch den Rech­nungs­stel­ler selbst vor­ge­nom­men werden.

Fall 2: Ände­run­gen des Rechnungsbetrages

Gele­gent­lich kann es dazu kom­men, dass der Leis­tungs­emp­fän­ger nicht den in der Rech­nung aus­ge­wie­se­nen Betrag zahlt, bspw. weil er Leis­tun­gen rekla­miert oder der Leis­tungs­be­reit­stel­ler ihm Rabatte gewährt. Wurde der aus­ge­wie­sene Rech­nungs­be­trag noch nicht in der Buch­hal­tung erfasst, ist eine Kor­rek­tur unter der glei­chen Rech­nungs­num­mer möglich.

Ist der falsch aus­ge­wie­sene Rech­nungs­be­trag jedoch bereits ver­bucht und kann dem­zu­folge nicht rück­gän­gig gemacht wer­den, so muss die Rech­nung stor­niert und neu aus­ge­stellt wer­den. Andern­falls wäre der Rech­nungs­au­stel­ler gegen­über dem Finanz­amt ver­pflich­tet die zu hoch aus­ge­wie­sene Umsatz­steuer zu zah­len, da diese nach dem Rech­nungs­be­trag und nicht nach dem Zah­lungs­be­trag des Kun­den berech­net wird. Die neue Rech­nung unter neuer Rech­nungs­num­mer sollte in der Betreff­zeile auf die Auf­he­bung der alten Rech­nung verweisen.

Tipp: IST-Besteuerung beantragen!

Um Kor­rek­tu­ren von Rech­nun­gen zu ver­mei­den, kön­nen Unter­neh­mer unter Erfül­lung bestimm­ter Vor­aus­set­zun­gen die Ist-Besteuerung beim Finanz­amt bean­tra­gen. Im Rah­men der Ist-Besteuerung muss der Rech­nungs­stel­ler die Umsatz­steuer nur für tat­säch­lich erhal­tene Beträge zah­len. Die Umsatz­steuer wird nach den ver­ein­nahm­ten und nicht nach dem ver­ein­bar­ten Ent­gelt berech­net. Die Vor­aus­set­zun­gen für die Ist-Besteuerung erfül­len nur jene Unter­neh­mer, die nicht buch­füh­rungs­pflich­tig sind, deren jähr­li­cher Umsatz eine Grenze von 500.000 € (Son­der­re­ge­lung nach § 20 Abs. 2 UStG, gül­tig vom 1. Juli 2009 bis zum 31. Dezem­ber 2011) nicht über­schrei­tet bzw. Frei­be­ruf­ler ohne Umsatzgrenze.

Hin­weis: Bil­lo­mat erteilt keine Steuer– oder Rechtsberatung.