Flexible Rechnungsnummern

03.02.2011

Markus

Viele kleine Erwei­te­run­gen haben in den letz­ten Tagen Ein­zug in Bil­lo­mat gehal­ten. Eine prak­ti­sche Erwei­te­rung betrifft die Ver­gabe von Rech­nungs­num­mern. Diese ist nun noch fle­xi­bler. Platz­hal­ter und füh­rende Nul­len machen es mög­lich. Die­ser Arti­kel zeigt, was nun mög­lich ist.Bil­lo­mat ver­gibt fort­lau­fende Num­mern. Dies gilt bei Rech­nun­gen und Ange­bo­ten genauso wie bei Arti­kel und Kun­den. Unter Ein­stel­lun­gen > Prä­fixe kann ein Prä­fix defi­niert wer­den, dass der Rech­nungs­num­mer vor­an­ge­stellt wird. Die Vor­ein­stel­lung ist hier „RE“, so dass Bil­lo­mat hier flei­ßig die Rech­nun­gen RE1, RE2, RE3, … erzeugt.

Start bei belie­bi­ger Rechnungsnummer

Was aber, wenn bereits die Rech­nung 225 auf andere Art und Weiße erzeugt wur­den, bevor man zur Billomat-Fakturierung wech­selte? Hier kann ganz ein­fach die Rech­nungs­num­mer bei der Erstel­lung der ers­ten Rech­nung gewech­selt wer­den. Dazu eine neue Rech­nung erstel­len und auf den Ändern-Link neben der Rech­nungs­num­mer kli­cken. Gibt man hier eine andere fort­lau­fende Zahl (im Bei­spiel also 226) ein. Bil­lo­mat ver­rich­tet fortan sei­nen Dienst ab die­ser Rech­nungs­num­mer und zählt pflicht­be­wusst 226, 227, 228…

Klein, aber fein, der Ändern-Link

Füh­rende Nullen

Ganz frisch ein­ge­trof­fen sind die füh­ren­den Nul­len. Wer anstatt RE1 lie­ber RE0001 auf sei­ner Rech­nung ste­hen haben möchte, kann dies nun eben­falls unter Ein­stel­lun­gen > Prä­fixe fest­le­gen. Dort kann die Min­dest­länge der Rech­nungs­num­mer (ohne Prä­fix) kon­fi­gu­riert wer­den. Im Bei­spiel wäre 4 als Min­dest­länge zu wäh­len. Aus 1 wird 0001, aus 11 wird 0011 und aus 1111 wird 1111. Da es sich um eine Min­dest­länge han­delt, blei­ben auch län­gere Zah­len unver­än­dert: 111111 bleibt 111111.

Platz­hal­ter

Rich­tig schick wird’s, wenn Platz­hal­ter für ein Prä­fix ver­wen­det wer­den. Platz­hal­ter wer­den von Bil­lo­mat dyna­misch durch die ent­spre­chen­den Werte ersetzt. Ein Blick in die Hilfe (Hilfe > Platz­hal­ter) zeigt, wel­che Platz­hal­ter es alles gibt. Für Rech­nungs­num­mern sind vor allen Din­gen die Kun­den– und Datums­platz­hal­ter interessant.

Wer bei­spiels­weise das aktu­elle Jahr und den aktu­el­len Monat in sei­ner Rech­nuns­gnum­mer unter­brin­gen möchte, kann mit dem Prä­fix „RE-[Date.year]-[Date.month]-“ Rech­nungs­num­mern wie RE-2011–01-00004 zau­bern. Wer lie­ber die Kun­den­num­mer zum Teil der Rech­nuns­gnum­mer machen möchte, greift hin­ge­gen zu einem Prä­fix, das die­sem For­mat ähnelt: „RE-[Client.number]/„ und gene­riert so Rech­nungs­num­mern wie „RE-3993/1“.

Ach­tung! Die Fort­lau­fende Num­me­rie­rung sorgt dafür, dass die Rech­nungs­num­mer immer für einen Prä­fix ein­deu­tig ist. Das bedeu­tet, dass die nächste Rech­nung des Kun­den die RE-3993/2 bekommt. Für einen ande­ren Kun­den beginnt die Zäh­lung jedoch wie­der bei der kleins­ten mög­li­che Zahl; also bei­spiels­weise bei 1. So könnte nach der RE-3993/2, die RE-2389/1 und dann wie­der die RE-3993/3 folgen.

Und was ist mit Num­mern für Ange­bote, Kun­den und Artikel?

Alle Funk­tio­nen zu den Rech­nungs­num­mern gel­ten eben­falls für Angebots-, Kun­den– und Artikelnummern.

Wir hof­fen, dass die Arbeit mit Bil­lo­mat dadurch noch ein­fa­cher und gleich­zei­tig fle­xi­bler wird.