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Das Gute am Schreiben von Rechnungen ist, dass Geld in die Kasse kommt. Manchmal wandert das Geld aber leider auch schon mal in die andere Richtung. Ab sofort können mit Billomat auch Gutschriften erstellt werden. Wir zeigen, wie dies mit wenigen Klicks möglich ist.
Am Anfang war die Rechnung
Einzelne Rechnungspositionen oder eine komplette Rechnung können dem Kunden gutgeschrieben werden. Dazu gibt es bei abgeschlossenen Rechnungen rechts den Button “neue Gutschrift”. Durch Klick wird eine neue Gutschrift erstellt, bei der alle Positionen der Rechnung übernommen werden. Die Gutschrift im Entwurfsstatus entspricht also zunächst einmal dem Aufbau der Rechnung.
Nun könnt ihr einzelne Positionen entfernen, abändern oder neue Posten wie gewohnt hinzufügen.
Danach kann die Gutschrift abgeschlossen und verschickt werden. Ganz so, wie ihr es von den anderen Dokumenttypen gewohnt seid.
Gutschrift ohne Rechnung
Wer will, kann auch Gutschriften ohne eine vorhergehende Rechnung erstellen. Unter Dokumente > Gutschriften kann eine Gutschrift angelegt werden. Eine Gutschrift, die auf diese Weise erstellt wurde, hat jedoch keine Verknüpfung zu einer Rechnung.
Zahlungseingängeausgänge
Da bei einer Gutschrift nicht wie bei einer Rechnung eine Zahlung erwartet, sondern eine Auszahlung vorgenommen wird, schmälern Gutschriften den eigenen Umsatz. Bei abgeschlossenen Gutschriften werden also nicht wie bei einer Rechnung Zahlungseingänge, sondern Zahlungsausgänge verbucht.
In der Umsatzstatistik in der Schaltzentrale sorgen Gutschriften dafür, dass euer Umsatz entsprechend geringer ausfällt.
Stornieren, aber richtig
Das Stornieren von Rechnungen ist schon lange möglich. Um aber auch den korrektesten Buchhalter glücklich zu machen, ist bei der Stornierung einer Rechnung folgendes zu beachten:
Bei stornierten Rechnungen sollte buchhalterisch korrekt auch eine passende Gutschrift erstellt werden.
Das bedeutet, dass eine Rechnung nicht einfach gelöscht, sondern storniert werden sollte. Gleichzeitig ist für den zuvor in Rechnung gestellte Betrag eine passende Gutschrift zu erstellen.
Kompliziert?! Machen wir mal ein Beispiel. Angenommen ihr habt 100 Euro in Rechnung gestellt. Fälschlicherweise, wie sich anschließend herausstellt. Also wird die Rechnung über 100 Euro einfach storniert. Damit auch buchhalterisch alles im grünen Bereich ist, muss auch eine Gutschrift über 100 Euro erstellt werden.
Billomat wäre nicht Billomat, wenn wir euch hier nicht unter die Arme greifen würden. Beim Stornieren einer Rechnung weißt die Software auf diesen Umstand hin und bietet einen Link an, der die notwendigen Schritte automatisch vornimmt. Im oben genannten Beispiel wird eine Gutschrift über alle Rechnungspositionen (also insgesamt über 100 Euro) erstellt. Diese wird sofort abgeschlossen.
Die Rechnung wird als bezahlt markiert. Zahlart ist hier „Gustchrift“. Die Rechnung ist also ausgeglichen und kann ad acta gelegt werden.
Unterm Strich gibt es somit eine Rechnung über +100 Euro und eine Gutschrift über –100 Euro. Die falsch ausgestellte Rechnung ist korrekt storniert, taucht nicht mehr im Umsatz und der Buchhalter ist glücklich.
