Mahnungen aus unbezahlten Rechnungen erstellen

02.11.2010

Markus

Das War­ten hat ein Ende; nun ist es end­lich so weit: Über­fäl­lige Rech­nun­gen kön­nen mit Bil­lo­mat ange­mahnt wer­den. Die­ser Arti­kel beschreibt, wie es geht.

Schritt für Schritt: Die Mahnstufen

Bleibt das Konto auch nach Ablauf der Zah­lungs­frist leer, ist eine Mah­nung fäl­lig. Hier­bei han­delt es sich mög­li­cher­weise noch um eine freund­li­che Zah­lung­s­er­in­ne­rung. Bleibt auch diese uner­hört unge­hört, erfolgt die nächste Mah­nung schon mit ein wenig mehr Nach­druck. Dem Umstand, dass sich der Wort­laut der Mah­nung im Laufe des Mahn­ver­fah­rens ändert, wird mit Mahn­stu­fen Rech­nung getra­gen. Diese Mahn­stu­fen kön­nen unter Ein­stel­lun­gen > Mahn­stu­fen (zu fin­den im Block „Doku­mente“) ange­legt und bear­bei­tet werden.

Eine Mahn­stufe besteht dabei aus vier Anga­ben. Der Name der Mahn­stufe wird aus­schließ­lich intern ver­wen­det und dient dazu, die Mahn­stufe in Bil­lo­mat zu iden­ti­fi­zie­ren. Der Emp­fän­ger der Mah­nung bekommt den Namen an kei­ner Stelle zu sehen. Mög­li­che Bezeich­nun­gen wären „freund­li­che Erin­ne­rung“, „erste Mah­nung“, „Dro­hen mit Anwalt“, „ab zum Amts­ge­richt“ etc.

Die ande­ren drei Text­bau­steine sind Teil des Mahn­schrei­bens. Der Betreff ist selbst­er­klä­rend. Der hier hin­ter­legte Text (z.B. „Zah­lung­s­er­in­ne­rung“ oder „Letzte Mah­nung“) erscheint als Betreff­zeile auf der Mah­nung. Der Ein­lei­tungs­text wird vor den ein­zel­nen Posi­tio­nen, die ange­mahnt wer­den, ein­ge­setzt, die Schluss­for­mel dahinter.

Auf diese Weise kön­nen (müs­sen aber nicht) meh­rere Mah­nungs­texte hin­ter­legt wer­den. In der Über­sicht ist es mög­lich, die Mahn­stu­fen durch die Pfeile vor jeder Zeile in eine Rei­hen­folge zu brin­gen. Die Mahn­stu­fen wer­den spä­ter beim Schrei­ben einer Mah­nung in die­ser Rei­hen­folge durchlaufen.

Das Anle­gen von Mahn­stu­fen ist nicht zwin­gend erfor­der­lich, erleich­tert die Arbeit spä­ter aber sehr, da Texte bereits vor­de­fi­niert sind. Alle hier hin­ter­leg­ten Texte kön­nen übri­gens beim Schrei­ben der Mah­nung noch ange­passt und ver­än­dert werden.

Die Uhr tickt: Die Fälligkeit

Eine wei­tere Ein­stel­lung, die zunächst vor­ge­nom­men wer­den sollte, befin­det sich unter Ein­stel­lun­gen > Standard-Werte (zu fin­den im Block „Kon­fi­gu­ra­tion“). Dort kann die Fäl­lig­keit von Mah­nun­gen in Tagen hin­ter­legt wer­den. Die­ser Wert gibt an, nach wie vie­len Tagen auf eine Mah­nung rea­giert wer­den muss. Nach Ablauf die­ser Zeit wird die nächste Mah­nung fäl­lig. Der hier hier­legte Wert wird zum Datum der Mah­nung hin­zu­ad­diert, um so das Fäl­lig­keits­da­tum zu berech­nen. Auch hier han­delt es sich ledig­lich um eine Vor­ein­stel­lung. Bei jeder Mah­nung kann das Fäl­lig­keits­da­tum indi­vi­du­ell ange­passt werden.

Geld her: Das Schrei­ben von Mahnungen

Prin­zi­pi­ell kön­nen nur Mah­nun­gen zu Rech­nun­gen geschrie­ben wer­den, die über­fäl­lig sind. Das bedeu­tet, dass Rech­nun­gen, deren Fäl­lig­keits­da­tum noch nicht erreicht ist, nicht gemahnt wer­den können.

Bei Rech­nun­gen, deren Sta­tus auf „über­fäl­lig“ steht, erscheint ein But­ton „neue Mah­nung“. Durch einen Klick auf diese Schalt­flä­che wird eine neue Mah­nung für diese Rech­nung im Ent­wurf­sta­tus geöffnet.

Alter­na­tiv kann eine Mah­nung auch erzeugt wer­den, indem man den Weg über Doku­mente > Mah­nun­gen > neue Mah­nung geht. Hier muss zunächst die Rech­nung aus­ge­wählt wer­den. In der Liste erschei­nen nur über­fäl­lige Rechnungen.

Wird eine Mah­nung erstellt, über­nimmt Bil­lo­mat auto­ma­tisch den noch offe­nen Rech­nungs­be­trag als erste Posi­tion der Mah­nung. Der Mah­nung kön­nen noch wei­tere Posi­tio­nen (z.B. „Mahn­ge­büh­ren“, „Porto“ etc.) hin­zu­ge­fügt wer­den. Unter Umstän­den bie­tet es sich hier auch an, für diese Posi­tio­nen Arti­kel zu erstel­len. Muss man viele Mah­nun­gen schrei­ben, las­sen sich diese Kos­ten mit einem Klick als Arti­kel in die Mah­nung ein­fü­gen. Ein Hin­weis am Rande: Mahn­ge­büh­ren sowie Zin­sen sind frei von Umsatzsteuer.

In der rech­ten Sei­ten­spalte wird neben eini­gen Kun­den­in­for­ma­tio­nen noch der fäl­lige Rech­nungs­be­trag ange­zeigt. Auch die zuvor ange­leg­ten Mahn­stu­fen sind hier zu fin­den. Beim Erstel­len einer Mah­nung wird auto­ma­tisch der Text der nächs­ten Mahn­stufe als Vor­be­le­gung in die Fel­der für Betreff, Ein­lei­tungs­text und Schluss­for­mel ein­ge­fügt. Durch Klick auf eine andere Mahn­stufe wer­den die Text­vor­ga­ben die­ser Stufe über­nom­men. So kön­nen Mahn­stu­fen über­sprun­gen oder erneut durch­lau­fen werden.

Der rest­li­che Ablauf (Spei­chern, Abschlie­ßen, ggf. digi­ta­les Signie­ren, Ver­schi­cken etc.) ist bekannt und ent­spricht dem Vor­ge­hen bei Ange­bo­ten und Rechnungen.

Dop­pelt hält bes­ser: Mehr­fa­che Mahnungen

Gab es auch auf eine Mah­nung keine Reak­tion, kön­nen wei­tere Mah­nun­gen geschrie­ben wer­den. Dazu wird das oben beschrie­bene Pro­ze­dere ein­fach wie­der­holt. Bil­lo­mat ver­wen­det für eine erneute Mah­nung die nächste fäl­lige Mahnstufe.

In der Über­sicht über alle Mah­nun­gen erscheint zunächst nur die letzte geschrie­bene Mah­nung. In der Liste befin­det sich aber vor der Zeile ein klei­nes Plus-Symbol. Ältere Mah­nun­gen, die zur sel­ben Rech­nung gehö­ren, wer­den durch Klick eingeblendet.

Dort, wo Rech­nun­gen in einer Über­sichts­liste erschei­nen, wird bei über­fäl­li­gen Rech­nun­gen die Anzahl der bereits ver­schick­ten Mah­nun­gen in Klam­mern ange­zeigt. So behält man schon in der Lis­ten­an­sicht den Über­blick, wel­che Rech­nung wie oft ange­mahnt wurde.

Alles Hand­ar­beit: Kein Automatismus

Mah­nun­gen wer­den weder auto­ma­tisch erzeugt noch ver­schickt. Ein Auto­ma­tis­mus ist nicht vor­ge­se­hen. Der Grund dafür ist der, dass ein Nut­zer seine Zah­lungs­ein­gänge erfah­rungs­ge­mäß nicht immer zeit­nah im Bil­lo­mat erfasst. Resul­tat wären viele unge­recht­fer­tigt ver­schickte Mahnungen.

Außer­dem lässt der ein oder andere bei bestimm­ten Kun­den schon ein­mal Gnade vor Recht erge­hen, wäh­rend man bei ande­ren Pap­pen­hei­mer gerne die ers­ten Mahn­stu­fen über­springt und gleich die volle Armada des Mahn­we­sens auffährt.

Um die­sen Anfor­de­run­gen gerecht zu wer­den, ver­zich­ten wir bewusst auf auto­ma­ti­sierte Mah­nun­gen.