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Billomat unterstützt mittlerweile drei verschiedene Dokumententypen: Angebote, Rechnungen und Abo-Rechnungen. Und in naher Zukunft werden noch einige dazu kommen. Diese Dokumente können auf unterschiedlichste Art und Weise untereinander in Beziehung stehen. Um dabei nicht den Überlick zu verlieren, können diese Beziehungen jetzt schnell und einfach eingesehen werden und zu den verknüpften Dokumenten navigiert werden.
Der Workflow bei der Abarbeitung eines Auftrages
In der Regel wird zuerst ein Angebot geschrieben und dem Kunden vorgelegt. Wird dieses Angebot angenommen, ergibt sich daraus ein Auftrag, welcher mit einer Auftragsbestätigung quittiert werden kann. Sobald der Auftrag abgearbeitet ist, folgt selbstverständlich eine Rechnung, bei Waren oft zusätzlich ein Lieferschein. Wird die Rechnung nicht oder zu spät bezahlt, muss eine Mahnung versendet werden. Ist die Rechnung fehlerhaft, sollte diese storniert und eine Gutschrift erstellt werden. Bei periodischen Aufträgen werden die Rechnungen automatisiert durch eine Abo-Rechnung erstellt.
Mit diesen Dokumenten kann man so ziemlich den gesamten Workflow eines Auftrages abbilden. Billomat unterstützt noch nicht alle genannten Dokumententypen, wird diese jedoch kurz– und mittelfristig implementieren.
Was klar wird: Ohne eine Übersicht, welches Dokument aus welchem hervorgegangen ist, bricht Chaos aus oder zumindest eine langwierige Suche wird notwendig, um das gewünschte Dokument zu einem Vorgang zu finden.
Wer gehört zu wem? Die Verknüpfungen machen es deutlich
Deshalb hat Billomat seit dem Launch der Abo-Rechnungen die Verknüpfungen eingeführt. Da Billomat bisher nur Angebote, Rechnungen und Abo-Rechnungen unterstützt, ergeben sich folgende Beziehungen (welche mit neuen Dokumententypen erweitert werden):
- Angebote können mit einer Rechnung verknüpft sein
- Rechnungen können mit einem Angebot oder einer Abo-Rechnunge verknüpft sein
- Abo-Rechnungen können mit einer Rechnung verknüpft sein
Die Verknüpfungen funktionieren natürlich immer in beide Richtungen und werden in den Detailansichten der Dokumente in einem separaten Reiter angezeigt.
Eine verknüpfte Rechnung in einem Angebot
Das gleiche Angebot mit einer Rechnung verknüpft
Verknüpfte Rechnungen zu einer Abo-Rechnung
Wie kommen die Verknüpfungen zustande?
Generell werden die Verknüpfungen zwischen den Dokumenten selbstständig von Billomat erkannt, sobald man ein neues Dokument aus einem anderen erstellt. Beispiele:
- Soll ein Angebot mit einer Rechnung verknüpft werden, muss die Rechnung auch aus einem gewonnenen Angebot erstellt werden.
- Rechnungen, die aus Abo-Rechnungen generiert werden (egal ob automatisch oder manuell), werden ebenfalls entsprechend verknüpft.
Mit dieser Funktion haben wir jetzt schon Beziehungen zwischen Dokumenten verständlicher gemacht. Seine besondere Stärke werden die Verknüpfungen aber erst mit den kommenden Dokumententypen voll ausspielen. Somit ist Billomat auch für die Zukunft gerüstet: Trotz erweiterten Funktionalität bleibt es einfach und übersichtlich.
