Mit periodischen Abo-Rechnungen die Fakturierung automatisieren

30.03.2010

Simon

Über regel­mä­ßige Auf­träge freut sich jeder, sichern sie doch eine ver­läss­li­che Ein­nah­me­quelle. Im täg­li­chen Stress ver­gisst man aller­dings oft gerade diese immer wie­der­keh­ren­den Leis­tun­gen auch zu fak­tu­rie­ren. In jedem Fall ist es aber ein läs­ti­ger und mono­to­ner Arbeits­schritt. Doch mit den neuen Abo-Rechnungen las­sen sich sol­che Auf­ga­ben nun ein­fach auto­ma­ti­sie­ren.

Von Hosting-Paketen, War­tungs­ver­trä­gen und ande­ren Murmeltieren

Es gibt viele Fälle, in denen in regel­mä­ßi­gen Abstän­den Rech­nun­gen geschrie­ben wer­den müs­sen. Beson­ders wenn man Objekte oder Leis­tun­gen ver­mie­tet. Das kön­nen Hosting-Pakete sein, Domains, Autos, Maschi­nen oder auch War­tungs­ver­träge und andere Leis­tun­gen. Immer am Ende einer Abrech­nungs­pe­riode das glei­che Déjà-vu à la “Und täg­lich grüßt das Mur­mel­tier”: Diese Rech­nung habe ich doch schon­mal geschrieben!

Bil­lo­mat wird zum Rechnungsautomat

Die Rah­men­be­din­gun­gen für sol­che Rech­nun­gen sind meis­tens immer gleich: Es gibt einen fes­ten Tur­nus, die Texte und Posi­tio­nen ändern sich kaum. Oft sind Datum und Rech­nungs­num­mern die ein­zi­gen Varia­blen. Für alles andere ist Bil­lo­mat mit sei­nem bekann­ten Platz­hal­ter­kon­zept sowieso schon gut gerüstet.

Bis­her muss­ten sol­che Rech­nun­gen manu­ell kopiert wer­den und die ent­spre­chen­den Stel­len geän­dert wer­den. Auch wenn die­ser Arbeits­ab­lauf schnell von stat­ten geht, ist es doch Arbeit. Wenn man die Rech­nungs­er­stel­lung nicht vergisst!

Die­sen kom­plet­ten Pro­zess zu auto­ma­ti­sie­ren ist somit mehr als nahe­lie­gend. Bil­lo­mat führt dazu einen neuen Doku­men­ten­typ ein, der eigent­lich gar kei­ner ist: die Abo-Rechnungen. Abo-Rechnungen kön­nen näm­lich weder gedruckt, noch ver­sen­det oder bezahlt wer­den. Aber ihr Job ist es, auto­ma­tisch Rech­nun­gen zu gene­rie­ren und diese gege­be­nen­falls wei­ter zu verarbeiten.

Erstel­lung von Abo-Rechnungen

Bear­bei­tungs­maske einer Abo-Rechnung

Es kön­nen diverse Para­me­ter defi­niert werden:

• Tur­nus und Uhr­zeit: gibt an, in wel­chen Abstän­den (täg­lich, wöchent­lich, monat­lich, quar­tals­weise, halb­jähr­lich, jähr­lich) und zu wel­cher Uhr­zeit die Rech­nun­gen gene­riert wer­den sollen
• Datum nächste Erstel­lung: Wann soll die nächste Rech­nung gene­riert wer­den? Nach der ers­ten Erstel­lung wird die­ses Datum auto­ma­tisch anhand des Tur­nus neu berechnet
• Wie­der­ho­lun­gen: Gut für befris­tete Ver­träge. Man kann eine maxi­male Anzahl oder ein End-Datum ange­ben. Sobald eines die­ser Kri­te­rien erreicht ist, stoppt die Rech­nungs­er­stel­lung selbstständig.
• Aktion: Was soll bei der Rech­nungs­er­stel­lung gemacht wer­den? Erstel­len im Ent­wurfs­sta­tus, abschlie­ßen oder gar per E-Mail versenden?

Das Rech­nungs­da­tum und die Rech­nungs­num­mer wer­den immer auto­ma­tisch vergeben.

Ansons­ten ste­hen die sel­ben Fel­der und Funk­tio­nen wie bei den nor­ma­len Rech­nun­gen zur Ver­fü­gung: Texte, Posi­tio­nen, Anschrift, Skonto, Wäh­rung, Fäl­lig­keit und so weiter.

Abo-Rechnungen im Detail

Detail­an­sicht einer Abo-Rechnung mit ver­knüpf­ten Rechnungen

Die Detail­an­sicht einer Abo-Rechnung gibt einen schnel­len Über­blick zu allen rele­van­ten Daten.

Es kann auch schnell außer­halb des ein­ge­stell­ten Rech­nungs­tur­nus eine manu­elle Rech­nung gene­riert werden.

Und wir haben ein neues Doku­men­ten­über­grei­fen­des Fea­ture ein­ge­führt: die Ver­knüp­fun­gen (siehe Screen­shot). Diese ermög­li­chen es, in Bezie­hung ste­hende Doku­mente schnell wie­der zu fin­den. Doch dazu spä­ter mehr.

Auch wenn wir über­zeugt sind, mit den Abo-Rechnungen einen wei­te­ren gro­ßen Schritt zu weni­ger Ver­wal­tungs­ar­beit gemacht zu haben, haben wir noch einige Ideen in der Hin­ter­hand. Man darf also gespannt sein!