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Zugegeben, bei vielen Rechnungen, Kunden oder Artikeln verliert man schnell den Überblick. Abhilfe im Dokumenten-Tohuwabohu schafft eine neue Funktion bei Billomat: die Verschlagwortung.
Schubladendenken ausdrücklich erwünscht
Dem Wunsch nach Kategorisierung sind wir nun durch frei definierbare Schlagworte, oder „Tags“, wie sie im feinsten Web-2.0-Vokabular heißen nachgekommen. Wenn ihr eine Rechnung öffnet, befinden sich unten rechts die Tags, die dem Dokument bereits zugeordnet wurden. Weitere Tags könnt ihr hinzufügen, indem ihr den Namen des Tags in das Textfeld eingebt und mit dem Plus-Symbol dahinter bestätigt. Billomat schlägt automatisch Schlagworte vor, die ihr zuvor schon bei anderen Rechnungen verwendet habt.
Schlagworte werden alphabetisch sortiert und können natürlich auch wieder entfernt werden. Dazu gibt es vor jedem Tag ein kleines Minus-Symbol. Ein Klick genügt, und das Schlagwort wird wieder entfernt.
Die Tagcloud
Auf der Seite, die die Übersicht aller Rechnungen in Listenform zeigt, wird in der rechten Seitenspalte eine Übersicht sämtlicher verwendeten Schlagworte angezeigt. Dies geschieht in Form einer sog. Tagcloud. Alle Schlagworte werden alphabetisch sortiert aufgelistet. Dabei gilt: Je größer ein Tag geschrieben wird, desto häufiger wurde es verwendet. Die genaue Anzahl der Verwendungen wird angezeigt, wenn ihr mit dem Cursor über ein Schlagwort fahrt.
Jetzt wird gesucht
Schlagworte werden erst dann richtig sinnvoll, wenn danach gesucht werden kann. Durch Anklicken der Tagcloud wird die Suche nach dem angeklickten Schlagwort gestartet. Weitere Klicks schränken die Suche weiter ein.
Nicht nur für Rechnungen
Die Verschlagwortung wird nicht nur für Rechnungen angeboten. Auch Angebote, Aborechnungen und Artikel und Kunden lassen sich mit Tags in Kategorien zusammenfassen.
Das folgende Video gibt auch noch einmal einen Überblick:
Schön und gut, aber…
…sinnvoller wäre es doch in einem Feld “Webdesign” eingeben zu können, um alle Dokumente, in denen der Begriff “Webdesign” vorkommt, aufzulisten. So müsste man z.B. nicht die bereits erstellte Dokumente “taggen”, wie es so schön auf Neudeutsch heisst — ganz zu schweigen von den vielen anderen Vorzügen.
Es gibt glaube ich sogar einen Fachausdruck dafür… hmm… *grübel*… Volltextsuche??? :-P Viele Grüße
Volltextsuche
Pssst, nicht zu viel verraten hier! Ist doch alles noch Top-Secret!
Im Ernst: Es fehlen noch wenige, aber sehr wichtige Feinheiten, aber ansonsten ist sie startklar. Mehr zu gegebener Zeit wie immer hier im Blog, Facebook oder Twitter.
Juhuu
Das ist doch mal ´ne gute Nachricht. Ich freu mich schon drauf…
Gewonnene Angebote, die noch abgerechnet werden müssen
In der Übersicht der Angebote kann ich ja sehen, welche “gewonnen” sind, aber leider nicht, welche “abgerechnet” oder — wirtschaftlich bedeutend wichtiger — “noch abzurechnen” sind. Daher wünsche ich mir bei jedem Angebot eine Schaltfläche, die sich nahtlos an die Prozesskette Entwurf->abschließen->als gewonnen markieren angliedert, so wie Ihr das mit dem “neue Rechnung aus Angebot erstellen” bereits gemacht habt. Klar, mit Schlagworten geht es auch umständlich, aber wenn mehrere User Angebote verwalten, muss man sich schon exakt auf einen Begriff wie “noch abzurechnen”, “abrechnen” etc. einigen, damit nichts schief geht. Zudem ist die Übersicht nicht so einfach aufzurufen wie die sämtlicher Angebote, auf der ich jetzt schon sehen kann, was gewonnen und was noch offen ist. Neulich, bevor ich Euch angerufen habe, wären fast ein paar Tausend Euro liegen geblieben, die auch “gewonnen” und geleistet waren, aber eben nicht abgerechnet. Ein Häkchen in der Angebotsübersicht würde mir jede Woche einiges an Zeit ersparen. Unsere Lösung jetzt: Alle Angebote ausdrucken, in einen Ordner packen und regelmäßig nachsehen, auf welchem noch nicht steht “abgerechnet” (inkl. farbigen Klebereitern). Ist halt nur nicht so webbasiert, wie ich es an Billomat eigentlich so liebe.
Viele Grüße aus München,
Alex
Re: Gewonnene Angebote, die noch abgerechnet werden müssen
@Alex:
Eine solche Funktion wurde heute online gestellt. Schau mal bei gewonnen Angeboten. Dort gibt es jetzt einen Button “als abgerechnet markieren”.
Vielen Dank!
SaaS on demand ASAP — was will man mehr?! :-)
Grüße,
Alex
P.S.: Ich habe es spontan getestet und dabei einen “Unbekannten Fehler” entdeckt, der Euch angeblich aufgezeichnet und berichtet wurde. Sobald das rund läuft, ist es wohl exakt das, was ich mir vorgestellt hatte.
Gefällt mir!
Der billomat gefällt mir immer besser! Bin schon am überlegen, ob ich nicht mal darüber etwas schreiben soll! grübel*
Grüsse vom Bodensee
Die Agenturszene vom Bodensee
Wäre eine Überlegung wert!
Hallo,
wir sind vor kurzem auf den billomaten gestossen, da unser Partner schon den billomat hat. Leider können wir selbst nicht damit arbeiten, da intern bei uns etwas anderes benützt wird.
Naja, vielleicht klappt es ja mal irgendwann. Ich schlage euch oft der Geschäftsleitung vor.
Danke!
@Agenturszene: Sehr schön zu hören, dass die neuen Features so gut ankommen! Das motiviert und spornt weiter an!
Wir haben übrigens noch einiges in der Pipeline. Stay tuned!
@Abdichtungsspezialist: Nicht aufgeben ;-)
Zusatzwunsch
Hallo, schön wäre es, könnte man zwecks übersichtlicherer Formatierung in Angebot/Rechnungen Seitenumbrüche einfügen. Aktuell habe ich das Problem, das automatische Umbrüche teilweise als letzte Seite eine komplett leere Seite erzeugen, so dass diverse Positionen textmäßig aufgeblasen werden müssen, um die letzte Seite mit “Inhalt” zu füllen. Auch könnte man bei gezielten Umbrüchen Dokumente thematisch sortieren.
Ein weiterer Wunsch wäre die Möglichkeit “Textpositionen” im Sinne von Überschriften und Zwischensummen für bestimmte Leistungsbereiche einfügen zu können. Bei unserer bisherigen Software (SAGE) bestand die Möglichkeit Zwischensummen einzubauen, die jeweils ab der letzten vorangegangen Zwischensumme saldieren. Ds macht Kalkulationen übersichtlicher, ohne separat einen Taschenrechner bemühen zu müssen.
Tags aus Highrise übernehmen?
Tolles nice2have feature, aber richtig Klasse wärs wenn man bestehende Tags aus dem Highrise gleich mitübergeben könnt :-)
Dann bräuchts keine Doppelarbeit.
Trotzdem Ihr seid total Spitze weiter so!
Highrise-Tags
@Ismail: Danke für den Vorschlag. Wir werden diesen in unsere ToDo-Liste aufnehmen und bei Gelegenheit umsetzen.