Schnelle Verbuchung von Zahlungseingängen mit dem figo-Kontoauszug

Markus

Damit Rechnungen nicht fälschlicherweise als überfällig markiert werden, ist es wichtig, Zahlungseingänge möglichst zeitnah in Billomat zu verbuchen. Und so sitzt man regelmäßig mit dickem Kontoauszugsordner auf den Knien vorm Rechner und vergleicht Zahlungseingänge mit den offenen Rechnungen.

 Ja, ja, ich weiß. Natürlich nutzt du eine Banking-Software oder das Online-Portal der Bank, um einen Blick auf deine Finanzen zu werfen. Ein unschöner Fakt bleibt: Du musst zwischen Billomat und einer externen Quelle hin und her wechseln. Schluss damit! In Kooperation mit figo bringen wir deine Zahlungseingänge in Billomat.

Verbuchen von Zahlungseingängen war nie einfacher

Hast du deine Konten erst einmal mit Billomat verbunden (mehr dazu unten), findest du unter „Dokumente > Rechnungen“ eine Button zum Verbuchen von Zahlungseingängen. Direkt in Billomat erscheint ein Kontoauszug, bei dem du jeder Kontobewegung eine Rechnung zuordnen kannst. 900 Euro von der ACME AG? Ein paar Klicks und schon ist die ACME-Rechnung als bezahlt markiert.

Billomat unterscheidet dabei zwischen erledigten und unerledigten Transaktionen. Zunächst einmal sind alle Zahlungsausgänge erledigt (einen Zahlungsausgang einer Ausgangsrechnung zuzuweisen, ist doch sehr ungewöhnlich) und alle Zahlungseingänge unerledigt. Bei den unerledigten Vorgängen hast du die Wahl, ob du sie als erledigt markierst (im Sinne von: Dieser Zahlungseingang hat nichts mit Billomat-Rechnungen zu tun) oder ob du den Geldeingang einer Rechnung zuordnest. In diesem Fall betrachtet Billomat auch diesen Vorgang als erledigt.

Natürlich kannst du einen Zahlungseingang auch mehreren Rechnungen zuweisen oder umgekehrt Teilzahlungen verbuchen, wenn eine Rechnung in mehreren Schritten verbucht wird.

Figo macht‘s möglich

Um eine Vielzahl von Banken, Sparkassen, Kreditkarteninstituten, Wallets (z.B. Paypal), etc. abzudecken und gleichzeitig eine Lösung auf höchstem Sicherheitsniveau anzubieten, haben wir uns für eine Zusammenarbeit mit figo entschieden. Figo ist ein Service, der dir hilft, deine Finanzen zusammen zu führen, zu managen und zu planen – über alle Banken, Services und Geräte hinweg. Dabei verfügt das Team von figo über so viel mehr geballtes Banking-Knowhow, als wir uns jemals hätten aneignen könnten.

Nachdem du dich unter figo.me registriert hast, kannst du deine Konten mit dem Dienst verbinden. Nun kannst du mit der figo-App und der Weboberfläche bequem deine Finanzen verwalten.

Interessant wird es in Billomat unter dem Menüpunkt „Einstellungen > figo“. Hier verbindest du ausgewählte Konten mit Billomat. Danach erscheint der neue Menüpunkt „Dokumente > Rechnungen > Umsätze verbuchen“.

Transaktionen den Rechnungen zuordnen

Du siehst eine Liste aller Kontobewegungen. Erledigte Transaktionen erscheinen grau und können mit dem Filter oben rechts auch ausgeblendet werden. Unerledigte Transaktionen kannst du Rechnungen zuordnen. Es öffnet sich ein Fenster, das alle offenen Rechnungen anzeigt. Wähle die Rechnung durch Klick aus und verbuche so die Live-Daten deines Kontos. Der Zahlungseingang wird verbucht, die Rechnung ggf. als bezahlt markiert und die Transaktion auf deinem Konto als erledigt abgehakt. Noch nie war es leichter, den Überblick über offene Rechnungen und Zahlungseingänge zu behalten.

Die Verbindung zum Bankkonto ist in allen Tarifen ab Tarif M enthalten. Damit niemand die Katze im Sack kauft, kannst du auch in den Tarifen S und S+ die Funktion 30 Tage kostenlos testen. Danach schaltet sich die Kontoabfrage automatisch ab, so dass du keine weiteren Kosten zu befürchten hast.

18 Kommentare zu “Schnelle Verbuchung von Zahlungseingängen mit dem figo-Kontoauszug”

  1. Patrick B. sagt:

    Hallo,

    aktuell finde ich auf der figo-Seite noch keine Registrierungsmöglichkeit.
    Ist figo noch nicht gestartet oder habe ich mich “verguckt”.

    Grüße,
    Patrick

    • Simon sagt:

      Schau mal oben im Text. Dort haben wir das Registrierungs-Formular von figo verlinkt.

      Eine Registrierung direkt über die figo-Website ist noch nicht möglich, da die dazugehörige iPhone-App noch bei Apple festhängt.

  2. André sagt:

    Hallo patrick

    Toll, dass Du Dich anmelden magst. Wie Simon schon sagt, geht das auch. Nur noch nicht in unserer kommenden iOS app.

    Hier mehr
    http://figo.me/probier-mit-billomat-figo-connect-aus/

    Beste Gruese

  3. Klasse!

    Malsehen ob die figo App an Finanzblick herankommt :)

    Gruß aus Berlin,

    Personal iCoach
    Ingo

  4. Marco Bickel sagt:

    Hab das gerade mal versucht und dabei ist mir folgendes Problem aufgefallen.
    Ich hab eine Rechnung in USD gestellt, auf dem Konto wird der Geldeingang in EUR umgerechnet. Will ich jetzt die Rechnung der Zahlung zuordnen, bekomme ich die Meldung es kann eine USD Rechnung mit EUR verbucht werden oder so ähnlich.

    Ausserdem ist es schwierig beim “Rechnung zuordnen” alle Informationen der Überweisung wie Rechnungsnummer (zum suchen) zu behalten, da der Überweisungstext im abgegrauten Hintergrund verschwindet.

    Es wäre übrigens schön die Geldabgänge zwecks Übersichtölichkeit ausblenden zu können.

    Ansonsten ganz nette Sachen könnte mir vorstellen das weiterhin zu nutzen.

    Beste Grüße
    Marco

    • Simon sagt:

      Vielen Dank für dein Feedback, Marco!

      Das Verbuchung von Zahlungseingängen in anderen Währungen als die Rechnung ist tatsächlich ein Problem, da hier noch ein Wechselkurs benötigt wird. Wir machen uns aber da gerne mal Gedanken, wie man das ohne zusätzliche Komplexität für den Nutzer ermöglichen können.

      Ich stimme dir zu, dass das Suchen der zugehörigen Rechnung schwierig ist, wenn bei der Suche die Zahlungsdetails nicht zu sehen sind. Hier werden wir auf jeden Fall nachbessern. Eventuell bekommen wir hier sogar noch etwas mehr Logik implementiert, dass Billomat dir noch mehr Arbeit bei der Suche abnimmt.

      Um mehr Übersichtlichkeit zu bekommen, kannst du die Umsätze als erledigt markieren. Diese kannst du dann mit dem Filter oben rechts ausblenden und dir z.B. nur unerledigte Umsätze anzeigen lassen.

      Wir werden hier in den nächsten Tagen und Wochen noch einiges ein Feinschliff vornehmen und freuen uns deshalb über jedes Feedback.

  5. Philipp sagt:

    Ich habe mich sehr über die Funktion gefreut, nur ist sie leider noch etwas umständlich.

    Wäre es nicht sinnvoller eine Ansicht anzubieten, wo man die Rechnungen sieht und dort jeweils aus einer Dropdown-Liste die Buchung zuordnen kann?

    So habe ich jetzt eine große Auflistung alle Kontobewegungen und muss mir dann mühsam die Rechnungen aussuchen. Theoretisch wäre es doch auch sinnvoll anhand des Verwendungszweckes zu filtern oder zu mappen. Dazu noch der Rechnungsbetrag, ggf. mit Skonto als Kriterium.

  6. Philipp sagt:

    Außerdem lädt nach einer Zuweisung zu einer Rechnung die komplette Seite neu und man ist wieder auf Seite 1. Das macht das Ganze nicht komfortabler!

    Ich freue mich schon auf die ersten Usability-Updates, denn an sich gefällt mir die Idee dahinter wirklich gut.

  7. Simon sagt:

    Auch dir ein Dankeschön für das Feedback, Philip!

    Eine möglichst automatische Zuordnung ist tatsächlich im zweiten Schritt angedacht. Das isst zwar nicht ganz trivial, aber auf jeden Fall machbar.
    Die Erfahrungen, die wir jetzt sammeln, helfen uns sicherlich sehr gut bei der weiteren Planung und Verbesserung.

  8. Jörg sagt:

    Wirklich eine sehr praktische Sache. Auch ich hab noch ein paar Vorschläge:

    1. Zahlungseingänge, die mit einer offenen Rechnung übereinstimmen, hervorheben und die Buchung mit einem Klick ermöglichen

    2. Bei einer gebuchten Überweisung die Kontoverbindung lernen und dem Kunden zuordnen.

    3. Automatische Suche nach offenen Rechnungsnummern im Überweisungstext und dann die Buchung vorschlagen.

  9. Johannes sagt:

    Idee für grandios befunden und daher sofort getestet… und eine Wunschliste geschrieben:

    1. Wenn der Filter “unerledigte” gesetzt ist, sollten Einträge aus der Liste auch sofort verschwinden, wenn man auf erledigt klickt.
    2. Ich hatte den Artikel auch so verstanden, dass Zahlungsausgänge automatisch “erledigt” seien. Sind sie momentan nicht.
    3. Automatische Zuordnung über Name und Betrag und ggfs. angegebene Rechnungsnummer wäre natürlich wünschenswert.
    4. In einem ersten Schritt wäre es vielleicht denkbar, zumindest identische Beträge als Vorschläge oben im “Rechnung auswählen”-Fenster zu zeigen.
    5. Im Fenster “Zahlung buchen” sollte die Zahlart “Überweisung” voreingestellt sein und auch das Datum des Zahlungseingangs übernommen werden.

    Ich freue mich schon auf die ersten Updates, die diese Funktion aus dem “Beta-Status” erlösen…

    lieben Gruss
    Hannes

  10. Christopher sagt:

    Finde ich eine gute Idee. Werde aber warten, bis die Public Beta abgeschlossen ist und es erst danach nutzen.

  11. Volker sagt:

    Hallo,

    was mich interessiert, sind die Kosten für den Service. Könnte Ihr mir da weiterhelfen?

    Viele Gruße

    Volker

    • Simon sagt:

      Schau mal unter http://figo.me/premium/. Dort sind die Kosten und Leistungen von figo detailliert aufgeführt. Für die Verbindung mit Billomat wird ein figo-Premium-Account benötigt.

      Für die Nutzung von figo in Billomat selbst werden von Billomat keine Kosten erhoben.

  12. Patrick Beck sagt:

    “Tolle Funktion” dachte ich mir. Hier auch erstmal ein großes Lob, dass sich Gedanken gemacht wird, die Prozesse zu erleichtern.

    Die jetzige Lösung ist ein Abbild des schon dagewesenen Prozesses. Man schaut aufs Konto und kuckt, ob es eine Rechnung in dieser Höhe gibt, die man damit als Bezahlt markieren kann. Soweit schön! Das werde ich sicher auch nutzen, habe es schon eingerichtet und verbunden und bin begeistert.

    Eine tatsächlich gesteigerte Zeitersparnis käme aber mit einer (wie Vorredner schon erwähnt haben) zusätzlichen “Vorschlags-Liste” im Kopf der Liste:

    “Vorschläge für zu verbundende Zahlungen”

    Hier benötigt es ein Matching aus den Zahlungseingängen und offenen Rechnungen. Eine Zahlung über 12,34 € ging ein und das Script prüft, ob es dazu eine Rechnung gibt. dann gibt es eine Auflistung:

    “Herr Rainer Zufall” zahlte mit Betreff “Danke, R102″ 12,34 € ein. Das Passt zu Rechnung R102 über 12,34 € mit Rechnungsnummer R102. -Bestätigen- -Ablehnen-

    Dann lassen sich die Punkte tatsächlich schnell abhaken. Die Lösung wäre adaptiv zum bisherigen Workflow aufsetzbar.

    Die Berücksichtigung auf Rechnungsnummer aus Betreff heraus kann schon wichtig sein, denn insbesondere bei uns im Webhosting gibt es viele Kunden die einen Betrag von 10,20 € bezahlen und damit ein Matching erschweren könnten.

    Das Matching ließe sich aus einer Liste der Rechnungsnummern erstellen, die mit dem jeweiligen Betreff des Kontoauszugs verglichen wird.

    Ausnahmefälle:

    – Ein Kunde bezahlt Rechnung 102 + 103 zusammen, macht dann 24,68 €. Im Idealfall schreibt er rein R102 + R103 und das Matching berücksichtigt, dass hier ggf. 2 Rechnungen als bezahlt zu markieren wären mit einem Vorschlag.

    – Es gibt zu einer Rechnung bereits eine Mahnung. Manchmal zahlt der Kunde die Mahngebühr, manchmal nicht. Hier müsste man ggf. beide Werte (mit+ohne Mahngebühr) vergleichen.

    Gibt es denn überhaupt noch Interesse das Modul weiter zu entwickeln oder ist das Thema tot?

    Beste Grüße

    • Markus sagt:

      Ein Matching nach Betrag gibt es schon jetzt. Wenn man auf “Rechnung zuordnen” klickt, wird der Betrag als Sucheigenschaft vorbelegt, so dass zunächst nur Rechnungen über 12,34 Euro angezeigt werden. Ein detailierteres Matching ist angedacht, im Detail aber nicht ganz trivial. Tod ist das Thema sicherlich nicht, jedoch im Moment sehr niedrig priorisiert.

  13. Luisa sagt:

    Hallo,

    ich habe bisher Lexoffice genutzt und bin gerade auf Billomat umgestiegen. Die vielen zusätzlichen Funktionen begeistern mich.

    Lediglich zwei Kleinigkeiten, die Lexoffice konnte, fehlen mir.
    Zum Einen fände ich es toll, wenn der Kontostand irgendwo angezeigt würde. Figo funktioniert soweit ganz gut, aber die Anzeige des Kontostands fehlt mir. Toll wäre auch die Möglichkeit ein entsprechendes Figo Widget in der Schaltzentrale einbinden zu können. Dann würde man auf den ersten Blick Kontobewegungen feststellen und müsste nicht erst “danach suchen”.

    Des Weiteren würde ich sehr gerne auch Kosten “ohne Beleg” verbuchen können, so z.B. Lohnkosten, Miete etc. Bestenfalls hätte man dann eine Übersicht über alle Ausgaben und Einnahmen eines Monats / Jahres etc.

    Das geht schon mehr in Richtung Buchhaltung, ich weiß, dennoch wäre das Ganze in Kombination mit den Kontobewegungen, die Figo abbildet ein nettes Feature.

    Ansonsten alles topp!

    Grüße!

    • Markus sagt:

      Herzlichen Dank für das Feedback. Die Anzeige des Kontostands habe ich eingebaut. Leider ist es nötig, dass du die Verbindung zu figo noch einmal trennst und neu anlegst. Das hängt damit zusammen, dass Billomat jetzt noch eine weitere Leseberechtigung (nämlich den Kontostand) benötigt. Danach sollte dann auch der Kontostand angezeigt werden.

      Beim Widget für figo sind wir uns noch nicht sicher, wie viele Nutzer so etwas wünschen. Was hältst du davon, wenn du die Idee einfach mal unter https://support.billomat.com/forums/20324283-Feature-Requests zur Diskussion stellst. Dort können dann andere Nutzer für den Vorschlag stimmen. Je mehr Stimmen die Idee bekommt, desto wahrscheinlicher ist dann die Umsetzung.

      Kosten ohne Beleg kannst du vielleicht als Eingangsrechnung verbuchen. Dort kannst du zwar Dokumente hochladen, dies ist aber nicht zwingend nötig.

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