docTag – Wenn Rechnungen sprechen könnten

27.03.2012

Markus

Markus

Ich hab da mal eine Idee. Wie viele großartige Erfindungen mögen wohl mit genau diesem Satz begonnen haben? Auch unsere Idee eines einheitlichen Formats für Rechnungsdaten hat das Potential, deinen Arbeitsalltag zu revolutionieren. Davon sind wir überzeugt. Und du?

Das Problem

Als Billomat-Nutzer schreibst du Rechnungen. Logisch. Aber sehr wahrscheinlich bekommst du auch Rechnungen von Dienstleistern, Lieferanten oder sonstigen Unternehmen, die deine Kohle haben wollen. Und genau hier kommt unsere Idee ins Spiel. Für deinen Computer ist die Rechnung nicht viel mehr als ein Stück Papier, eine bunte Bilddatei oder bestenfalls eine willkürliche Zeichenanordnung in einem PDF-Dokument. Um es auf den Punkt zu bringen: Rechnungen sind dumm!

Das hat zur Folge, dass du unweigerlich den Inhalt für eine Gewinn- und Verlust-Rechnung abtippen musst. Auch eine Suche nach allen Telefonrechnungen, bei denen der Rechnungsbetrag eine gewisse Summe überstieg, ist nicht möglich. Kurz: Der Inhalt der Rechnung ist maschinell nicht erfassbar. Auch Texterkennungen schlagen sich hier mehr schlecht als recht und sind einfach im Detail zu fehleranfällig.

Die Lösung

Was aber wäre, wenn in der Rechnung maschinenlesbare Informationen stecken würden? Diese „sprechenden“ Rechnungen könnten problemlos eingelesen und weiterverarbeitet werden. Die Buchhaltungssoftware importiert mit einem Klick die Rechnung und kennt sofort alle Posten, das Fälligkeitsdatum und die enthaltenen Steuern. Oder dein E-Mail-Client erkennt die Rechnung und öffnet mit einem Klick ein Online-Banking-Fenster, bei dem Betrag, Empfänger und Verwendungszweck schon vorausgefüllt sind. Oder Dropbox erinnert daran, dass eine Rechnung, die dort abgelegt wurde, morgen fällig wird. Die Anwendungsfälle sind vielseitig.

Wohin damit?

Auch die Frage, wo sich solche Daten verstecken sollten, ist leicht beantwortet. So ziemlich jedes Dateiformat besitzt Meta-Daten. Dies sind Informationen, die das Dokument beschreiben und für den Otto-Normalverbraucher nicht sichtbar sind. Dort stehen in der Regel Autor, Erstellungsdatum oder bei Fotos Kamerainformationen wie Belichtungszeit oder geografische Koordinaten des Aufnahmeorts. Hier hätten standardisierte Rechnungsdaten problemlos Platz. Auf dem guten alten Papier können die Daten als QR-Code untergebracht werden.

Wir sind nicht allein

All das wäre sinnlos, wenn nur Billomat ein solches Format im Alleingang etablieren wollte. Ein erster Entwurf eines solchen Formats für den Austausch von Rechnungsdaten wird deshalb gleich von einer Reihe deutscher Startups erarbeitet. Neben einiger unserer Mitbewerber sind bereits eine Finanzbuchhaltung, diverse Online-Archivierungs-Dienste und Online-Speicher sowie Dokumentenmanagement-Systeme mit an Bord. Auch CRM-Anbieter haben Interesse bekundet. Zusammen soll ein Format verabschiedet werden, das es ermöglicht, dass Rechnungen kinderleicht von einem Dienst zum nächsten gereicht werden und dieser gleich weiß, was drin steht.

Ein „wir“ bezieht sich also ausdrücklich nicht nur auf Billomat, sondern auf eine Gruppe innovativer Köpfe aus den unterschiedlichsten Bereichen.

Alter Hut?

Eine wichtige Frage ist, ob es das nicht schon gibt. Immerhin ist die Idee zu gut, um noch nicht umgesetzt worden zu sein. Zusammen haben wir einige vorhandene Formate gesichtet und untersucht. Oftmals haben sie ihre Wurzel im Enterprise-Bereich und sind für diesen Zweck einfach zu kompliziert, aufgeblasen und akademisch. Mitunter wird alleine für die Einsicht in Spezifikationen aus den Achtzigern ein ordentlicher Geldbetrag verlangt.

Das kann nicht sein!

Ein solches Format muss offen, schlank und zweckdienlich sein. Deutschland hat genug Startups zu bieten, die mit frischen Ideen am selben Strang ziehen können, um so Großes zu schaffen. Offen und unentgeltlich für alle.

Jetzt du!

So weit, so gut. Jetzt brauchen wir dich. Was hältst du von der Idee? Gibt es das schon? Was wäre ein cooler Name für ein solches Format?

Die wichtigste Frage aber ist die, wie du dir vorstellen kannst, wie dein Arbeitsalltag von einem solchen Datenaustausch geprägt sein könnte? In welchen Diensten oder mit welchen Werkzeugen verwendest du Rechnungen? Wo hast du dich schon immer geärgert, dass du Rechnungen abtippen musst? Und welche sinnvolle Verarbeitung ist so verrückt, dass es noch nicht gedacht wurde? Hilf mit, Rechnungen eine Stimme zu geben und damit den Workflow ein wenig smarter zu machen! Mit sechs einfachen Worten: „Ich hab da mal eine Idee“.

Update

Jetzt ist es amtlich. Der Standard wird docTag heißen. Weitere Infos werden im Laufe der Zeit unter http://doctag.org folgen. Dort findest du auch eine Liste der Unternehmen, die bereits mit an dem Standard arbeiten.