Der Anwendungsfall dürfte vielen von euch bekannt vorkommen. Du erfasst deine Arbeitszeiten während du an einem Projekt arbeitest. Ein erfolgreicher Abschluss macht zwar stolz, zahlt am Monatsende aber nicht die laufenden Rechnungen. Also müssen die Zeiten am Ende noch fakturiert werden. Mit der webbasierten Kombination clockodo und Billomat ist dies nun besonders einfach möglich. Und das beste: Bei clockodo gibt’s für Billomat-Kunden exklusive Sonderkonditionen.

Als erstes benötigst zu deinen Billomat API-Schlüssel. Den findest du, wenn du dich bei Billomat anmeldest und oben rechts auf deinen Namen klickst. In der Maske, die deine persönlichen Daten beinhaltet, musst du zunächst den API Zugriff aktivieren und kannst dir dann deinen Schlüssel anzeigen lassen. Achtung, speichern nicht vergessen!

Mit diesem API-Schlüssel geht es nun bei clockodo weiter. Dort findest du oben rechts ein Icon, das eine Person darstellt. Hier findest du u.a. die Einstellungen für die Firma. Genau dort kannst du clockodo mit Billomat verbinden, indem du einmalig deine Billomat-ID und den API-Key hinterlegst. Nun kannst du die Verbindung testen. Dann kann’s auch schon losgehen.

Für deine mit clockodo erfassten Zeiten findest du unter einem Bericht den Link „Rechnung erstellen“. Anschließend erscheint ein Fenster, in dem du den Billomat-Kunden wählen und diverse andere Einstellungen vornehmen kannst. Wenn gewünscht, kann sogar die Artikelnummer der Tätigkeiten ausgewählt werden. Einen weiteren Klick später wird die Rechnung in Billomat erstellt. Diese befindet sich im Entwurfs-Status, so dass sie noch nach Belieben geändert und erweitert werden kann. Einfach, oder?

Drei kostenlose Monate

Für Billomat-Kunden spendiert clockodo drei kostenlose Monate. Und das mit beliebig vielen Mitarbeiten. Details dazu findest du, wenn du dich bei Billomat einloggst und auf der Schaltzentrale einen Blick in die Goodies (unten rechts) wirfst.

Wir finden es auf jeden Fall super. Vielen Dank an das Team von clockodo für die tolle Umsetzung. Wir sind sicher, dass dies die Arbeit von vielen Freelancern, Freiberuflern oder Handwerkern erleichtern wird.

Was sagst du dazu? Nutzt du clockodo? Welche Funktionalität vermisst du? Das clockodo–Team und wir freuen uns auf dein Feedback.

Fast 1,5 Jahre ist es nun her, als wir das Newsletter-System sitepackage:// vorgestellt haben. Und das hatte einen besonderen Grund: sitepackage:// hatte einen Import geschaffen, mit dem Newsletter an Billomat-Kontakte verschickt werden können.

Jetzt legt das hinter dem Tool stehende Unternehmen, die webworx GmbH, exklusiv für Billomat-Nutzer noch einen drauf: Neukunden zahlen bei allen kostenpflichtigen Tarifen keine Einrichtungsgebühr und sparen so 99,- €.

Nie war es attraktiver, Newsletter-Marketing mit dem Potential von Social Media zu verbinden

• Anbindung an APIs von Twitter und Facebook
• Virale Effekte durch SWYN–Links für 11 Soziale Netzwerke
• Einfache Integration von Newsletter-Formularen in Websites
• Automatische Rückläuferbehandlung (Bounce Handling)
• Erfolgskontrolle durch Statistiken zu wichtigen Kennzahlen
• Plus Schnittstelle zu Billomat für den Adressimport

Mehr Details zu dem Angebot gibt es direkt in der Schaltzentrale von Billomat.

Viel Spaß beim Versenden und ein dickes Dankeschön an das sitepackage://-Team.

Das Problem

Als Billomat-Nutzer schreibst du Rechnungen. Logisch. Aber sehr wahrscheinlich bekommst du auch Rechnungen von Dienstleistern, Lieferanten oder sonstigen Unternehmen, die deine Kohle haben wollen. Und genau hier kommt unsere Idee ins Spiel. Für deinen Computer ist die Rechnung nicht viel mehr als ein Stück Papier, eine bunte Bilddatei oder bestenfalls eine willkürliche Zeichenanordnung in einem PDF-Dokument. Um es auf den Punkt zu bringen: Rechnungen sind dumm!

Das hat zur Folge, dass du unweigerlich den Inhalt für eine Gewinn– und Verlust-Rechnung abtippen musst. Auch eine Suche nach allen Telefonrechnungen, bei denen der Rechnungsbetrag eine gewisse Summe überstieg, ist nicht möglich. Kurz: Der Inhalt der Rechnung ist maschinell nicht erfassbar. Auch Texterkennungen schlagen sich hier mehr schlecht als recht und sind einfach im Detail zu fehleranfällig.

Die Lösung

Was aber wäre, wenn in der Rechnung maschinenlesbare Informationen stecken würden? Diese „sprechenden“ Rechnungen könnten problemlos eingelesen und weiterverarbeitet werden. Die Buchhaltungssoftware importiert mit einem Klick die Rechnung und kennt sofort alle Posten, das Fälligkeitsdatum und die enthaltenen Steuern. Oder dein E-Mail-Client erkennt die Rechnung und öffnet mit einem Klick ein Online-Banking-Fenster, bei dem Betrag, Empfänger und Verwendungszweck schon vorausgefüllt sind. Oder Dropbox erinnert daran, dass eine Rechnung, die dort abgelegt wurde, morgen fällig wird. Die Anwendungsfälle sind vielseitig.

Wohin damit?

Auch die Frage, wo sich solche Daten verstecken sollten, ist leicht beantwortet. So ziemlich jedes Dateiformat besitzt Meta-Daten. Dies sind Informationen, die das Dokument beschreiben und für den Otto-Normalverbraucher nicht sichtbar sind. Dort stehen in der Regel Autor, Erstellungsdatum oder bei Fotos Kamerainformationen wie Belichtungszeit oder geografische Koordinaten des Aufnahmeorts. Hier hätten standardisierte Rechnungsdaten problemlos Platz. Auf dem guten alten Papier können die Daten als QR-Code untergebracht werden.

Wir sind nicht allein

All das wäre sinnlos, wenn nur Billomat ein solches Format im Alleingang etablieren wollte. Ein erster Entwurf eines solchen Formats für den Austausch von Rechnungsdaten wird deshalb gleich von einer Reihe deutscher Startups erarbeitet. Neben einiger unserer Mitbewerber sind bereits eine Finanzbuchhaltung, diverse Online-Archivierungs-Dienste und Online-Speicher sowie Dokumentenmanagement-Systeme mit an Bord. Auch CRM-Anbieter haben Interesse bekundet. Zusammen soll ein Format verabschiedet werden, das es ermöglicht, dass Rechnungen kinderleicht von einem Dienst zum nächsten gereicht werden und dieser gleich weiß, was drin steht.

Ein „wir“ bezieht sich also ausdrücklich nicht nur auf Billomat, sondern auf eine Gruppe innovativer Köpfe aus den unterschiedlichsten Bereichen.

Alter Hut?

Eine wichtige Frage ist, ob es das nicht schon gibt. Immerhin ist die Idee zu gut, um noch nicht umgesetzt worden zu sein. Zusammen haben wir einige vorhandene Formate gesichtet und untersucht. Oftmals haben sie ihre Wurzel im Enterprise-Bereich und sind für diesen Zweck einfach zu kompliziert, aufgeblasen und akademisch. Mitunter wird alleine für die Einsicht in Spezifikationen aus den Achtzigern ein ordentlicher Geldbetrag verlangt.

Das kann nicht sein!

Ein solches Format muss offen, schlank und zweckdienlich sein. Deutschland hat genug Startups zu bieten, die mit frischen Ideen am selben Strang ziehen können, um so Großes zu schaffen. Offen und unentgeltlich für alle.

Jetzt du!

So weit, so gut. Jetzt brauchen wir dich. Was hältst du von der Idee? Gibt es das schon? Was wäre ein cooler Name für ein solches Format?

Die wichtigste Frage aber ist die, wie du dir vorstellen kannst, wie dein Arbeitsalltag von einem solchen Datenaustausch geprägt sein könnte? In welchen Diensten oder mit welchen Werkzeugen verwendest du Rechnungen? Wo hast du dich schon immer geärgert, dass du Rechnungen abtippen musst? Und welche sinnvolle Verarbeitung ist so verrückt, dass es noch nicht gedacht wurde? Hilf mit, Rechnungen eine Stimme zu geben und damit den Workflow ein wenig smarter zu machen! Mit sechs einfachen Worten: „Ich hab da mal eine Idee“.

Update

Jetzt ist es amtlich. Der Standard wird docTag heißen. Weitere Infos werden im Laufe der Zeit unter http://doctag.org folgen. Dort findest du auch eine Liste der Unternehmen, die bereits mit an dem Standard arbeiten.

Schon lange konnten mit Billomat erzeugte Dokumente per E-Mail verschickt werden. Das geht schnell und ist bequem. Ein kleines Manko hatte der Versand über die Weboberfläche aber: Man war selbst dafür verantwortlich, die versendeten Mails mit einer Kopie an die eigene Adresse zu archivieren. Genau hier haben wir nachgebessert.

Sobald eine E-Mail aus Billomat heraus verschickt wird, wird automatisch ein Kommentar beim Dokument angelegt, der dies protokolliert. Neu ist, dass dieser Kommentar nun einen Link enthält, mit dem die versendete E-Mail geöffnet werden kann. So kannst du auch Jahre später noch sehen, wer welche E-Mail mit welchem Wortlaut zugeschickt bekommen hat.

Doppelt hält besser — Kopie im IMAP-Postfach

Aber es geht noch weiter. Billomat kann die Nachricht auch gleich in dein E-Mail-Postfach ablegen. So erscheint sie beispielsweise im Ordner für gesendete Objekte oder in einem anderen Ordner deiner Wahl. Voraussetzung hierfür ist ein IMAP-Postfach. Im Gegensatz zu POP3-Postfächern liegen deine E-Mails hierbei nicht lokal auf deiner Festplatte, sondern sind zentral auf dem Webserver abgelegt.

Unter dem Menüpunkt Einstellungen > Mail-Server (SMTP/IMAP) kannst du die Zugangsdaten für dein IMAP-Postfach hinterlegen. Außerdem kann der Ordner, in dem Billomat die gesendeten Mails ablegen soll, ausgewählt werden. Damit es besonders einfach geht, haben wir für einige gängige Mail-Provider einen kleinen Einrichtungs-Assistenten implementiert.

Das war’s auch schon. Wurden die Einstellungen einmal vorgenommen, landen zukünftig versendete E-Mails zusätzlich in dem angegebenen IMAP-Ordner. So geht bestimmt keine Mail mehr verloren.

Unter https://support.billomat.com/forums/20324283-feature-requests kann jeder Nutzer neue Billomat-Funktionen vorschlagen und seine Ideen zur Diskussion stellen. Andere Nutzer können dann für die Funktionsvorschläge stimmen. So können wir sehen, an welcher Stelle den meisten Nutzern der Schuh drückt und Projekte entsprechend neu priorisieren.

Seit  Januar sind 36 Funktionen vorgeschlagen worden. Außerdem wurde fleißig kommentiert und einige Zustimmungen vergeben.

Bitte habt dafür Verständnis, dass wir nicht jede Funktion sofort umsetzen. Dies hat mehrere Gründe: Zum einen ist die Aufgabenliste bis zum Jahresende bereits gut gefüllt. Viele tolle Funktionen erwarten euch im Laufe des Jahres. Außerdem möchten wir bei einigen Funktionen zunächst einmal beobachten, welche Anforderungen im Detail geäußert werden. Eine genaue Skizzierung eines Funktionsvorschlags hilft uns dabei sehr bei der Konzeption. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Implementierung eure Anforderungen nicht genau erfüllt. Also habt keine Hemmungen, die Funktion so detailliert wie möglich zu beschreiben.

Seid also bitte nicht enttäuscht, wenn nicht auf alle Vorschläge sofort Feedback unserseits kommt. Ihr könnt sicher sein, dass wir jeden Beitrag lesen und nichts verloren geht.

Jetzt neu: Projektnamen

Die ersten Verbesserungsvorschläge wurden in den letzten Wochen auch schon „dazwischengeschoben“ und umgesetzt. Eine davon ist die Möglichkeit, die Dokumente mit einer Bezeichnung zu versehen. Damit können Projektnamen, Kommisionsnummer oder was auch immer euch bei der Identifizierung hilft, vergeben werden.

Bezeichnung beim Rechnungsentwurf

Nein!

Auch wenn es hart klingt: Bei manchen Vorschlägen sagen wir nein. Dies liegt nicht daran, dass sie prinzipiell schlecht wären. Sie passen aber nicht zu Billomat. Bei allen Neuentwicklungen achten wir penibel darauf, dass Billomat das bleibt, was es ist: Eine einfach zu bedienende Online-Software, mit der jeder innerhalb kürzester Zeit zurechtkommt. Weitere Funktionen beinhalten dabei die Gefahr, diesen Fokus aus dem Auge zu verlieren. Wichtig ist hierbei, dass Billomat sich die Fakturierung auf die Fahnen geschrieben hat. Natürlich gehören dazu auch eine rudimentäre Artikelverwaltung oder ein Kundenmanagement. Aber eben nur ein rudimentäres. Ein Newslettertool, ein E-Mail-Client, ein Kalender, ein Warenwirtschaftssytem, eine Zeiterfassung, eine Finanzbuchhaltung,… — das alles sind Funktionen die zu Billomat passen, die wir aber nicht einbauen werden, da aus unserer Sicht das Ergebnis eine „eierlegende Wollmilchsau“ wäre, für deren Bedienung man erst mehrtägige Lehrgänge besuchen müsste.

Die Philosophie, die wir immer im Hinterkopf haben, ist die, dass es für jeden Bereich Spezialisten geben sollte. Irgendwann könnte Billomat alles; aber wenig davon richtig. Unser Spezialgebiet ist die Rechnungserstellung. Nicht mehr, aber ganz gewiss auch nicht weniger. Dank Online-Schnittstellen arbeiten wir ja bereits heute mit Finanzbuchhaltungs-Software, Newslettertools oder Zeiterfassungen zusammen.

Also bitte nicht böse sein, wenn wir einen Vorschlag mit Verweis auf diese Philosophie ablehnen. Und bitte, bitte nicht entmutigen lassen, weitere Vorschläge zu veröffentlichen. Wir freuen uns über jede Idee, auch wenn sie mal nicht ihren Weg in Billomat findet.

Es ist Samstag, 14:11 Uhr. Mit meiner als Indianer verkleideten Frau, meinem Feuerwehrmannsohn und der Fee-Tochter verlasse ich gerade das Haus Richtung Kinderkarneval als mein Handy klingelt. Ungeschickt ziehe ich das Telefon unter meinem Mexikaner-Poncho hervor und drücke es so gut es geht an mein Ohr, das sich unter einem viel zu großem Sombrero versteckt. Es ist Simon. „¡Buenos días!“ schmettere ich ihm mit einer übertrieben lispelnden Aussprache entgegen und finde das unglaublich witzig. „Markus, du brauchst einen neuen Rechner“ ertönt es am anderen Ende der Leitung und löst eine Kettenreaktion von wahnwitzigen Horror-Visionen in meinem Gehirn aus. Ein Einbruch? Hätte ich den Bildschirm ausschalten sollen, als ich am Mittwoch krank das Büro verlies? Ist die Bude abgebrannt?

Locker bleiben, befielt die überlegte Gehirnhälfte der anderen. So schlimm wird’s ja nicht gleich sein. Leichter gedacht als getan, denn Simons schier unendliche Pause macht’s nicht wirklich leichter.

Zugegeben, diese „Steigen ein Indianer, ein Mexikaner, ein Feuerwehrmann und eine Fee in ein Auto“-Nummer birgt potential für einen Monster-Gag, aber so richtig lustig wird die Geschichte nicht. Simon erzählt, dass ein Wasserrohr geplatzt sei. Dass mein Büro unter Wasser steht. Während ich mich anschnalle, schnappe ich noch die Worte Elektronik, Totalschaden und den Namen unseres Vermieters auf.  Fürs erste sei erst mal alles trocken gelegt — provisorisch. Na ja, immerhin.

„Also vor kurzem habe ich mit Steve darüber gesprochen, dass ich bei einem Crash nix vermissen würde“ sage ich zu meiner Frau. Diesmal nicht mehr lispelnd, obwohl das bei diesem Satz ein echtes Highlight gewesen wäre. Ob sich diese großspurigen Worte schließlich bewahrheiten, muss der Montagmorgen zeigen.

Gestern Morgen schlug die Stunde der Wahrheit. Von tiefsten Minustemperaturen ging es nahtlos in eine feuchtwarme Hitze, die man sonst nur aus dem Zoo kennt, wenn Senioren reihenweise beim Betreten des Tropenhauses kollabieren. Ein halbes Dutzende Trocknungsmaschinen verwandeln Wasser in Lärm und die Büroluft in etwas, das mit Luft nur noch im Entferntesten zu tun hat. Eine Marssonde hätte hier sicherlich Schwierigkeiten, Spuren von Sauerstoff nachzuweisen.

Auch beim Interieur gibt es Opfer zu beklagen. Die gerissene Wasserleitung tropfte am Wochenende nicht einfach brav vor sich hin, sondern verteilte ihren permanent nachlaufenden Inhalt pausenlos mit einer hohen Bellagio-Fontäne durch den kompletten Raum und anschließend in die Nachbarbüros. Sein Ziel fand dieser Fluss dann eine Etage tiefer in der Auslage einer bekannten Drogerie-Kette. Ironisch passend in einem Stapel Küchenrolle, die der Hersteller mit “Super Saugleistung” bedruckt hat.

Und nun? Rechner lassen sich ersetzen. Schreibtische gibt es genug bei IKEA. Aber was ist mit all den Daten? Mit dem Programmcode? Mit der Telefonanlage, den Mails und all dem anderen Zeugs, das man erst dann schmerzlich vermisst, wenn es nicht mehr da ist?

Kein Problem! Alles da! Dank der Nutzung von Cloud-Diensten befinden sich kaum noch Daten in den mittlerweile feuchten Billomat-Büros. Dank IMAP, ausgelagertem Source-Code-Repository, SaaS-Ticket-System und externen Backups ist noch alles (Achtung, Wortwitz) in trockenen Tüchern. Und so kann der Betrieb nahtlos weitergehen. Hier trocknen zwar noch alte Bücher, in die ich seit dem letzten Jahrtausend keinen Blick mehr geworfen habe, aber Dropbox und Google Docs sind zum Glück ja noch trocken geblieben.

Ich muss gar nicht weit schauen. Kläglich tropfende Bücher auf der einen und eine funktionierende, ins Internet ausgelagerte Arbeitsumgebung auf der anderen Seite zeigen eindrucksvoll: Eins zu Null für die Cloud. Hoch soll’n sie leben, die SaaS-Dienste!

Die Versicherungsprofis von intergo kennen sich mit der Gesetzeslage, Tarife und Verträgen aus und können so deutlich günstigere Beiträge bei der bisherigen Krankenversicherung verhandeln. Und zwar ohne einen Verzicht auf Leistungen!

• bis zu 40% günstigere Beiträge
• keine Kündigung oder Wechsel der Versicherungsgesellschaft
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• Versicherungsnehmer entscheidet

Die Vorteile für Billomat-Kunden

Zusätzlich zur Beitragsersparnis haben wir einen Rabatt von 10% auf das Erfolgshonorar von intergo. Dieses muss aber nur gezahlt werden, wenn sowohl die Verhandlungen mit dem Versicherer erfolgreich waren und man den ausgehandelten Vorschlag annehmen möchte. Ansonsten bleibt die Dienstleistung komplett kostenfrei.

Alle Details zu diesem unkomplizierten und kreativen Angebot gibt es wie gewohnt in der Schaltzentrale bei den Goodies.

Billomat als Cloud-Dienst ist von überall nutzbar. Egal welches internetfähige Gerät du gerade in der Hand hältst; deine Rechnungsdaten sind schon da. Insofern ist eine native App fürs Handy mehr als logisch. Das dachte sich auch Max Hille aus Hamburg. Max ist Freelancer und begeisterter Billomat-Nutzer. Nachdem er einen Blick auf unsere Programmierschnittstelle (API) geworfen hatte, war klar, dass Billomat nicht länger ohne App auskommen sollte. Also legte er los und veröffentlicht nun mit BilloDroid die erste Billomat-App für unterwegs.

Die App, die Max in Eigenregie entwickelte, ist dabei mehr also eine Imitation der Web-Oberfläche. Praktisch wird sie vor allen Dingen dort, wo sie die Fähigkeiten der Smartphones so richtig ausreizt. So können beispielsweise Kunden direkt per Fingertipp angerufen oder per SMS kontaktiert werden. Natürlich darf auch eine Navigation zum Kunden nicht fehlen. Einfach Kunden in der App auswählen und schon navigiert dich dein Handy auf den kürzesten Weg zum Ziel.

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Dein Weg zum API-Key

Für die Nutzung der App benötigst du zunächst einen API-Key. Diesen Key erhältst du ganz einfach wie folgt:

1. Melde dich bei Billomat an
2. Klicke rechts oben neben dem Abmelden-Link auf deinen Namen
3. Nun siehst du ein Formular mit deinen Daten. Aktiviere dort die Checkbox “API Zugriff” und klicke auf “API-Schlüssel anzeigen”
4. Es erscheint dein API-Key, den du bei BilloDroid hinterlegen musst.
5.  Bitte das Speichern nicht vergessen!

Deine Meinung zählt

Bei allen bereits vorhandenen Funktionen für die mobile Billomat-Nutzung ist Max offen für weitere Anregungen. Er hat uns bereits verraten, dass weitere
Funktionen sowie kostenlose Updates folgen sollen. Vielleicht hast du noch weitere Ideen oder Vorschläge, was man anders machen könnte. Dazu gibt es in der App einen Menüpunkt, mit dem du Max kontaktieren kannst. Auch im Android-Market ist seine E-Mail-Adresse zu finden.

Worauf wartest du noch? BilloDroid von Max Hille (lamdasoup) ist zurzeit für einen Einstiegs-Sonderpreis von 4,99 Euro (netto) im AndroidMarket erhältlich.

Die Fußzeile

Unter dem Menüpunkt Einstellungen > E-Mail-Vorlagen gibt es einige neue Einstellungsmöglichkeiten zu entdecken. Zunächst einmal fällt auf, dass ein Feld für die Fußzeile hinzugekommen ist. Wenn du hier einen Text einträgst, dann wird dieser automatisch als Signatur an eine Nur-Text-Mail angehangen. Gemäß Standard wird die Signatur durch die Zeichenfolge “–” (Zeile, die nur aus zwei Minuszeichen und einem Leerzeichen besteht) von der eigentlichen Nachricht getrennt. Die meisten E-Mail-Programme können die Signatur so automatisch erkennen und z.B. beim Antworten nicht zitieren. Bei HTML-Mails wird die Fußzeile nicht automatisch eingefügt. Dazu später mehr.

Nur Text oder HTML

Die wichtigste Neuerung ist die Einstellung des Mail-Typs. Hier kannst du zwischen der altbekannten Nur-Text-Variante und der neuen HTML-Version umschalten. Wenn du dich für HMTL entscheidest, wird die E-Mail als sog. Multipart-Mail versendet. Das bedeutet, dass zusätzlich zur schön gestalteten HTML-Version auch eine reine Text-Version in der Mail versteckt ist. Diese bekommen all diejenigen angezeigt, deren E-Mail-Programm kein HTML unterstützt. So ist sichergestellt, dass auch Nutzer, denen kein HTML dargestellt wird, eine lesbare Nachricht bekommen.

Für HTML-Mails muss zwingend ein HTML-Template hinterlegt werden. Hierbei handelt es sich um die Beschreibung des Aufbaus und des Designs. Unter http://www.campaignmonitor.com/resources/ findest du viele praktische Tipps zur Gestaltung von HTML-E-Mails. Auch ein Webdesigner deines Vertrauens kann hier weiterhelfen und viele Layout-Wünsche erfüllen. Es stehen drei Platzhalter zur Verfügung. Der Platzhalter [Email.body] sollte auf jeden Fall eingebaut werden. An dieser Stelle wird dann später beim Versand dein eingegebener Text eingefügt. Möchtest du den Betreff der E-Mail auch in der Nachricht anzeigen, dann kannst du dies mit [Email.subject] tun. Zu guter Letzt steht noch [Email.footer] zur Verfügung. Dieser Platzhalter wird durch den Text, der zuvor im Feld „Fußzeile“ eingegeben wurde, ersetzt.

Unter dem Feld für die Eingabe des HML-Templates findest du einen Link, der mit „Standard-Template“ beschriftet ist. Hier haben wir für dich schon einmal einen Vorschlag für ein Layout hinterlegt. Du musst nur noch deine Farbe und ggf. ein Logo anpassen. Lasse das Feld fürs Logo einfach frei, wenn du keins verwenden möchtest. Nach jeder Änderung siehst du bereits, wie deine Mail aussehen wird. So erhältst du im Handumdrehen eine an dein Layout angepasste E-Mail-Vorlage.

Zum Abschluss noch zwei Tipps

In den Einstellungen gibt es einen Menüpunkt „Erscheinungsbild“. Dort kannst du auch gleich deine Billomat-Oberfläche an dein Design anpassen. Wenn du dort schon Farben oder ein Logo hinterlegt hast, werden diese Daten bei der Standard-HTML-Vorlage auch gleich als Vorschlag angezeigt.

Um beim E-Mail-Versand nicht in die Spam-Falle zu tappen, solltest du einen SMTP-Server eintragen. Was dies ist, erklären wir in diesem vorherigen Blog-Artikel.

Das Zauberwort heißt Google Cloud Print. Mit diesem kostenlosen Dienst verbindest du deinen Drucker ganz leicht mit dem Internet. Danach kannst du von überall darauf zugreifen. Egal, ob von deinem Laptop, Smartphone oder Tablet – jedem Gerät, das eine Internetverbindung besitzt, steht der Drucker nun zur Verfügung. Natürlich sicher geschützt durch ein Passwort.

Gibt es einen Drucker-Treiber für Android-Telefone? Wo finde ich ein Verbindungskabel für mein iPad? All diese Fragen entfallen nun, wenn du deine Billomat-Dokumente ausdrucken möchtest. Und weil du kein Kabel brauchst, musst du dich noch nicht einmal in der Nähe des Druckers befinden. Vielleicht gibt dir sogar dein Kunde seinen Drucker frei. Dann könntest du die Angebotsbestätigung gleich nach dem Meeting bei ihm ausdrucken oder einfach von zu Hause die Rechnung auf seinen Drucker schicken.

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Cloud Print einrichten

Der Drucker muss zunächst einmal mit einen Computer verbunden sein, auf dem Google Chrome läuft (Tipp: Es gibt mittlerweile Google Cloud Print-Drucker, die direkt mit dem Internet verbunden sind).  Dann kannst du in Chrome unter Optionen > Details > Google Cloud Print deine Drucker freigeben. Das war’s dann auch schon mit der Einrichtung. Google Chrome muss nun nicht mehr laufen. Schließe ihn ruhig, wenn du ihn nicht mehr benötigst.

Um nun auch in Billomat auf diesen Drucker zu drucken, solltest du einen Blick in Einstellungen > Google Cloud Print (recht weit unten im Add-Ons-Block) werfen. Dort kannst du Google Cloud Print für Billomat aktivieren. Das war’s.

Ab sofort steht dir bei abgeschlossenen Dokumenten unter dem gewohnten Drucken-Button auch ein Knopf für Cloud Print zur Verfügung. Damit druckst du wann du willst, wo du willst.

Sollte der Rechner, der mit dem Drucker verbunden ist, gerade nicht eingeschaltet sein, dann ist dies kein Problem. Sobald Rechner und Drucker wieder eine Internetverbindung haben, wird gedruckt. Notfalls auch ein paar Stunden später.

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