Es ist Samstag, 14:11 Uhr. Mit meiner als Indianer verkleideten Frau, meinem Feuerwehrmannsohn und der Fee-Tochter verlasse ich gerade das Haus Richtung Kinderkarneval als mein Handy klingelt. Ungeschickt ziehe ich das Telefon unter meinem Mexikaner-Poncho hervor und drücke es so gut es geht an mein Ohr, das sich unter einem viel zu großem Sombrero versteckt. Es ist Simon. „¡Buenos días!“ schmettere ich ihm mit einer übertrieben lispelnden Aussprache entgegen und finde das unglaublich witzig. „Markus, du brauchst einen neuen Rechner“ ertönt es am anderen Ende der Leitung und löst eine Kettenreaktion von wahnwitzigen Horror-Visionen in meinem Gehirn aus. Ein Einbruch? Hätte ich den Bildschirm ausschalten sollen, als ich am Mittwoch krank das Büro verlies? Ist die Bude abgebrannt?

Locker bleiben, befielt die überlegte Gehirnhälfte der anderen. So schlimm wird’s ja nicht gleich sein. Leichter gedacht als getan, denn Simons schier unendliche Pause macht’s nicht wirklich leichter.

Zugegeben, diese „Steigen ein Indianer, ein Mexikaner, ein Feuerwehrmann und eine Fee in ein Auto“-Nummer birgt potential für einen Monster-Gag, aber so richtig lustig wird die Geschichte nicht. Simon erzählt, dass ein Wasserrohr geplatzt sei. Dass mein Büro unter Wasser steht. Während ich mich anschnalle, schnappe ich noch die Worte Elektronik, Totalschaden und den Namen unseres Vermieters auf.  Fürs erste sei erst mal alles trocken gelegt — provisorisch. Na ja, immerhin.

„Also vor kurzem habe ich mit Steve darüber gesprochen, dass ich bei einem Crash nix vermissen würde“ sage ich zu meiner Frau. Diesmal nicht mehr lispelnd, obwohl das bei diesem Satz ein echtes Highlight gewesen wäre. Ob sich diese großspurigen Worte schließlich bewahrheiten, muss der Montagmorgen zeigen.

Gestern Morgen schlug die Stunde der Wahrheit. Von tiefsten Minustemperaturen ging es nahtlos in eine feuchtwarme Hitze, die man sonst nur aus dem Zoo kennt, wenn Senioren reihenweise beim Betreten des Tropenhauses kollabieren. Ein halbes Dutzende Trocknungsmaschinen verwandeln Wasser in Lärm und die Büroluft in etwas, das mit Luft nur noch im Entferntesten zu tun hat. Eine Marssonde hätte hier sicherlich Schwierigkeiten, Spuren von Sauerstoff nachzuweisen.

Auch beim Interieur gibt es Opfer zu beklagen. Die gerissene Wasserleitung tropfte am Wochenende nicht einfach brav vor sich hin, sondern verteilte ihren permanent nachlaufenden Inhalt pausenlos mit einer hohen Bellagio-Fontäne durch den kompletten Raum und anschließend in die Nachbarbüros. Sein Ziel fand dieser Fluss dann eine Etage tiefer in der Auslage einer bekannten Drogerie-Kette. Ironisch passend in einem Stapel Küchenrolle, die der Hersteller mit “Super Saugleistung” bedruckt hat.

Und nun? Rechner lassen sich ersetzen. Schreibtische gibt es genug bei IKEA. Aber was ist mit all den Daten? Mit dem Programmcode? Mit der Telefonanlage, den Mails und all dem anderen Zeugs, das man erst dann schmerzlich vermisst, wenn es nicht mehr da ist?

Kein Problem! Alles da! Dank der Nutzung von Cloud-Diensten befinden sich kaum noch Daten in den mittlerweile feuchten Billomat-Büros. Dank IMAP, ausgelagertem Source-Code-Repository, SaaS-Ticket-System und externen Backups ist noch alles (Achtung, Wortwitz) in trockenen Tüchern. Und so kann der Betrieb nahtlos weitergehen. Hier trocknen zwar noch alte Bücher, in die ich seit dem letzten Jahrtausend keinen Blick mehr geworfen habe, aber Dropbox und Google Docs sind zum Glück ja noch trocken geblieben.

Ich muss gar nicht weit schauen. Kläglich tropfende Bücher auf der einen und eine funktionierende, ins Internet ausgelagerte Arbeitsumgebung auf der anderen Seite zeigen eindrucksvoll: Eins zu Null für die Cloud. Hoch soll’n sie leben, die SaaS-Dienste!

Die Versicherungsprofis von intergo kennen sich mit der Gesetzeslage, Tarife und Verträgen aus und können so deutlich günstigere Beiträge bei der bisherigen Krankenversicherung verhandeln. Und zwar ohne einen Verzicht auf Leistungen!

• bis zu 40% günstigere Beiträge
• keine Kündigung oder Wechsel der Versicherungsgesellschaft
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Die Vorteile für Billomat-Kunden

Zusätzlich zur Beitragsersparnis haben wir einen Rabatt von 10% auf das Erfolgshonorar von intergo. Dieses muss aber nur gezahlt werden, wenn sowohl die Verhandlungen mit dem Versicherer erfolgreich waren und man den ausgehandelten Vorschlag annehmen möchte. Ansonsten bleibt die Dienstleistung komplett kostenfrei.

Alle Details zu diesem unkomplizierten und kreativen Angebot gibt es wie gewohnt in der Schaltzentrale bei den Goodies.

Billomat als Cloud-Dienst ist von überall nutzbar. Egal welches internetfähige Gerät du gerade in der Hand hältst; deine Rechnungsdaten sind schon da. Insofern ist eine native App fürs Handy mehr als logisch. Das dachte sich auch Max Hille aus Hamburg. Max ist Freelancer und begeisterter Billomat-Nutzer. Nachdem er einen Blick auf unsere Programmierschnittstelle (API) geworfen hatte, war klar, dass Billomat nicht länger ohne App auskommen sollte. Also legte er los und veröffentlicht nun mit BilloDroid die erste Billomat-App für unterwegs.

Die App, die Max in Eigenregie entwickelte, ist dabei mehr also eine Imitation der Web-Oberfläche. Praktisch wird sie vor allen Dingen dort, wo sie die Fähigkeiten der Smartphones so richtig ausreizt. So können beispielsweise Kunden direkt per Fingertipp angerufen oder per SMS kontaktiert werden. Natürlich darf auch eine Navigation zum Kunden nicht fehlen. Einfach Kunden in der App auswählen und schon navigiert dich dein Handy auf den kürzesten Weg zum Ziel.

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Dein Weg zum API-Key

Für die Nutzung der App benötigst du zunächst einen API-Key. Diesen Key erhältst du ganz einfach wie folgt:

1. Melde dich bei Billomat an
2. Klicke rechts oben neben dem Abmelden-Link auf deinen Namen
3. Nun siehst du ein Formular mit deinen Daten. Aktiviere dort die Checkbox “API Zugriff” und klicke auf “API-Schlüssel anzeigen”
4. Es erscheint dein API-Key, den du bei BilloDroid hinterlegen musst.
5.  Bitte das Speichern nicht vergessen!

Deine Meinung zählt

Bei allen bereits vorhandenen Funktionen für die mobile Billomat-Nutzung ist Max offen für weitere Anregungen. Er hat uns bereits verraten, dass weitere
Funktionen sowie kostenlose Updates folgen sollen. Vielleicht hast du noch weitere Ideen oder Vorschläge, was man anders machen könnte. Dazu gibt es in der App einen Menüpunkt, mit dem du Max kontaktieren kannst. Auch im Android-Market ist seine E-Mail-Adresse zu finden.

Worauf wartest du noch? BilloDroid von Max Hille (lamdasoup) ist zurzeit für einen Einstiegs-Sonderpreis von 4,99 Euro (netto) im AndroidMarket erhältlich.

Die Fußzeile

Unter dem Menüpunkt Einstellungen > E-Mail-Vorlagen gibt es einige neue Einstellungsmöglichkeiten zu entdecken. Zunächst einmal fällt auf, dass ein Feld für die Fußzeile hinzugekommen ist. Wenn du hier einen Text einträgst, dann wird dieser automatisch als Signatur an eine Nur-Text-Mail angehangen. Gemäß Standard wird die Signatur durch die Zeichenfolge “–” (Zeile, die nur aus zwei Minuszeichen und einem Leerzeichen besteht) von der eigentlichen Nachricht getrennt. Die meisten E-Mail-Programme können die Signatur so automatisch erkennen und z.B. beim Antworten nicht zitieren. Bei HTML-Mails wird die Fußzeile nicht automatisch eingefügt. Dazu später mehr.

Nur Text oder HTML

Die wichtigste Neuerung ist die Einstellung des Mail-Typs. Hier kannst du zwischen der altbekannten Nur-Text-Variante und der neuen HTML-Version umschalten. Wenn du dich für HMTL entscheidest, wird die E-Mail als sog. Multipart-Mail versendet. Das bedeutet, dass zusätzlich zur schön gestalteten HTML-Version auch eine reine Text-Version in der Mail versteckt ist. Diese bekommen all diejenigen angezeigt, deren E-Mail-Programm kein HTML unterstützt. So ist sichergestellt, dass auch Nutzer, denen kein HTML dargestellt wird, eine lesbare Nachricht bekommen.

Für HTML-Mails muss zwingend ein HTML-Template hinterlegt werden. Hierbei handelt es sich um die Beschreibung des Aufbaus und des Designs. Unter http://www.campaignmonitor.com/resources/ findest du viele praktische Tipps zur Gestaltung von HTML-E-Mails. Auch ein Webdesigner deines Vertrauens kann hier weiterhelfen und viele Layout-Wünsche erfüllen. Es stehen drei Platzhalter zur Verfügung. Der Platzhalter [Email.body] sollte auf jeden Fall eingebaut werden. An dieser Stelle wird dann später beim Versand dein eingegebener Text eingefügt. Möchtest du den Betreff der E-Mail auch in der Nachricht anzeigen, dann kannst du dies mit [Email.subject] tun. Zu guter Letzt steht noch [Email.footer] zur Verfügung. Dieser Platzhalter wird durch den Text, der zuvor im Feld „Fußzeile“ eingegeben wurde, ersetzt.

Unter dem Feld für die Eingabe des HML-Templates findest du einen Link, der mit „Standard-Template“ beschriftet ist. Hier haben wir für dich schon einmal einen Vorschlag für ein Layout hinterlegt. Du musst nur noch deine Farbe und ggf. ein Logo anpassen. Lasse das Feld fürs Logo einfach frei, wenn du keins verwenden möchtest. Nach jeder Änderung siehst du bereits, wie deine Mail aussehen wird. So erhältst du im Handumdrehen eine an dein Layout angepasste E-Mail-Vorlage.

Zum Abschluss noch zwei Tipps

In den Einstellungen gibt es einen Menüpunkt „Erscheinungsbild“. Dort kannst du auch gleich deine Billomat-Oberfläche an dein Design anpassen. Wenn du dort schon Farben oder ein Logo hinterlegt hast, werden diese Daten bei der Standard-HTML-Vorlage auch gleich als Vorschlag angezeigt.

Um beim E-Mail-Versand nicht in die Spam-Falle zu tappen, solltest du einen SMTP-Server eintragen. Was dies ist, erklären wir in diesem vorherigen Blog-Artikel.

Das Zauberwort heißt Google Cloud Print. Mit diesem kostenlosen Dienst verbindest du deinen Drucker ganz leicht mit dem Internet. Danach kannst du von überall darauf zugreifen. Egal, ob von deinem Laptop, Smartphone oder Tablet – jedem Gerät, das eine Internetverbindung besitzt, steht der Drucker nun zur Verfügung. Natürlich sicher geschützt durch ein Passwort.

Gibt es einen Drucker-Treiber für Android-Telefone? Wo finde ich ein Verbindungskabel für mein iPad? All diese Fragen entfallen nun, wenn du deine Billomat-Dokumente ausdrucken möchtest. Und weil du kein Kabel brauchst, musst du dich noch nicht einmal in der Nähe des Druckers befinden. Vielleicht gibt dir sogar dein Kunde seinen Drucker frei. Dann könntest du die Angebotsbestätigung gleich nach dem Meeting bei ihm ausdrucken oder einfach von zu Hause die Rechnung auf seinen Drucker schicken.

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Cloud Print einrichten

Der Drucker muss zunächst einmal mit einen Computer verbunden sein, auf dem Google Chrome läuft (Tipp: Es gibt mittlerweile Google Cloud Print-Drucker, die direkt mit dem Internet verbunden sind).  Dann kannst du in Chrome unter Optionen > Details > Google Cloud Print deine Drucker freigeben. Das war’s dann auch schon mit der Einrichtung. Google Chrome muss nun nicht mehr laufen. Schließe ihn ruhig, wenn du ihn nicht mehr benötigst.

Um nun auch in Billomat auf diesen Drucker zu drucken, solltest du einen Blick in Einstellungen > Google Cloud Print (recht weit unten im Add-Ons-Block) werfen. Dort kannst du Google Cloud Print für Billomat aktivieren. Das war’s.

Ab sofort steht dir bei abgeschlossenen Dokumenten unter dem gewohnten Drucken-Button auch ein Knopf für Cloud Print zur Verfügung. Damit druckst du wann du willst, wo du willst.

Sollte der Rechner, der mit dem Drucker verbunden ist, gerade nicht eingeschaltet sein, dann ist dies kein Problem. Sobald Rechner und Drucker wieder eine Internetverbindung haben, wird gedruckt. Notfalls auch ein paar Stunden später.

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Vorneweg: Das Ergebnis unserer Überlegungen mündet in einem zentralen Support-Portal, welches als Anlaufstelle für Probleme aller Art gedacht ist. Zu finden unter support.billomat.com.

Neuer Helpdesk: Zentrale Support-Anlaufstelle

Über 1,5 Jahre haben wir für den Support mit einer selbst gehosteten Open-Source-Lösung gearbeitet. Allerdings legte uns diese immer wieder Steine in den Weg: Nicht korrekt erkannte Zeichenkodierungen, fehlende Statistiken, schlechte Erweiterbarkeit und Anpassungsmöglichkeiten. Dazu kam noch die fehlende Unterstützung für einen mehrsprachigen Support, der für uns immer wichtiger wird. Kurz: ein neues Tool musste her.

Wir haben viel recherchiert und ausprobiert. Letztendlich ist unsere Wahl auf Zendesk gefallen, welches alle unsere Anforderungen abdeckt. Damit sind wir in der Lage, unseren Support noch besser zu koordinieren und schneller zu bearbeiten. SLAs, Ticketverfolgung mit Single-Sign-On, Bewertungen, Statistiken, Automatisierungen und vieles mehr haben wir implementiert und an unsere Bedürfnisse angepasst.

Übrigens kann man im neuen Support-Portal auch jederzeit alle seine Anfragen einsehen. Der Login funktioniert ganz einfach mit den Billomat-Zugangsdaten.

Online-Hilfe: Komplette Überarbeitung und Suchfunktion

Unsere integrierte Online-Hilfe wurde von uns zu lange etwas stiefmütterlich behandelt. Da wir diese nur mit relativ hohem Aufwand direkt im Quellcode ändern konnten, litt die Aktualität.

Zukünftig wird unsere Hilfe direkt über das Support-Portal gepflegt und über eine Schnittstelle auch ohne Umwege in Billomat zur Verfügung gestellt. Die Themen sind logisch kategorisiert, komplett verschlagwortet und können nach beliebigen Begriffen durchsucht werden. So findet man die gewünschte Antwort auf seine Fragen noch schneller.

Die Online-Hilfe ist dabei kein fertiges Produkt, sondern wird in einem stetigen Prozess verbessert und erweitert werden. Du vermisst Themen oder Anleitungen? Dann lass es uns wissen!

Hilfe mit Selbstbedienung: neue Community-Funktionen

Oft sind wir nach einem Forum gefragt worden, über die man andere Billomat-Anwender zu Rate ziehen kann. Ob es um aktuelle Fragestellungen, Best-Practices oder einen Erfahrungsaustausch geht, die entsprechende Plattform fehlte. Das führte dazu, dass viele Nutzer ihre Anliegen in fremden Foren posten. Diese sind aber nur schwer zu monitoren und ein unterstützendes Eingreifen unsererseits fast unmöglich. Deshalb haben das Community-Forum ins Leben gerufen. Jeder Billomat-Kunde kann dort seine Fragen loswerden und andere bei der Lösung ihrer Probleme helfen. Selbstverständlich haben wir ebenfalls ein Auge darauf und springen ein, wenn es brennt.

Zusätzlich gibt es ein separates Forum für Feature Requests. Ihr habt eine Idee, was Billomat besser machen könnte? Stellt sie ein, diskutiert Vorschläge von anderen und stimmt gemeinsam über gewünschte Funktionen ab. Je mehr Stimmen ein Vorschlag bekommt, desto wahrscheinlicher wird dieser auch in Billomat umgesetzt werden.

Unterstützung auf allen Kanälen

Egal ob eine Anfrage über das Kontaktformular, per E-Mail oder die Feedback-Funktion in Billomat eingeht, wir kümmern uns gerne um dein Anliegen.
Übrigens: Selbstverständlich sind wir auch weiterhin wie gewohnt mit schnellem und unkompliziertem Support via Twitter und Facebook erreichbar!

In diesem Sinne: Ein frohes neues Jahr! Mit noch besserem Support.

Zum Ende des Jahres 2011 wollen wir gleich drei besondere BestOffers vorstellen. Mit unserem Kooperationspartner, der Hamburger Anwaltskanzlei Gallschütz & Partner, konnten wir einige Pakete schnüren, die in dieser Form auf dem deutschen Markt kaum zu finden sein werden. Die Kanzlei betreut mit zahlreichen spezialisierten Rechtsanwälten Unternehmer und Unternehmen. Die Schwerpunkte liegen insbesondere in den Bereichen Inkasso von Forderungen, Abmahnrecht, Urheber– und Wettbewerbsrecht, IT und E-Commerce-Recht.

Hier eine Kurzbeschreibung der neuen Angebote:

Forderungsmanagement

• Bis zu 50 Rechnungen für einmalig EUR 9,00
• 100 % Auszahlung – keine Erfolgsprovision
• Inkl. 20 Min. rechtlicher Hilfe am Telefon
• Ohne Anmeldung – ohne Risiko

Rechtsberatung zum Pauschalpreis ab EUR 19,00

• Vertragscheck
• Anwalt am Telefon
• Anwalts-Flatrate
• Abmahnung-Soforthilfe

Abmahnsicheres Website-Paket ab EUR 349,00

• Alles inklusive: AGB, Impressum, Datenschutzerklärung, Widerrufs– und Rückgabeerklärung, Zahlungs– und Versandbedingungen
• Volle Haftung der Kanzlei
• Inkl. einer Stunde Rechtsberatung am Telefon

Detaillierte Informationen zu den BestOffers findet ihr in Billomat bei den jeweiligen Angeboten. Bei weiteren Fragen zu den einzelnen Paketen wendet euch direkt an unseren Kooperationspartner Gallschütz & Partner.

Zusammenfassung

Zum 31. Dezember 2011 verjähren zahlreiche Forderungen (bspw. offenen Rechnungen aus Lieferung oder Dienstleistung). Mahnungen können die Verjährung nicht verhindern.

Außerdem sollten dringend noch in diesem Jahr alle fälligen Rechnungen gestellt werden. Für im neuen Jahr gestellte Rechnungen drohen mehr als doppelt so viele Zahlungsausfälle.

Unternehmer müssen also dringend handeln, zumal gerade in den ersten Jahren nach der Unternehmensgründung die Liquidität ein überragend wichtiger Faktor für Erfolg oder Misserfolg der Geschäftsidee ist.

Was genau ist Verjährung?

Nach Ablauf eines gewissen Zeitraumes kann sich der Schuldner (bspw. Rechnungsempfänger) auf die Verjährung seiner Schuld berufen und die Erfüllung des Anspruchs verweigern. Der Gläubiger (bspw. Rechnungssteller) kann seinen Anspruch nicht mehr erfolgreich gerichtlich durchsetzen, obwohl dieser rechtlich gesehen eigentlich weiterhin besteht.

Der Rechnungsempfänger muss somit nicht mehr zahlen!

Zum 31. Dezember 2011 verjähren unter anderem alle Ansprüche aus dem Jahr 2008, die der 3-jährigen Regelverjährung unterliegen (Werklohn des Handwerkers, Honorare und Auslagen von freien Berufen, etc.).

Aber Vorsicht ! Es gibt auch Forderungen die in anderen Fristen, manchmal sogar in nur 2 Jahren verjähren (Handelsvertreterrecht, Mietrecht, Reiserecht, Ansprüche auf Mängelbeseitigung, etc.).

Die Verjährung einer Forderung ist daher unbedingt in jedem Einzelfall gesondert zu prüfen.

Ein weiteres Risiko: Zahlungsausfälle durch psychologische Hemmschwelle

Umfragen haben ergeben, dass die größte Zahlungswilligkeit von Schuldnern am Ende eines Jahres herrscht – die schlechteste zu Beginn eines jeden Jahres.

Die Gründe sind vielfältig: Geld ist am Ende des Jahres übrig, Weihnachten steht vor der Tür, man möchte das Jahr abschließen und nicht mit noch offenen Verbindlichkeiten ins neue Jahr starten.

Rechnungen, die erst im Januar für Leistungen aus dem vergangenen Jahr gestellt werden, werden von Schuldner häufig vernachlässigt und als nicht so wichtig erachtet. Schuldner meinen häufig: „Das ist ja schon lange her. Wenn der Unternehmer mir jetzt erst (ein gefühltes Jahr später) seine Rechnungen schreibt, dann kann ihm das ja nicht so wichtig sein. Also kann er ruhig auch noch ein bisschen warten. Vermutlich erwartet er auch gar nicht die gesamte Summe von mir.“

Dieses psychologische Phänomen sorgt dafür, dass nach Umfragen Rechnungen, die Anfang des neuen Jahres gestellt werden in mehr als doppelt so vielen Fällen nicht gezahlt werden, als wenn diese Leistungen noch im Dezember des alten Jahres in Rechnung gestellt oder sogar anwaltlich zur Zahlung aufgefordert wurde.

Wie kann die Verjährung verhindert werden?

Es herrscht bei Unternehmern leider immer noch der Irrglaube, dass häufige Zahlungsaufforderungen und Mahnungen die Verjährung verhindern können. Das ist leider falsch.

Mahnungen können die Verjährung nicht verhindern!

Eine Forderung verjährt nur dann nicht, wenn die Verjährung gehemmt (§§ 203, 204 BGB) oder unterbrochen (§ 212 BGB) wird.

Hemmung kann nur eintreten, wenn gegen den Schuldner Klage eingereicht, bzw. Antrag auf Erlass eines gerichtlichen Mahnbescheids gestellt wird. Hier gilt es, unbedingt die Formalien zu beachten. Werden hier Fehler gemacht (unkonkrete Formulierungen, falsches Gericht, falsche Adresse des Schuldners, Verzug bei Zahlung von Gerichtskosten), so ist die Frist unwiderruflich versäumt und die Zahlung fällt aus.

Ferner normiert § 203 BGB die Möglichkeit, durch sog. „ernsthafte Verhandlungen“ mit dem Schuldner, die Verjährung zu hemmen. Wir raten Unternehmern dringend davon ab, sich darauf zu berufen. Insbesondere aufgrund der dem Gläubiger auferlegten Beweislast im Streitfall, sollten entsprechende Verhandlungen unbedingt von Rechtsanwälten geführt werden. Damit wird sichergestellt, dass alle Formalien eingehalten werden. Weiterer positiver Neben-Effekt: das bestimmende Auftreten von Anwälten erhöht die Drucksituation beim Schuldner und führt nach Umfragen dazu, dass Verhandlungen zur Zahlung im Ergebnis wesentlich effektiver und erfolgreicher sind.

Zudem kann der Schuldner zum Abschluss von rechtlich verbindlichen Ratenzahlungsvereinbarungen, Schuldanerkenntnissen oder Abschlagszahlungen bewegt werden. Das führt sogar zur Unterbrechung der Verjährung gemäß § 212 BGB. Der Trick – die Verjährung beginnt damit neu, also wieder die vollen 3 Jahre. Aber Vorsicht, der Teufel steckt im Detail der genauen Formulierungen in Ratenzahlungsvereinbarungen und Schuldanerkenntnissen. Werden hier Fehler gemacht, dann tritt keine Unterbrechung ein und die Zahlung fällt aus.

Zum Autor:

Sascha Gallschütz ist Rechtsanwalt und geschäftsführender Partner der deutschlandweit vertretenen Kanzlei GALLSCHÜTZ & PARTNER Rechtsanwälte. Die Kanzlei betreut mit zahlreichen spezialisierten Rechtsanwälten Unternehmer und Unternehmen, insbesondere in den Bereichen Inkasso von Forderungen, Abmahnrecht, Urheber– und Wettbewerbsrecht, IT– und E-Commerce-Recht. Die Kanzlei weicht von üblichen Bezahlmodellen für die Dienstleistungen ab und bietet seinen Kunden attraktive Vergütungsmodelle zum (monatlichen) Pauschalpreis.

Kontaktaufnahme über info@gallschuetz.com oder 040 / 696 353 – 915.

Dis­clai­mer: Alle Infor­ma­tio­nen sind all­ge­mei­ner Art und stel­len keine Steuer– oder Rechts­be­ra­tung dar.

Steuer-Sonderregel bei bestimmten Kunden

Es ist noch gar nicht so lange her, da haben wir unter Einstellungen > Steuern eine neue Funktion geschaffen, mit der du Länder festlegen kannst, bei denen keine MwSt. berechnet wird. So sorgt Billomat dann z.B. dafür, dass Rechnungen an ausländische Kunden gemäß Reverse Charge Ver­fah­ren von Steuern befreit werden. Eine tolle Sache, bei denen aber einige aufmerksame Billomat-Nutzer noch ein kleines Manko fanden.

Tatsächlich gibt es hier Ausnahmen von den Ausnahmen. Beispielsweise zwischen Privat– und Firmenkunden. Eine generelle Steuerbefreiung aufgrund des Landes ist dann zwar herrlich einfach, ist aber einigen Billomat-Nutzern nicht flexibel genug. Darum legen wir jetzt noch einen drauf.

Bei jedem Kunden kann nun individuell festgelegt werden, ob dieser von der Steuer befreit ist. Hierbei gibt es drei Einstellungen. Entweder ist er von der Mehrwertsteuer befreit (Billomat erzeugt dann Rechnungen ohne Steuer) oder nicht (Mehrwertsteuer wird wie gewohnt ausgewiesen). Diese Einstellungen sind hoffentlich selbsterklärend. Als dritte Option werden die Einstellungen aus den Ländern genommen.

Das bedeutet, dass du zunächst einmal die Länder mit Steuerfreiheit festlegen solltest. Danach kannst  du einzelne Kunden individuell aus dieser Regel ausschließen.

Zu kompliziert?! Wir hoffen nicht. Und wenn doch, dann sprich uns einfach an.

Kunden-Gebietsschema für Rechnungen & Co

Wenn wir schon mal beim Thema „Rechnung ins Ausland“ waren, haben wir auch gleich noch die Sprache angepackt. Standardmäßig bekommt jeder Kunde Rechnungen in deiner eigenen Sprache. Hast du also unter Einstellungen > Währungen und Lokalisierung als Gebietsschema “Deutsch (Deutschland)” gewählt, werden deine Rechnungen in deutscher Sprache und mit in Deutschland üblichen Formatierungen erstellt.

Beim Kunden kannst du nun aber eine andere Sprache einstellen. Hier stehen bisher die Sprachen deutsch, englisch, französisch, spanisch und portugiesisch zur Verfügung. Ändere einfach die Einstellungen und Billomat legt die neue Sprache sowie landestypische Formatierungsregeln bei der Erstellung von Angebot, Rechnung, Mahnung und anderen Dokumenten zu Grunde.

Dubletten-Entfernung in der Kundenakte

Ene meine muh und raus bist du! Manchmal kommt es leider vor, dass man einen Kunden versehentlich doppelt anlegt. Gerade wenn du mit mehreren Kollegen zusammen Billomat bedienst, passiert es schnell, dass ein bereits erfasster Kunde fälschlicherweiße noch einmal angelegt wird. Halb so schlimm, denn neuerdings  findest du in der Kundenakte einen Button, um Kundendaten zusammen zu legen und so Dubletten zu entfernen.

Wähle dazu zunächst den Kunde, der entfernt werden soll („falscher Eintrag“). Nach Klick auf „Kunden zusammenführen“ kannst du den Kunden wählen, der die Dokumente des  falschen Eintrags aufnehmen soll. Nach einer Sicherheitsabfrage werden alle Dokumente des falschen Eintrags zum neuen Eintrag verschoben. Anschließend wird der falsche Eintrag gelöscht. Unterm Strich wird so aus zwei Kundenakten eine gemacht.

Einige warnenden Worte hierzu muss es aber auch geben:

• Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden!
• Die Stammdaten des falschen Eintrags werden nicht übernommen.
• Abgeschlossene Rechnungen werden wie immer nicht geändert. Hier kann also u.U. noch die alte Kundennummer des falschen Eintrags stehen.

Wer rot lieber als grün mag, der darf jetzt hellhörig werden. Unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ (oben rechts) findet ihr nun auch den Navigationspunkt „Erscheinungsbild“. Dort könnt ihr euer eigenes Logo hochladen oder auch die Farben oder das Hintergrund-Bild ändern.

Logo & Favicon

Natürlich kannst du dein persönliches Logo hochladen. Dieses Logo ersetzt dann das Billomat-Logo in der oberen rechten Ecke. Bitte beachte, dass das Bild so skaliert wird, dass es maximal 72 Pixel hoch und 222 Pixel breit ist. Dabei wird es weder gestreckt noch gestaucht, so dass die Seitenverhältnisse auf jeden Fall beibehalten werden. Magst du lieber das schöne Billomat-Logo? Gerne doch; setze einfach ein Haken bei „Logo löschen und wieder Standard-Billomat-Logo verwenden“. Nach dem Speichern verschwindet dein Logo wieder.

Favi-was?! Ein Favicon ist ein klitzekleines Icon für die Webseite. Es wird beispielsweise in vielen Browsern vor den Lesezeichen angezeigt. Auch in der Adressleiste oder in den Tabs vieler Browser erscheint es. Wenn du ein kleines, hellgrünes „b“ findest, dann hast du unser Favicon gefunden. Auch dieses Icon kannst du ersetzen. Lade dazu einfach ein Favicon hoch. Es handelt sich dabei um eine 16x16 Pixel große Bilddatei im ICO-Format.

Vielleicht hilft dir auch unser Favicon-Assistent. Wenn du die Adresse einer Webseite eingibst, suchen wir dort nach einem Favicon und übernehmen dieses.

Farben

Hier kannst du die drei Hauptfarben von Billomat ändern. Mit dem Farbwähler hast du schnell eine andere Farbe ausgewählt. Damit du vor dem Speichern schon siehst, wie die Oberfläche aussehen wird, gibt es auch eine Vorschau, welche dir sofort zeigt, wie sich die Änderungen auswirken.

Du findest übrigens auch schon ein paar Farbvorschläge unsererseits, welche du gerne als Basis für deine eigenen Farben nehmen kannst. Und wenn dir dein Farb-Schema nicht mehr gefällt, kannst du jederzeit wieder zum Original-Grün zurückkehren.

Hintergrund

Auch der graue Hintergrund kann angepasst werden. Hier kannst du eine andere Farbe wählen oder auch ein Bild hochladen. Dieses Bild wird in der oberen linken Ecke platziert. Wenn du möchtest, kannst du das Bild auch kacheln. Dann wird das hochgeladene Bild unendlich oft neben– und untereinander platziert.

Auf die Farben, fertig, los

Jetzt bist du dran. Wir wünschen viel Spaß beim einfärben. Vielleicht schickt uns ja auch der ein oder andere einen Screenshot von seinem ganz individuell gebrandeten Billomat.

Mögliche Farbkombinationen: Billomat in deinem Corporate-Design

Das Oberflächen-Branding steht allen Kunden ab dem Tarif S+ unbeschränkt zur Verfügung. Aber auch im kostenlosen Tarif S kann diese Funktion zeitlich begrenzt getestet werden.

Übrigens: Diese bunte Spielerei ist natürlich kein Selbstzweck, sondern sinnvolle Vorbereitung auf noch viel interessantere Features. Was genau, verraten wir noch nicht. Man darf also gespannt sein!