Diese Funktionen wirst Du ♥...

1. Kunden auswählen.

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1. Kunden auswählen.

Bestimme zuerst, an wen die Rechnung gerichtet sein soll. Hast Du noch keine Kundendaten hinterlegt, kannst Du auch einen neuen Kunden im CRM von Billomat anlegen.

 

Wie du ganz unkompliziert ein Kunden in Billomat anlegst, erklärt Dir Steffen Schritt für Schritt:

2. Positionen hinzufügen.

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2. Positionen hinzufügen.

Lege nun die unterschiedlichen Positionen an, die Du Deinem Kunden in Rechnung stellen willst. Diese kannst Du neu erstellen oder aus Deinem Portfolio per Drag & Drop in die Abo-Rechnung ziehen.

3. Rechnung abschließen.

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3. Rechnung abschließen.

Sind alle Positionen in der Rechnung aufgeführt, kannst Du die Bearbeitung abschließen und über die Schaltfläche Neues Dokument > neue Abo-Rechnung eine Abo-Rechnung generieren, die in Zukunft automatisch versendet wird.

4. Turnus einstellen & entspannen.

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4. Turnus einstellen & entspannen.

Damit Billomat weiß, wann die Rechnung tatsächlich versendet werden soll, stellst Du nun noch den Turnus und und die Häufigkeit des Versands ein. Nach dem Speichern übernimmt Billomat die Angaben und du kannst Dich entspannt zurücklehnen.

Warum eigentlich wiederkehrende Rechnungen automatisieren?

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Warum eigentlich wiederkehrende Rechnungen automatisieren?

Wenn sich das Schreiben ein und derselben Rechnung ständig wiederholt, kann Billomat die Erstellung der Rechnung für Dich übernehmen. Das webbasierte Rechnungsprogramm generiert im regelmäßigen Abstand, in dem Du die Rechnung benötigst, selbstständig ein neues Dokument. Wenn du möchtest, versendet Billomat die Rechnung auch direkt zum Stichtag zur bevorzugten Uhrzeit an Deinen Kunden. So vergisst Du nie wieder, eine Rechnung zu schreiben und vermeidet lästige Tippfehler.

Behalte den Überblick.

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Behalte den Überblick.

Gerade wenn Du sehr viele wiederkehrende Rechnungen hast, kannst Du ohne Buchhaltungsprogramm leicht den Überblick verlieren. Mit einer Software wie Billomat sind Deine Rechnungen in einer übersichtlichen Liste zusammengefasst, die Du beispielsweise nach Kunden filtern kannst. Wenn Du die praktische Kontoverknüpfung nutzt, kann Billomat auch selbstständig Dein Konto nach Zahlungseingängen durchsuchen, ordnet diese den gestellten Rechnungen zu und markiert sie als bezahlt. Gerade bei wiederkehrenden Rechnungen, denen wiederkehrende Zahlungen folgen, ist das eine große Arbeitserleichterung.

Abo-Rechnungen ganz individuell konfigurieren.

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Abo-Rechnungen ganz individuell konfigurieren.

Du kannst die automatische Erstellung und den Versand von wiederkehrenden Rechnungen ganz individuell nach Deinen Bedürfnissen in nur wenigen Klicks konfigurieren.

  • Start-Datum: Wähle das Start-Datum, an dem die erste Abo-Rechnung erstellt werden soll.
  • Turnus und Uhrzeit: Definiere den Turnus für die Rechnungsstellung, beispielsweise monatlich zu einem festen Termin, quartalsweise oder jährlich.
  • Versandzeit: Hinterlege eine bevorzugte Uhrzeit, zu der Billomat die Rechnung versenden soll.
  • End-Datum: Handelt es sich um einen befristeten Vertrag, kannst Du auch ein End-Datum definieren, an dem die Rechnung zum letzten Mal ausgestellt werden soll.
  • Aktion: Über den Parameter bestimmt Du, welchen Status die Rechnung haben soll: Entwurfsrechnung, abgeschlossene Rechnung oder versendete Rechnung.

 

Abo-Rechnungen – einfache Verwaltung.

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Abo-Rechnungen – einfache Verwaltung.

Genauso einfach, wie Du Abo-Rechnungen mit Billomat erstellen kannst, kannst Du die Erstellung der Abo-Rechnungen auch wieder stoppen. Wähle dazu in der Übersicht Deiner Abo-Rechnungen die Rechnung aus, die Du nicht mehr stellen möchtest. Anschließend klickst Du einfach auf die Schaltfläche Stoppen und die Rechnung wird fortan nicht mehr erstellt.

Willst Du künftig diese wiederkehrende Rechnung nicht mehr stellen, musst Du keine Entwurfsrechnungen aus dem System löschen, da nur die Rechnungen im System sind, die wirklich gestellt wurden. Bucht Dein Kunde einige Zeit später wieder die Leistung, die Du ihm beispielsweise monatlich in Rechnung gestellt hast, kannst Du die Abo-Rechnung genauso einfach wieder aktivieren.

Mehr als nur wiederkehrende Rechnungen schreiben.

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Mehr als nur wiederkehrende Rechnungen schreiben.

Wiederkehrende Rechnungen sind praktisch; Durch die Automatisierung reduzierst Du das Fehlerpotenzial und sparst Dir eine Menge Zeit. Aber Du kannst mit Billomat noch weitaus mehr als nur Rechnungen schreiben. Du kannst beispielsweise Deine gesamte Auftragsabwicklung, vom Angebot, über die Auftragsbestätigung und Lieferscheine mit Billomat abbilden. Sollte es einmal nötig sein, kannst Du mit Billomat auch Mahnungen schreiben und das sogar automatisiert, wenn Du den Business-Tarif von Billomat wählst. Du kannst auch den DATEV-Export nutzen, um Deine Daten direkt an Deinen Steuerberater zu geben oder Deine Umsatzsteuervoranmeldung oder Deine EÜR mit wenigen Klicks erstellen.

Buchhaltung sollte nicht kompliziert sein.

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Häufig gestellte Fragen rund um wiederkehrende Rechnungen.

Wann lohnt es sich eine wiederkehrende Rechnung einzurichten?

Sobald es absehbar ist, dass Du eine Rechnung öfter als zweimal in regelmäßigen Abständen schreiben musst, empfiehlt es sich, eine Abo-Rechnung anzulegen. Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise monatliche Dienstleistungsverträge, Werbekostenpauschalen oder Hosting-Pakete.

Muss ich jeder Abo-Rechnung eine neue Rechnungsnummer vergeben?

Ja, jede Rechnung benötigt eine individuelle Rechnungsnummer, auch wenn sie inhaltlich gleich sind. Wenn Du mit Billomat Deine Abo-Rechnungen schreibst, vergibt Billomat automatisch für jede Rechnung eine neue Nummer innerhalb Deines definierten Nummernkreises.

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