Wiederkehrende Rechnungen

Mit Billomat Abo-Rechnungen automatisieren

Kennst Du das auch? Jeden Monat musst Du immer wieder dieselben Rechnungen schreiben. Miete, regelmäßige Bestellungen, monatliche Dienstleistungen, Hosting-Pakete oder Wartungsverträge? Du änderst eigentlich nur das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer, doch Betrag und Rechnungsempfänger bleiben immer identisch? Dann interessiert es Dich bestimmt, dass Billomat Dir diese Arbeit abnehmen kann. Mit der Funktion Abo-Rechnungen erstellst Du einmal eine Rechnung als Vorlage und Billomat versendet alle folgenden Rechnungen automatisch in dem Rhythmus, den Du eingestellt hast.

Wie schreibe ich wiederkehrende Rechnungen?

Kunde auswählen

Zunächst musst Du bestimmen, an wen die Rechnung gerichtet sein soll. Hast Du noch keine Kundendaten hinterlegt, kannst Du auch einen neuen Kunden anlegen.

Positionen hinzufügen

Lege nun die unterschiedlichen Positionen an, die Du Deinem Kunden in Rechnung stellen willst.

Rechnung abschließen

Wenn die Rechnung alles beinhaltet, schließe die Bearbeitung ab und generiere über die Schaltfläche neues Dokument > neue Abo-Rechnung eine Abo-Rechnung.

Turnus einstellen & entspannen

Nun stellst Du nur noch ein, in welchem Turnus und wie oft die Rechnung versandt werden soll. Nach dem Speichern übernimmt Billomat die Arbeit.

Wische, um alle Schritte zu sehen.

Wiederkehrende Rechnungen automatisieren

Wenn sich das Schreiben ein und derselben Rechnung wiederholt, kann Billomat die Erstellung der Rechnung für Dich übernehmen. Billomat generiert im regelmäßigen Abstand, in dem Du die Rechnung benötigst, selbstständig eine neue Rechnung. Und wenn du möchtest, versendet Billomat die Rechnung auch direkt zum Stichtag an Deinen Kunden zu Deiner bevorzugten Uhrzeit. So vergisst Du nie wieder, eine Rechnung zu schreiben.

Behalte den Überblick

Gerade wenn Du sehr viele wiederkehrende Rechnungen hast, kann es Dir ohne Buchhaltungsprogramm passieren, dass Du den Überblick verlierst. Unzählige Worddokumente in unterschiedlichen Versionen liegen in verschiedenen Ordnern. Mit einem Buchhaltungsprogramm wie Billomat sind Deine Rechnungen in einer übersichtlichen Liste zusammengefasst, die Du beispielsweise nach Kunde filtern kannst. Wenn Du die praktische Kontoverknüpfung nutzt, kann Billomat auch selbstständig Dein Konto nach Zahlungseingängen durchsuchen, ordnet diese den gestellten Rechnungen zu und markiert die gestellte Rechnung als bezahlt. Gerade bei wiederkehrenden Rechnungen, denen wiederkehrende Zahlungen folgen, ist das eine große Arbeitserleichterung.

Abo-Rechnung ganz individuell konfigurieren

Du kannst die automatische Erstellung und den Versand Deiner Abo-Rechnungen ganz individuell nach Deinen Bedürfnissen in nur wenigen Klicks konfigurieren.

  • Start-Datum: Wähle das Start-Datum, an dem die erste Abo-Rechnung erstellt werden soll.
  • Turnus und Uhrzeit: Definiere den Turnus für die Rechnungsstellung, beispielsweise monatlich zu einem festen Termin, quartalsweise oder jährlich.
  • Versandzeit: Hinterlege eine bevorzugte Uhrzeit, zu der Billomat die Rechnung versenden soll.
  • End-Datum: Handelt es sich um einen befristeten Vertrag, kannst Du auch ein End-Datum definieren, an dem die Rechnung zum letzten Mal ausgestellt werden soll.
  • Aktion: Über den Parameter bestimmt Du, welchen Status die Rechnung haben soll: Entwurfsrechnung, abgeschlossene Rechnung oder versendete Rechnung.

Abo-Rechnungen – einfache Verwaltung

Genauso einfach, wie Du Abo-Rechnungen mit Billomat erstellen kannst, kannst Du die Erstellung der Abo-Rechnungen auch wieder stoppen. Wähle dazu in der Übersicht Deiner Abo-Rechnungen die Rechnung aus, die Du nicht mehr stellen möchtest. Anschließend klickst Du einfach auf die Schaltfläche stoppen und die Rechnung wird fortan nicht mehr erstellt.

Willst Du künftig diese wiederkehrende Rechnung nicht mehr stellen, musst Du keine Entwurfsrechnungen aus dem System löschen, da nur die Rechnungen im System sind, die wirklich gestellt wurden. Bucht Dein Kunde einige Zeit später wieder die Leistung, die Du ihm beispielsweise monatlich in Rechnung gestellt hast, kannst Du die Abo-Rrechnung genauso einfach wieder aktivieren.

Mehr als nur wiederkehrende Rechnungen schreiben

Wiederkehrende Rechnungen sind praktisch. Durch die Automatisierung reduzierst Du das Fehlerpotenzial und sparst Dir eine Menge Zeit. Aber Du kannst mit Billomat noch weitaus mehr als nur Rechnungen schreiben. Du kannst beispielsweise Deine gesamte Auftragsabwicklung, vom Angebot, über die Auftragsbestätigung und Lieferscheine mit Billomat abbilden. Sollte es einmal nötig sein, kannst Du mit Billomat auch Mahnungen schreiben und das sogar automatisiert, wenn Du den Business Tarif von Billomat wählst. Du kannst auch den DATEV-Export nutzen, um Deine Daten direkt an Deinen Steuerberater zu geben oder Deine Umsatzsteuervoranmeldung oder Deine EÜR mit wenigen Klicks erstellen.

Die Vorteile, wenn Du mit Billomat wiederkehrende Rechnungen schreibst:

Weniger Fehler:
Keine Tippfehler und keine vergessenen Positionen: Du erstellst einmal eine korrekte Vorlage, anschließend generiert Billomat automatisch aus der Vorlage neue Rechnungen.

Rechtzeitig:
Billomat erstellt und versendet die wiederkehrenden Rechnungen für Dich zum Wunschtermin. So vergisst Du keinen Abrechnungszeitraum und keine Rechnung.

Korrekt:
Beim Erstellen der Vorlage achtet Billomat darauf, dass Du keine Pflichtangabe auf Deiner Rechnung vergisst. So erstellst Du rechtssichere Rechnungen.

FAQ

Häufig gestellte Fragen rund um wiederkehrende Rechnungen:


  • Wann lohnt es sich eine wiederkehrende Rechnung einzurichten?

    Sobald es absehbar ist, dass Du eine Rechnung öfter als zweimal in regelmäßigen Abständen schreiben musst, empfiehlt es sich, eine Abo-Rechnung anzulegen. Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise monatliche Dienstleistungsverträge, Werbekostenpauschalen oder Hosting-Pakete.

  • Muss ich jeder Abo-Rechnung eine neue Rechnungsnummer vergeben?

    Ja, jede Rechnung benötigt eine individuelle Rechnungsnummer, auch wenn sie inhaltlich gleich sind. Wenn Du mit Billomat Deine Abo-Rechnungen schreibst, vergibt Billomat automatisch für jede Rechnung eine neue Nummer innerhalb Deines definierten Nummernkreises.

  • Kann ich auch schon abgeschlossene Rechnungen in eine Abo-Rechnung umwandeln?

    Selbstverständlich kannst Du abgeschlossene Rechnungen auch nachträglich als Abo-Rechnung anlegen. Gehe hierzu einfach auf die Rechnung und wähle auf der rechten Seite neues Dokument => neue Abo-Rechnung aus und stelle den gewünschten Turnus ein.

  • Kann ich eine Abo-Rechnung ändern?

    Das ist möglich. Wenn Du möchtest, schließt schließt die erstellten Rechnungen nicht ab, damit Du diese kontrollieren und gegebenenfalls noch Änderungen vornehmen kannst, bevor Du sie versendest. Die erstellte Abo-Rechnung erscheint wie auch eine normale Rechnung in Deiner Rechnungsübersicht. Hier kannst Du die Rechnung vor dem Abschließen und Versenden noch bearbeiten. Auch die Vorlage kannst Du selbstverständlich bearbeiten und ändern, ohne dass Du die Abo-Rechnung neu anlegen musst. Wenn Du eine ähnliche Abo-Rechnung erstellen möchtest, kannst Du die Vorlage auch kopieren.

  • Wie viele Abo-Rechnungen kann ich in Billomat einrichten?

    Wenn Du den Business Tarif bei Billomat gewählt hast, kannst Du beliebig viele Abo-Rechnungen anlegen. Im Solotarif kannst Du insgesamt 30 Dokumente im Monat erstellen. Das können Rechnungen, Angebote, Mahnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen sein. Wie viele Dokumente Du von welcher Art erstellst, unterliegt keinen Beschränkungen.

  • Wie installiere ich Billomat?

    Billomat ist ein webbasiertes Buchhaltungsprogramm. Du musst Billomat nicht lokal bei Dir auf dem Computer installieren, sondern loggst Dich über Deinen Browser in Billomat ein. So musst Du Dich nicht um Updates, Systemsicherheit oder Kompatibilität kümmern und kannst Dich voll auf Dein Unternehmen konzentrieren.

  • Muss ich jede Abo-Rechnung archivieren?

    Auch Abo-Rechnungen musst Du gemäß der gesetzlichen Frist aufbewahren. Dies kann allerdings sowohl in analoger als auch in digitaler Form passieren.

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