Artikel und Dienstleistungen verwalten mit Billomat

Egal, ob online oder offline – wer Produkte oder Dienstleistungen verkauft, sollte sein Portfolio und die dazugehörigen Preise stets im Blick behalten. Im CRM von Billomat kannst Du Dein Angebot flexibel und individuell verwalten.

✔ Schneller Import & Export von Artikeln
✔ Spare wertvolle Zeit
✔ Flexibel arbeiten in der Cloud (keine Installation nötig)

• Wie kann ich Artikel erstellen?

  Einen neuen Artikel legst Du in Billomat unter Stammdaten > Artikel an.

  • Navigiere zu Stammdaten > Artikel.
  • In der sich öffnenden Ansicht findest du oben links in der Favoriten-Leiste nun den Button Neuer Artikel. Klicke darauf.
  • Nehme gewünschte Einstellungen vor (Artikelnummer, Titel, Beschreibung, Preis, Preisgruppen, Steuersätze, Konten, Einkaufspreis, Lieferant & mehr).
  • Klicke auf Speichern.
• Wie kann ich Artikel in Billomat importieren?

  Voraussetzung für den Artikel Import:

  Artikel-Daten können aus anderen Systemen in Billomat importiert werden. Die Daten dafür aber im CSV-Format vorliegen.

  Vorgehen bei Artikel-Import:

  Für den Import der Daten folgst du einfach den folgenden Schritten im Menü:

  Stammdaten > Artikel > CSV > Datei auswählen > Button “Hochladen“ .

  Nach dem Upload der Datei müssen die Felder in der CSV-Datei den Billomat-Feldern zugeordnet werden:

  • In der linken Spalte wird der Inhalt der Datei angezeigt. Daneben kann das entsprechende Feld in Billomat gewählt werden.
  • Wurde eine Spalte der CSV-Datei einem Billomat-Feld zugeordnet, kann außerdem ein Standardwert für dieses Feld vergeben werden. Dieser Standardwert wird immer dann verwendet, wenn in der Import-Datei kein Wert gefunden wurde. Die Angabe eines Standardwerts ist optional.
  • In der rechten Spalte kann zum nächsten Datensatz geblättert werden. Dies kann u.U. sinnvoll sein, wenn die Feldzuordnung anhand des ersten Datensatzes nicht eindeutig vorgenommen werden kann.
  • Am Ende der Seite können Billomat-Felder mit festen Werten vorbelegt werden. Angenommen, bei der Import-Datei handelt es sich um einen Kunden aus China, dann kann als Land der feste Wert „China“ eingetragen werden. Somit wird das Land bei allen zu importierenden Daten automatisch auf China gesetzt.

  Nach Zuordnung der Felder werden alle zu importierenden Daten noch einmal angezeigt:

  • Fehler (z.B. fehlende Pflichtangaben, Angaben im ungültigen Format, etc.) werden rot dargestellt.
  • Durch Klick auf einen Wert kann dieser noch geändert werden.
  • Geänderte Werte werden fett gedruckt.
  • Vor jeder Zeile befindet sich eine Checkbox. Ist diese angehakt, wird der Datensatz importiert.
  • In der rechten Spalte findest du eine Übersicht über den Import. Bitte beachte, dass es vorkommen kann, dass ein kompletter Import aufgrund des Vertragskontingents nicht möglich ist.
  • Am Ende der rechten Spalte findest du Links, mit denen du alle, keinen oder nur die Datensätze, bei denen kein Fehler gefunden wurde, markieren kannst.

  Nach Klick auf Import starten werden die Artikeldaten in Billomat importiert. Abschließend werden alle importierten Artikel noch einmal aufgelistet.

• Wie kann ich Artikel in Billomat löschen oder archivieren?

  Artikel löschen:

  Hast du den entsprechenden Artikel noch in keinem Dokument benutzt, kannst du ihn direkt un mit nur einem Klick löschen. Gehe dafür wie folgt vor:

  1. Gehe zu Stammdaten > Artikel.
  2. Wähle hier den Artikel, den du löschen möchtest.
  3. Klicke rechts auf Löschen.

  Artikel archivieren:

  Falls du einen Artikel zwar nicht mehr benötigst, aber ihn vielleicht für später noch behalten möchtest, kannst du ihn – als Alternative zum Löschen – auch einfach Archivieren.

  Gehe dazu analog zur Schritt-für-Schritt-Anleitung bei Artikel löschen vor und wähle die Option Archivieren aus.

  Archivierte Artikel sind, wie auch gelöschte Artikel, nicht mehr in Deiner Artikelliste sichtbar und zählen nicht mehr zum Kontingent deiner verfügbaren Artikel.

  Sie können aber, falls Du das möchtest, jederzeit wieder aktiviert werden. Somit hast Du den Vorteil, ein versehentliches Löschen jederzeit wieder rückgängig machen zu können.

  Artikel reaktivieren:

  Du möchtest einen archivierten Artikel wieder aktivieren? Dann gehe einfach so vor:

  1. Gehe zu Stammdaten > Artikel.
  2. Wähle bei den Filter-Optionen Archiv aus.
  3. Wähle hier den archivierten Artikel, den du reaktiveren möchtest.
  4. Klicke rechts – an der Stelle, wo vorher die Option Archivieren war – auf Aktiveren.
• Wie kann ich Einheiten verwalten?

  So verwaltest Du Deine Einheiten in Billomat:

  Navigiere zu Einstellungen > Konfiguration > Einheiten

  Du hast nun mehrere Optionen:

  • Über den Button Neue Einheit kannst du neue Einheiten hinzufügen.
  • Über das Stiftsymbol neben den Einheiten kannst du die bereits bestehenden Einheiten bearbeiten und auch löschen.