Digitale Belegerfassung mit der Buchhaltungssoftware Billomat

Mit Billomat kannst Du Belege mit Deinem Smartphone scannen und ortsunabhängig in die Rechnungssoftware laden. So bleibst Du flexibel und sparst wertvolle Zeit.

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Digitale Belegerfassung – schnell, flexibel und sicher

Belege digital zu erfassen, kann ein großer Vorteile für Deine Buchführung sein. Denn zum einen vermeidest Du dadurch das unübersichtliche Papierchaos, das bei zunehmendem Rechnungsaufkommen unweigerlich entstehen würde. Zum anderen brauchst Du lediglich Dein Smartphone, um Rechnungen automatisch einlesen zu können und in Deine Buchhaltungssoftware zu laden. Das ermöglicht Dir ungeahnte Dimensionen der Flexibilität und sorgt dafür, dass Du Deine Buchhaltung auch von unterwegs aus verwalten kannst.

Zeitsparendes Archivieren.

Mit der Belegerfassung per Billomat App brauchst Du nur Dein Smartphone, um Dokumente blitzschnell zu erfassen.

Digitale Verarbeitung.

Durch digitale Erfassung Deiner Dokumente ersparst Du Dir das unüber­sichtliche Zettelchaos und hast alle Dokumente in einer Software.

GoBD-konformes Arbeiten.

Da Billomat beim Belegscan alle Felder automatisch erkennt und zuordnet, können selbst Anfänger zu 100% korrekt arbeiten.

Ortsunabhängige Buchhaltung.

Egal, ob im Büro oder am Strand: Alles was Du für den digitalen Belegscan benötigst, ist Dein Smartphone und die integrierte Kamera.

Automatisierte Belegerkennung mit Billomat

Die Buchhaltungssoftware Billomat hebt die automatische Belegerkennung auf ein neues Level. Dank Mobile App und modernster Cloud-Technologie kannst Du unproblematisch und in jeder Lebenslage Belege per Smartphone erfassen und Deiner Buchhaltung hinzufügen. Damit Du die Quittungen später im Büro schnell wiederfindest, kannst Du gescannte Dokumente direkt beim Erfassen kategorisieren und anschließend nach bestimmten Suchkriterien oder Schlagworten filtern. Diese neugewonnene Freiheit ermöglicht Dir ein unkompliziertes Arbeiten von unterwegs und mindert gleichzeitig Deinen Zeitaufwand für Buchführung und Fakturierung.

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Belegerfassung per App – das solltest Du wissen.

Definition: Belege automatisiert erfassen.

Rechnungsdokumente automatisiert zu erfassen bedeutet, dass Du alle Transaktionsbelege klar und eindeutig festhältst und dokumentierst. Durch die Automatisierung vermeidest Du dabei das Zettelchaos und profitierst von einer komplett digitalen Buchführung. Die dazugehörige Software übernimmt dabei das buchhalterische Ablegen und Verbuchen.

Vorteile der digitalen Belegerfassung.

Der digitale Belegscan bietet Unternehmer*innen zahlreiche Vorteile hinsichtlich Flexibilität, Effizienz und Komfort.

  • Spare Zeit durch einfaches Belegscannen per Smartphone
  • Scanne Quittungen wann und wo Du möchtest
  • Vermeide Zettelchaos und behalte stets den Überblick
  • Arbeite korrekt und zu 100% GoBD-konform

Techniken für automatische Belegerkennung.

Die digitale Belegerfassung funktioniert auf verschiedene Arten, die technisch und methodisch häufig Hand in Hand agieren.

  • OMR: Identifikation von Ankreuzfeldern (Single- und Multiple-Choice)
  • OCR: Erkennung von maschineller Schrift und Matrixdruckerschriften
  • ICR: Erkennung von Block- und Handschrift
  • Logo und Bild: Wahrnehmung von Logos, Schriftzügen und digitalen sowie aufgeklebten Bildern

Prozess der Belegerkennung.

1. Dokumente per Smartphone scannen:
Rechnungen in Papierform können unkompliziert mit der Smartphone-Kamera gescannt werden.

2. In die Buchhaltungssoftware hochladen:
Die erfassten Dokumente werden im dann direkt in die Buchhaltungssoftware geladen. Der Algorithmus erkennt dabei genau, welche Informationen in welcher Zeile des Dokuments stehen.

3. Belege speichern und kategorisieren:
Abschließend kannst Du hochgeladene Quittungen in digitaler Form speichern, Kund*innen oder Projekten zuordnen und diese kategorisieren und filtern.

Zielgruppen für digitale Belegerfassung.

Im Prinzip eignet sich automatisierte Belegerkennung aufgrund der oben aufgeführten Vorteile für jedes Unternehmen. Dennoch profitieren besonders kleinere Firmen, Freiberufler*innen und Selbstständige, die über keine eigene Buchhaltungsabteilung verfügen, vom automatischen Belegscan. Durch ihn verlieren sie nie den Überblick und die Software übernimmt die korrekte Verbuchung der Rechnungsdokumente.

Digitale Belegerfassung sollte nicht kompliziert sein!

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Häufig gestellte Fragen zur digitalen Belegerfassung:

Wozu dient die digitale Belegerfassung?

Mit dem automatischen Belegscan kannst Du all deine Belege digitalisieren und in eine Software laden. Zusätzlich kannst Du die gescannten Rechnungsdokumente auch gleich beim Upload in Billomat kategorisieren, sodass Du anschließend Deine EÜR, Deine UStVA oder Deinen DATEV-Export erstellen kannst und Deine Steuerberatung kaum Arbeit mit dem Sortieren der Quittungen hat. Durch das Kategorisieren hast Du außerdem immer den vollen Überblick über Deine Ausgaben. Die Entwicklung Deiner Ausgaben siehst Du übersichtlich zusammengefasst in Deinem Billomat-Dashboard.

Wie sicher ist der automatisierte Dokumentation?

Billomat gewährleistet seinen Nutzer*innen höchste Sicherheitsstandards – auch bei unserer digitalen Dokumentenerkennung. Renommierte Zertifikate attestieren beispielsweise eine sichere Cloud-Lösungen nach ISO-Norm-27018 sowie das ISO-27001-Zertifikat für konforme Informationssicherheits-Managementsysteme.

  • Wie funktioniert die Belegerkennung explizit in Billomat?

    1. Belege hochladen
    Erledige Deine Belegerkennung per App oder ziehe Belege in der Software per Drag & Drop in Dein persönliches Dashboard. Alternativ kannst Du auch eine individuelle Billomat-Inbox einrichten oder Deinen Account mit einem Cloud-Speicher verbinden. So werden eingehende Rechnungen automatisiert erfasst und Du hast Zeit für Wichtigeres.

    2. Belege bearbeiten & kategorisieren
    Sobald Du Deine Belege hochgeladen hast, kannst Du sie mit wenigen Klicks einem Zulieferer zuordnen oder sie gegebenenfalls noch bearbeiten. Wähle dazu einfach den passenden Lieferanten in Deinem CRM aus oder lege einen neuen Kontakt an.

    3. Automatisiert & intelligente Zuordnung
    Billomat liest die Angaben auf Deinen Belegen automatisch aus und Du kannst diese im Anschluss einer passenden Ausgaben-Kategorie zuordnen. So legst Du mit der digitalen Belegerfassung und -kategorisierung den Grundstein für eine ordnungsgemäße Buchführung, hältst Dein Unternehmen stets auf organisiertem Kurs und ersparst Dir durch die Software hektische Korrekturen am Ende des Monats.

    4. Belege digitalisieren per App & Software
    Den praktischen Belegscan erledigst Du ganz einfach mit der mobilen Anwendung von Billomat. Einfach Smartphone zücken, Kamera öffnen und Hotel-, Zugticket- oder Restaurantrechnungen abfotografieren. So versinkst Du nie wieder in Papierkram und verlierst keine Rechnungsdokumente mehr. Wenn Du Deine EÜR, UStVa oder den DATEV-Export mit Billomat erstellen möchtest, kannst Du den Beleg anschließend noch kategorisieren.

  • Was sind die Vorteile des automatisierten Belebscans?

    Durch das sofortige Abfotografieren und Kategorisieren ist der Beleg sicher in der Cloud gespeichert – das aufwändige Suchen entfällt somit. Durch das Speichern der Quittungen über die Inbox oder Drag & Drop-Upload sparst Du Dir das Drucken, Abheften und Aufbewahren. Die automatische Belegerkennung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und und bietet Dir deutlich mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

  • Was macht die automatische Texterkennung mit den Belegen?

    Auf Deinem Beleg sind Informationen, die Du für Deine Steuer benötigst, wie zum Beispiel die Art oder Höhe der Ausgabe. Die Texterkennung liest bei der digitalen Belegerfassung alle relevanten Daten aus dem Scan oder Bild automatisch in die Software ein und erstellt basierend auf Ihnen eine digitale Eingangsrechnung. So musst Du gar nichts mehr manuell übertragen.

  • Kann ich gescannte Dokumente auch wieder exportieren?

    Selbstverständlich. Rufe in Billomat einfach das passende Dokument auf und klicke auf „Druckansicht“. Nun kannst Du es direkt als PDF-Datei herunterladen und lokal speichern.

  • Für wen ist die digitale Belegerkennung geeignet?

    Prinzipiell ist die automatisierte Belegerfassung für jeden geeignet. Ganz besonders empfiehlt sie sich für Selbstständige, Unternehmer*innen und Freiberufler*innen, die sich hin zum papierlosen Büro und zur papierlosen Buchführung digital transformieren wollen. Der Belegscan ist auch sehr beliebt bei Unternehmer*innen, die viel auf Dienstreisen sind. Durch das schnelle Fotografieren der Rechnungen müssen sie für ihre Reisekostenabrechnung nicht mehr nach den Belegen suchen, sondern haben sie zentral in ihrem Billomat-Account.

  • Sind die erfassten Belege nur in Billomat nutzbar?

    Nein, alle Belege, die Du über Billomat erfasst, kannst Du jederzeit herunterladen und auf anderen Medien speichern. So kannst Du alle Rechnungen zentral mit Billomat erfassen und auch gleichzeitig für andere Anwendungen nutzen.

  • Wer unterstützt mich beim Belegscan?

    Solltest Du einmal Fragen oder Schwierigkeiten mit der digitalen Belegerfassung haben, kannst Du Dich jederzeit an unseren Support wenden. Dein persönlicher Ansprechpartner wird sich dann schnellstmöglich bei Dir melden und eine individuelle Lösung finden.

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