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Belegerfassung per App: Das solltest Du wissen.

Definition: Belege automatisiert erfassen.

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Definition: Belege automatisiert erfassen.

Rechnungsdokumente automatisiert zu erfassen bedeutet, dass Du alle Transaktionsbelege klar und eindeutig festhältst und dokumentierst. Durch die Automatisierung vermeidest Du dabei das Zettelchaos und profitierst von einer komplett digitalen Buchführung. Die dazugehörige Software übernimmt dabei das buchhalterische Ablegen und Verbuchen.

Vorteile der digitalen Belegerfassung.

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Vorteile der digitalen Belegerfassung.

Der digitale Belegscan bietet Unternehmer*innen zahlreiche Vorteile hinsichtlich Flexibilität, Effizienz und Komfort.

  • Spare Zeit durch einfaches Belegscannen per Smartphone
  • Scanne Quittungen wann und wo Du möchtest
  • Vermeide Zettelchaos und behalte stets den Überblick
  • Arbeite korrekt und zu 100% GoBD-konform

Techniken für automatische Belegerkennung.

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Techniken für automatische Belegerkennung.

Die digitale Belegerfassung funktioniert auf verschiedene Arten, die technisch und methodisch häufig Hand in Hand agieren.

  • OMR: Identifikation von Ankreuzfeldern (Single- und Multiple-Choice)
  • OCR: Erkennung von maschineller Schrift und Matrixdruckerschriften
  • ICR: Erkennung von Block- und Handschrift
  • Logo und Bild: Wahrnehmung von Logos, Schriftzügen und digitalen sowie aufgeklebten Bildern

Prozess der Belegerkennung.

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Prozess der Belegerkennung.

1. Dokumente per Smartphone scannen:
Rechnungen in Papierform können unkompliziert mit der Smartphone-Kamera gescannt werden.

2. In die Buchhaltungssoftware hochladen:
Die erfassten Dokumente werden im dann direkt in die Buchhaltungssoftware geladen. Der Algorithmus erkennt dabei genau, welche Informationen in welcher Zeile des Dokuments stehen.

3. Belege speichern und kategorisieren:
Abschließend kannst Du hochgeladene Quittungen in digitaler Form speichern, Kund*innen oder Projekten zuordnen und diese kategorisieren und filtern.

Zielgruppen für digitale Belegerfassung.

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Zielgruppen für digitale Belegerfassung.

Im Prinzip eignet sich automatisierte Belegerkennung aufgrund der oben aufgeführten Vorteile für jedes Unternehmen. Dennoch profitieren besonders kleinere Firmen, Freiberufler*innen und Selbstständige, die über keine eigene Buchhaltungsabteilung verfügen, vom automatischen Belegscan. Durch ihn verlieren sie nie den Überblick und die Software übernimmt die korrekte Verbuchung der Rechnungsdokumente.

Buchhaltung sollte nicht kompliziert sein.

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Häufig gestellte Fragen

Wozu dient die digitale Belegerfassung?

Mit dem automatischen Belegscan kannst Du all deine Belege digitalisieren und in eine Software laden. Zusätzlich kannst Du die gescannten Rechnungsdokumente auch gleich beim Upload in Billomat kategorisieren, sodass Du anschließend Deine EÜR, Deine UStVA oder Deinen DATEV-Export erstellen kannst und Deine Steuerberatung kaum Arbeit mit dem Sortieren der Quittungen hat. Durch das Kategorisieren hast Du außerdem immer den vollen Überblick über Deine Ausgaben. Die Entwicklung Deiner Ausgaben siehst Du übersichtlich zusammengefasst in Deinem Billomat-Dashboard.

Wie sicher ist der automatisierte Dokumentenscan?

Billomat gewährleistet seinen Nutzer*innen höchste Sicherheitsstandards – auch bei unserer digitalen Dokumentenerkennung. Renommierte Zertifikate attestieren beispielsweise eine sichere Cloud-Lösungen nach ISO-Norm-27018 sowie das ISO-27001-Zertifikat für konforme Informationssicherheits-Managementsysteme.

Gewinne und Verluste
immer im Blick.

Billomat geht noch einen Schritt weiter. Durch die digitale Belegerfassung und -kategorisierung Deiner Belege schaffst Du sowohl die Grundlage für eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), als auch für eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa).

EÜR Bericht erstellen
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