Digitale Belegerfassung mit der Buchhaltungssoftware Billomat

Wozu dient die digitale Belegerfassung?

Mit dem automatischen Belegscan kannst Du all deine Belege digitalisieren und in eine Software laden. Zusätzlich kannst Du die gescannten Rechnungsdokumente auch gleich beim Upload in Billomat kategorisieren, sodass Du anschließend Deine EÜR, Deine UStVA oder Deinen DATEV-Export erstellen kannst und Deine Steuerberatung kaum Arbeit mit dem Sortieren der Quittungen hat. Durch das Kategorisieren hast Du außerdem immer den vollen Überblick über Deine Ausgaben. Die Entwicklung Deiner Ausgaben siehst Du übersichtlich zusammengefasst in Deinem Billomat-Dashboard.

Wie sicher ist der automatisierte Dokumentation?

Billomat gewährleistet seinen Nutzer*innen höchste Sicherheitsstandards – auch bei unserer digitalen Dokumentenerkennung. Renommierte Zertifikate attestieren beispielsweise eine sichere Cloud-Lösungen nach ISO-Norm-27018 sowie das ISO-27001-Zertifikat für konforme Informationssicherheits-Managementsysteme.

• Wie funktioniert die Belegerkennung explizit in Billomat?

  1. Belege hochladen
  Erledige Deine Belegerkennung per App oder ziehe Belege in der Software per Drag & Drop in Dein persönliches Dashboard. Alternativ kannst Du auch eine individuelle Billomat-Inbox einrichten oder Deinen Account mit einem Cloud-Speicher verbinden. So werden eingehende Rechnungen automatisiert erfasst und Du hast Zeit für Wichtigeres.

  2. Belege bearbeiten & kategorisieren
  Sobald Du Deine Belege hochgeladen hast, kannst Du sie mit wenigen Klicks einem Zulieferer zuordnen oder sie gegebenenfalls noch bearbeiten. Wähle dazu einfach den passenden Lieferanten in Deinem CRM aus oder lege einen neuen Kontakt an.

  3. Automatisiert & intelligente Zuordnung
  Billomat liest die Angaben auf Deinen Belegen automatisch aus und Du kannst diese im Anschluss einer passenden Ausgaben-Kategorie zuordnen. So legst Du mit der digitalen Belegerfassung und -kategorisierung den Grundstein für eine ordnungsgemäße Buchführung, hältst Dein Unternehmen stets auf organisiertem Kurs und ersparst Dir durch die Software hektische Korrekturen am Ende des Monats.

  4. Belege digitalisieren per App & Software
  Den praktischen Belegscan erledigst Du ganz einfach mit der mobilen Anwendung von Billomat. Einfach Smartphone zücken, Kamera öffnen und Hotel-, Zugticket- oder Restaurantrechnungen abfotografieren. So versinkst Du nie wieder in Papierkram und verlierst keine Rechnungsdokumente mehr. Wenn Du Deine EÜR, UStVa oder den DATEV-Export mit Billomat erstellen möchtest, kannst Du den Beleg anschließend noch kategorisieren.

• Was sind die Vorteile des automatisierten Belebscans?

  Durch das sofortige Abfotografieren und Kategorisieren ist der Beleg sicher in der Cloud gespeichert – das aufwändige Suchen entfällt somit. Durch das Speichern der Quittungen über die Inbox oder Drag & Drop-Upload sparst Du Dir das Drucken, Abheften und Aufbewahren. Die automatische Belegerkennung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und und bietet Dir deutlich mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

• Was macht die automatische Texterkennung mit den Belegen?

  Auf Deinem Beleg sind Informationen, die Du für Deine Steuer benötigst, wie zum Beispiel die Art oder Höhe der Ausgabe. Die Texterkennung liest bei der digitalen Belegerfassung alle relevanten Daten aus dem Scan oder Bild automatisch in die Software ein und erstellt basierend auf Ihnen eine digitale Eingangsrechnung. So musst Du gar nichts mehr manuell übertragen.

• Kann ich gescannte Dokumente auch wieder exportieren?

  Selbstverständlich. Rufe in Billomat einfach das passende Dokument auf und klicke auf „Druckansicht“. Nun kannst Du es direkt als PDF-Datei herunterladen und lokal speichern.

• Für wen ist die digitale Belegerkennung geeignet?

  Prinzipiell ist die automatisierte Belegerfassung für jeden geeignet. Ganz besonders empfiehlt sie sich für Selbstständige, Unternehmer*innen und Freiberufler*innen, die sich hin zum papierlosen Büro und zur papierlosen Buchführung digital transformieren wollen. Der Belegscan ist auch sehr beliebt bei Unternehmer*innen, die viel auf Dienstreisen sind. Durch das schnelle Fotografieren der Rechnungen müssen sie für ihre Reisekostenabrechnung nicht mehr nach den Belegen suchen, sondern haben sie zentral in ihrem Billomat-Account.

• Sind die erfassten Belege nur in Billomat nutzbar?

  Nein, alle Belege, die Du über Billomat erfasst, kannst Du jederzeit herunterladen und auf anderen Medien speichern. So kannst Du alle Rechnungen zentral mit Billomat erfassen und auch gleichzeitig für andere Anwendungen nutzen.

• Wer unterstützt mich beim Belegscan?

  Solltest Du einmal Fragen oder Schwierigkeiten mit der digitalen Belegerfassung haben, kannst Du Dich jederzeit an unseren Support wenden. Dein persönlicher Ansprechpartner wird sich dann schnellstmöglich bei Dir melden und eine individuelle Lösung finden.