Automatisches Mahnwesen | Rechnungssoftware Billomat

Automatisierte Mahnungen:
Mehr Effizienz im Forderungsmanagement.

Das automatische Mahnwesen per Software umfasst alle Aktivitäten, die sich mit dem digitalen und automatisierten Ausstellen und Versenden von Entgeltforderungen und Zahlungserinnerungen beschäftigen. Durch die Digitalisierung und softwaregestützte Ausführung solcher Aufgaben können Unternehmen manuelle Arbeit sparen und Prozesse im Forderungsmanagement deutlich erleichtern und beschleunigen. Automatisches Mahnen bietet dabei sowohl dem Gläubiger als auch dem Schuldner etliche Vorteile gegenüber dem analogen und manuellen Verfahren.

Icon for Individueller Automatisierungsgrad.

Individueller Automatisierungsgrad. Mit dem Mahnwesen von Billomat kannst Du den Grad der Automatisierung individuell festlegen. So behältst Du stets die Kontrolle.

Forderungen immer im Blick. Dank des übersichtlichen Dashboards hast Du Forderungen, Mahngebühren und -stufen im Blick und bist stets auf dem neuesten Stand.

Cloudbasiert & flexibel. Durch Cloud-Technologie kannst Du Mahnungen auch von unterwegs aus erstellen, bearbeiten und automatische Prozesse einrichten.

Persönliche Kundenansprache. Neben den Mahnungsvorlagen von Billomat kannst Du Dokumente auch individuell gestalten und Kund*innen dadurch passend adressieren.

Automatisches Mahnen mit der Rechnungssoftware Billomat

Automatisches Mahnwesen mit Billomat

Billomat bietet Dir einen automatisierbaren Mahnprozess, mit dem Du Mahnungen per Software individuell erstellen, zeitlich planen und versenden lassen kannst. Das Rechnungsprogramm erkennt dabei genau, wann eine Zahlung überfällig ist und generiert auf Basis der dazugehörigen Rechnung das passende Mahnschreiben. Neben einem vollautomatisierten Versand, bei dem die Mahnung direkt automatisch versendet wird, kannst Du auch eine Teilautomatisierung einstellen, sodass das Dokument zwar ohne manuelle Arbeit erstellt wird, aber von Dir versendet werden muss. Billomat erlaubt zudem, spezifische Mahngebühren und Mahnstufen festzulegen, damit Mahnbescheide je nach Kunden bzw. Kundinnen persönlich ausgestaltet werden. Den automatischen Mahnlauf kannst Du jederzeit wieder stoppen.

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Automatisches Mahnwesen auf einen Blick.

Vorteile automatischer Mahnungen.

Automatisches Mahnwesen bietet Nutzer*innen von Rechnungsprogrammen diverse Vorteile gegenüber manuellem Mahnen, die letztendlich auch dem gesamten Unternehmenserfolg zugutekommen.

Beschleunigung von Mahnprozessen
Einfachere Liquidierung von Forderungen
Verringerung von Fehlern
Professionelle Kundenansprache

Zielgruppen von Auto-Mahnwesen.

Automatisches Mahnwesen eignet sich einerseits für große Unternehmen und KMU, die bei erhöhtem Mahnungsaufkommen ihr Forderungsmanagement entlasten möchten. Aber auch Startups, Selbstständige und Kleinunternehmer*innen profitieren von dieser Automatisierung, die ihnen bei Unsicherheiten beim Mahnen professionell weiterhilft.

Mahnstufen und Mahngebühren.

Mahnstufen: Je nach Ausmaß des Zahlungsverzugs können Nutzer*innen in Rechnungsprogrammen unterschiedliche Stufen festlegen, die in der Software durch ein automatisiertes Mahnwesen im Zeitverlauf intelligent angepasst werden.

Mahngebühren: Mit steigender Mahnstufe steigt meist auch die geforderte Mahngebühr, die Kunden und Kundinnen zahlen müssen. Mit einer Software werden diese Beträge ebenfalls automatisch erhöht.

Mahnvorlagen.

Wer sich bei der Mahnungsstellung unsicher ist, kann in einer Rechnungssoftware wie Billomat vorgefertigte Mahnungsvorlagen auswählen und diese individuell bearbeiten. So kann Dein Unternehmen professionelle Mahnschreiben schnell generieren und versenden, ohne Angaben zu übersehen.

Erfolgsfaktoren gelungener Mahnungen.

Für eine Mahnung, die sowohl fordernd als auch respektvoll gegenüber den Kun*innen ist, gelten bestimmte Erfolgsfaktoren, die Unternehmen beherzigen sollten:

Persönliche und höfliche Ansprache
Klare Angabe von offenen Beträgen
Auswahl an Zahlungsoptionen
Deutliche Kommunikation von Zahlungszielen
Regelmäßige Mahnzeitpunkte

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Nutze unsere 14-tägige Testphase und überzeuge Dich selbst von den Vorteilen automatisierter Mahnungen.

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Häufige Fragen zum automatischen Mahnwesen.

Wie kann ich Mahnstufen einstellen?

Um Mahnabstufungen in Billomat einzurichten, musst Du in der Software wie folgt navigieren: Einstellungen > Dokumente. Unterschieden wird nach unterschiedlichen Graden, die sich nach dem Ausmaß der Zahlungsverzögerung richtet. Wenn Du Dein Mahnwesen automatisierst, werden die definierten Mahnstufen von der Software in generierte Mahndokumente übernommen.

Wie kann ich Mahnstufen automatisieren?

Wenn Du Mahnstufe anlegst, kannst im unteren Fenster den gewünschten Automatisierungsgrad definieren. Um bei bereits bestehenden Stufen eine Automatisierung einzustellen, musst Du nur auf die jeweilige Stufe klicken und zu dem Menüpunkt Automatisierung herunterscrollen. Hier hast Du nur die Möglichkeit, einzustellen, ob das Mahnschreiben nur angelegt, direkt abgeschlossen oder direkt per E-Mail oder Post verschickt werden soll. Zudem kannst Du Karenztage und spezifische Uhrzeiten anlegen, zu denen die Aktion durchgeführt werden soll.

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Werden automatische Mahnungen direkt versendet?

Du kannst in Billomat selbst wählen, ob Dein Mahnwesen manuell, voll- oder teilautomatisiert ablaufen soll. Wählst Du eine Vollautomatisierung, wird die Mahnung von der Rechnungssoftware eigenständig erstellt und direkt an säumige Kunden und Kundinnen versendet. Wenn Du mehr Kontrolle über das Mahnwesen behalten möchtest, wird in der Teilautomatisierung lediglich ein Mahnschreiben automatisch erstellt und als Entwurf gespeichert. Den Versand kannst Du dann nach eigenem Ermessen selbst vornehmen.

Wie hoch sind die üblichen Mahngebühren?

Laut Verwaltungs-Vollstreckungsgesetz dürfen Mahngebühren 0,5 Prozent des zu mahnenden Betrags aufweisen. Dennoch sollten die Gebühren mindestens 5 Euro betragen und 150 Euro nicht überschreiten.

Wie sicher sind meine Daten in Billomat?

Bei Billomat sind die Daten all Deiner Kundinnen und Kunden zu jeder Zeit sicher. Das garantieren zahlreiche Zertifikate, die den höchsten Standard der Datensicherheit attestieren. So verfügt unsere Buchhaltungssoftware beispielsweise über die SSL-Zertifizierung für sichere und kodierte Datenübertragung sowie die ISO-Normen 27001 und 27018 für konforme Cloud-Lösungen und Informationssicherheits-Managementsysteme.

Wie hängen Rechnungen und Mahnschreiben in Billomat zusammen?

Das Rechnungsprogramm Billomat bietet Nutzer*innen einen ganzheitlichen Fakturierungsansatz – auch bei Mahnbescheiden. Die automatisch generierten Mahndokumente werden direkt aus den dazugehörigen Rechnungen erstellt, sodass offene Beträge für die jeweiligen Positionen in der Rechnung in der richtigen Höhe und mit klarer Bezeichnung übernommen werden.

Kann ich das Forderungsmanagement aus auslagern?

Wenn Du Dein Forderungsmanagement lieber outsourcen möchtest, kannst Du unser praktisches Add-On zu Debitor-Inkasso verwenden. In nur wenigen Klicks verknüpfst Du diese Erweiterung mit Billomat und übergibst offene Rechnungen dadurch ganz einfach an die erfahrenen Experten und Expertinnen des Inkasso-Dienstleisters.

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