Blog   03.2.2011

Flexible Rechnungsnummern

Viele kleine Erweiterungen haben in den letzten Tagen Einzug in Billomat gehalten. Eine praktische Erweiterung betrifft die Vergabe von Rechnungsnummern. Diese ist nun noch flexibler. Platzhalter und führende Nullen machen es möglich. Dieser Artikel zeigt, was nun möglich ist.

Billomat vergibt fortlaufende Nummern. Dies gilt bei Rechnungen und Angeboten genauso wie bei Artikel und Kunden. Unter Einstellungen > Präfixe kann ein Präfix definiert werden, dass der Rechnungsnummer vorangestellt wird. Die Voreinstellung ist hier „RE“, so dass Billomat hier fleißig die Rechnungen RE1, RE2, RE3, … erzeugt.

Start bei beliebiger Rechnungsnummer

Was aber, wenn bereits die Rechnung 225 auf andere Art und Weiße erzeugt wurden, bevor man zur Billomat-Fakturierung wechselte? Hier kann ganz einfach die Rechnungsnummer bei der Erstellung der ersten Rechnung gewechselt werden. Dazu eine neue Rechnung erstellen und auf den Ändern-Link neben der Rechnungsnummer klicken. Gibt man hier eine andere fortlaufende Zahl (im Beispiel also 226) ein. Billomat verrichtet fortan seinen Dienst ab dieser Rechnungsnummer und zählt pflichtbewusst 226, 227, 228…

rechnungsnummer-1

rechnungsnummer-2

Führende Nullen

Ganz frisch eingetroffen sind die führenden Nullen. Wer anstatt RE1 lieber RE0001 auf seiner Rechnung stehen haben möchte, kann dies nun ebenfalls unter Einstellungen > Präfixe festlegen. Dort kann die Mindestlänge der Rechnungsnummer (ohne Präfix) konfiguriert werden. Im Beispiel wäre 4 als Mindestlänge zu wählen. Aus 1 wird 0001, aus 11 wird 0011 und aus 1111 wird 1111. Da es sich um eine Mindestlänge handelt, bleiben auch längere Zahlen unverändert: 111111 bleibt 111111.

Platzhalter

Richtig schick wird’s, wenn Platzhalter für ein Präfix verwendet werden. Platzhalter werden von Billomat dynamisch durch die entsprechenden Werte ersetzt. Ein Blick in die Hilfe (Hilfe > Platzhalter) zeigt, welche Platzhalter es alles gibt. Für Rechnungsnummern sind vor allen Dingen die Kunden- und Datumsplatzhalter interessant.

Wer beispielsweise das aktuelle Jahr und den aktuellen Monat in seiner Rechnunsgnummer unterbringen möchte, kann mit dem Präfix „RE-[Date.year]-[Date.month]-“ Rechnungsnummern wie RE-2011-01-00004 zaubern. Wer lieber die Kundennummer zum Teil der Rechnunsgnummer machen möchte, greift hingegen zu einem Präfix, das diesem Format ähnelt: „RE-[Client.number]/„ und generiert so Rechnungsnummern wie „RE-3993/1“.

Achtung! Die Fortlaufende Nummerierung sorgt dafür, dass die Rechnungsnummer immer für einen Präfix eindeutig ist. Das bedeutet, dass die nächste Rechnung des Kunden die RE-3993/2 bekommt. Für einen anderen Kunden beginnt die Zählung jedoch wieder bei der kleinsten mögliche Zahl; also beispielsweise bei 1. So könnte nach der RE-3993/2, die RE-2389/1 und dann wieder die RE-3993/3 folgen.

Und was ist mit Nummern für Angebote, Kunden und Artikel?

Alle Funktionen zu den Rechnungsnummern gelten ebenfalls für Angebots-, Kunden- und Artikelnummern.

Wir hoffen, dass die Arbeit mit Billomat dadurch noch einfacher und gleichzeitig flexibler wird.

Diskussion

8 comments

  1. 3. Februar 2011 am 18:09

    Super Funktione!
    Hallo zusammen,

    erst mal Danke für diese kleine, aber echt super tolle Erweiterung.
    Leider habe ich eben festgestellt, wenn ich, wie in eurem Beispiel, „RE-[Client.number]-“ teste und dann eine Rechnung erstelle, haut er mir bei dieser die führenden Nullen des Platzhaltes weg (Hab ich auf 4 gestellt).
    Ist das so gewollt? 😀

    Viele Grüße aus Hamburg
    Sebastian

  2. 4. Februar 2011 am 11:14

    Bugfix
    Hallo Sebastian,
    vielen Dank für den Hinweis. Der Fehler wurde mittlerweile korrigiert. Sollte es noch Probleme geben, melde dich einfach bei support /ät/ billomat.com

    Gruß
    Markus

  3. 9. Februar 2011 am 11:16

    Danke!
    Hallo Markus,

    danke für die schnelle Antwort und den schnellen Bugfix!
    Das nenne ich mal einen super Support, weiter so! 😉

    Viele Grüße aus Hamburg
    Sebastian

  4. 10. Februar 2011 am 12:49

    aktuelles Jahr und Monat
    Hallo ich habe es versucht mit dem Präfix für das aktuelle Jahr und Monat,
    leider funktioniert das gar nicht. ich habe die Rechnung noch nicht gespeichert nur in der Vorschau angesehen. Liegt es daran oder ist da ein Fehler? Danke für eine schnelle Hilfe…

  5. 10. Februar 2011 am 14:26

    Re: aktuelles Jahr und Monat
    Hallo Jane,
    vielleicht liegt hier ein Missverständnis vor: Die Platzhalter werden aufgelöst, wenn die Rechnung erstellt wird. Die Platzhalter wurden also zuvor unter Einstellungen > Präfixe festgelegt.

    Beispiel:
    Du legst unter Einstellungen > Präfixe fest, dass die Rechnungsnummer mit „RE-[Date.year]-[Date.month]“ beginnen soll. Erstellst du nun eine Rechnung, wird als Präfix RE-2011-02 vorbelegt.

    Was nicht geht:
    Wenn du eine Rechnung erstellst, kannst du dort nicht als Präfix „RE-[Date.year]-[Date.month]“ abgeben. Ab da wird nichts mehr aufgelöst.

    Ich hoffe, ich konnte einigermaßen verständlich und schnell antworten. Wenn es noch Probleme gibt, melde dich am besten unter support -ät- billomat.com oder verwende den Feedback-Link im Billomat.

  6. 12. Februar 2011 am 10:57

    kleine Verbesserungen bringen es
    Hallo!
    Schön, dass Ihr an Eurem Programm immer wieder an solchen Schrauben dreht, das sehe ich gerne. So wird Billomat immer noch besser. Flexible und gut zu bearbeitende Rechnungsnummern halte ich für extrem wichtig. Danke!

  7. 21. September 2013 am 18:42

    Gibt es eine Möglichkeit den Sitz des Finanzamtes fest einzustellen?

    • 23. September 2013 am 8:59

      Es stellt sich die Frage, was genau mit dieser Angabe gemacht werden soll. Wenn es darum geht, dass diese Angabe auf Rechnungen, Angeboten, etc. erscheinen soll, dann kannst du das Finanzamt ganz einfach direkt auf deinem Briefpapier vermerken. Rufe dazu in Billomat den Menüpunkt „Einstellungen > Briefpapier > Vorlage“ auf. Wenn du unsere Standardvorlage nutzt, dann wäre es wahrscheinlich hilfreich, die Angabe entweder in der Kopf- oder Fußzeile einzutragen. Wenn du eine eigene Vorlage in Form einer Word-Datei nutzt, spricht auch dort nichts dagegen, an einer beliebigen Stelle „Finanzamt XYZ“ einzutragen.

      Wenn du dazu noch Fragen hast oder wenn ich dich ganz einfach falsch verstanden habe, dann melde dich doch einfach noch mal unter support@billomat.com.

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