Blog   30.4.2014

Sag mal Danke! – mit Billomat

Schön, dass das Schreiben von Rechnungen dank Billomat Spaß macht. Noch schöner aber ist der Moment, wenn die Rechnung auch bezahlt wird. Wenn das kein Grund ist, dem Kunden auch mal Danke zu sagen.

Die neue Funktion wurde von vielen Nutzern vorgeschlagen. Auch dafür unseren herzlichsten Dank. Gewünscht war die Möglichkeit, den Kunden eine kleine Dankes-Mail zu schicken, sobald eine Zahlung verbucht wird. Ob dies auch dann geschieht, wenn die Rechnung erst viel zu spät bezahlt wurde, bleibt natürlich dir überlassen. Aber das ist eine andere Sache…

Sinnvollerweise führt der erste Weg zum Menüpunkt „Einstellungen > Dokumente > E-Mail-Vorlagen“. Dort kannst du beim Dokumenttyp „Rechnungen“ beliebig viele E-Mail-Vorlagen für diese Dankes-Mails hinterlegen. Das ist zwar nicht zwingend notwendig, erspart dir aber später viel Tipparbeit.

Danksagung bei Zahlungseingang

Dankes-Mail bei eingegangenen Zahlungen

Wird nun eine Zahlung verbucht, kannst du dort angeben, dass du auch eine Danksagung verschicken möchtest. Das passende Fenster öffnet sich dann anschließend direkt nach dem Verbuchen der Zahlung. Alternativ findest du aber auch bei jeder verbuchten Zahlung ein kleines Brief-Icon, mit dem du das Fenster für die Dankes-Mail öffnen kannst.

Verbuchen der Zahlung

Im E-Mail-Dialog ist der unter den Einstellungen hinterlegte Text bereits vorbelegt. Natürlich kannst du auch hier noch Änderungen vornehmen. Ein Klick auf „Senden“ verschickt dann den Gruß an den Kunden.

Danksagung an Kunden

Diskussion

11 comments

  1. 1. Mai 2014 am 15:09

    Hallo liebes Billomat Team,

    das ist ein exzellentes neues Feature. Wer bedankt sich heute schon für den Eingang einer Zahlung … damit kann sich jedes Unternehmen sehr gut von seinen Wettbewerbern absetzen. Vielen Dank dafür!

    Beste Grüße aus Bremen
    Michael Hollmann

  2. 1. Mai 2014 am 16:30

    und schon benutzt.

    Finde ich spitze.

  3. 2. Mai 2014 am 9:08

    Sehr gute Funktion, danke! Gibt es auch eine Variable für den verbuchten Betrag?

    • 2. Mai 2014 am 9:13

      Im Moment gibt es noch keine Platzhalter für Zahlungseingänge und somit auch keine Variable für den Betrag. Bislang gab es ja ganz einfach keine Verwendung für solche Platzhalter. Wir überlegen mal, ob wir das in Zukunft ändern.

  4. 2. Mai 2014 am 9:17

    Noch zwei Fragen bzw. Hinweise: Ich habe in den Einstellungen das Häkchen „Zusätzliche Blindkopie an Absender“ gesetzt, beim eigentlichen VErsand hat er diese Einstellung aber nicht übernommen.

    Weiterhin würde ich gern im Standard eine E-Mail über den Zahlungseingang an die versenden, jetzt muss ich immer an das Häkchen denken. :-/ Kann Billomat sich eventuell die Auswahl merken?

    DANKE!

    • 2. Mai 2014 am 9:33

      Über das Merken der Einstellungen werden wir nachdenken. Wie immer sammeln wir bei neuen Funktionen erst einmal Feedback, um dann zu sehen, wo den meisten Nutzern der Schuh drückt.

      Danke fürs Feedback. Die Kopie an den Absender habe ich soeben noch mal erfolgreich getestet. Im Moment kann ich also keine Fehlfunktion feststellen. Öffne doch mal die Rechnung und schaue dort im Reiter „Historie und Kommentare“ nach. Dort sollte stehen, an wen die Mail verschickt wurde. Steht da auch die Absende-Adresse als Empfänger? Wenn ja, dann sollte die Mail auch an den Absender gegangen sein. In diesem Fall wäre es nett, wenn du mal überprüfen könntest, ob dein Spam-Filter da was rausgesfischt hat.

      Wenn es noch Probleme gibt, dann schreib uns eine Mail an support@billomat.com. Da können wir dann ein wenig gezielter helfen als hier.

  5. 5. Mai 2014 am 10:13

    tolles Tool, leider vermisse ich bei Billomat noch ein paar Features die, die SW von einem „Rechnungserstellungs-Tool“ unterscheiden würden:
    z.B. die Kreditoren-Sicht (Kreditorenverwaltung+Belegbuchung) und als weiteren Schritt eine Anlagenbuchhaltung —> mit diesen Daten wären später in Billomat integrierte Abschlüsse (z.B. EÜR) möglich 🙂

    Ich weiß das sind Sachen die sich nicht innerhalb von 2 Wochen umsetzen lassen, aber wenn diese Schritte abgebildet wären, wäre Billomat schon fast ein kleines (noch besseres) ERP-System 😉

    Viele Grüße
    Max

  6. 12. Mai 2014 am 15:26

    Hallo,
    ich kann @Max auch nur zustimmen.

    Billomat wird mir eigentlich immer sympatischer – allerdings ist es mehr als schade, dass ein automatischer Zahlungsabgleich (wie es auch bei vielen Shopsystemen gibt) aktuell nicht mal in der Planung ist oder vorgesehen.

    Figo ist zwar schön & gut und das ist auch ein erster Schritt, allerdings sollte man hier auch mal etwas weiter denken.

    Gruß Dirk

  7. 14. Mai 2014 am 0:06

    Hallo liebes Billomat-Team,

    offensichtlich wurde diese Art der „Danksagung“ oft gefordert, sonst hättet ihr dieses Feature ja nicht umgesetzt – ICH finde den Nutzen sehr fragwürdig. Ob man sich zudem extra bedanken sollte, wenn der Geschäftspartner mit Bezahlung der geleisteten Arbeit seiner vertraglichen Pflicht nachkommt, ist auch ein interessanter Diskussionspunkt.

    Mir fallen jedenfalls sofort einige Features ein, die viele Billomat-Kunden (mich eingeschlossen) sicher mehr „erwarten“ als eine halbautomatische, textbasierte (!) E-Mail Vorlage um Danke zu schreiben.

    Wann wird z.B. ENDLICH die so oft geforderte Möglichkeit zum Einfügen von Umbrüchen in den Rechnungspositionen realisiert? Die Implementierung kann doch kein Jahr dauern – sollte diese Funktion nicht umsetzbar sein, würde ich mich auch über eine Info freuen.

    Dies mal als „konstruktive“ Danksagung 😉

    Gruß,
    Stefan

    • 14. Mai 2014 am 8:47

      Vielen Dank für das Feedback. Tatsächlich war die neue Funktion ein oft nachgefragtes Feature. Auch die von dir angesprochenen Umbrüche stehen auf der Wunschliste der Billomat-Nutzer sehr weit oben. Dass es hier noch keine Umsetzung gegeben hat, hat einen einfachen Grund. Nutzt man nicht die Standardvorlage, sondern eine eigene Vorlage in Form einer Word-Datei, dann muss aus Word-Datei und den eigentlichen Daten ein PDF generiert werden. Dies ist ein recht komplexer Vorgang. So komplex, dass wir die Umwandlung selbst nicht leisten können, sondern auf einen Fremddienst zurückgreifen müssen.

      Und genau hier liegt die Ursache. Dieser Fremddienst unterstützt die gewünschte Funktion noch nicht. Auch wir müssen hier also warten und hoffen, dass diese Funktion möglichst schnell eingebaut wird.

      Unter https://support.billomat.com/forums/20324283-Feature-Requests gibt es übrigens ein öffentliches Forum, in dem jeder Ideen vorstellen und zur Diskussion stellen kann. Nicht jede Funktion setzen wir sofort um, aber wenn ein Vorschlag viele Stimmen bekommt, erhöht das zumindest den Druck auf uns 🙂

  8. 2. Juni 2014 am 14:53

    Ein wirklich tolles Feature und werde es in der Zukunft einsetzen. Absolut richtig von den vorherigen Kommentatoren. Höflichkeit scheint in der täglichen E-Mail-Flut ein wenig unterzugehen und macht so ein abgeschlossenes Geschäft zu einem erfreulichen „Highlight“.

Verwandte Artikel

Das könnte dich auch interessieren

7 Tipps für mehr Ordnung in der E-Mail Ablage
Organisation

7 Tipps für mehr Ordnung in der E-Mail Ablage

Nicht nur wer im Büro arbeitet, kennt die Tücken des E-Mail Postverkehrs. Damit die elektronische Post nicht zum Zeitfresser mutiert, …
E-Mail-Signatur wirkungsvoll nutzen - so wird's gemacht!
Marketing

E-Mail-Signatur wirkungsvoll nutzen – so wird’s gemacht!

Die E-Mail-Signatur ist ein echtes Marketinginstrument – wie eine Visitenkarte, die du bei jedem Austausch von elektronischen Nachrichten überreichen kannst. …
Billomat
Blog

Flexiblere Intervalle bei den Abo-Rechnungen

Zugegeben, die Änderung ist klein. Aber fein! Für wiederkehrende Abo-Rechnungen kannst du das Wiederholungs-Intervall nun noch flexibler angeben. …

Checkliste Kleinunternehmer

Billomat epaper Kleinunternehmerregelung

Sichere dir dein kostenloses ePaper!

Alles, was du über die Kleinunternehmerregelung wissen solltest:

Mit Klick auf den Button erkläre ich mich mit den Datenschutzbestimmungen einverstanden.

Privat: Billomat 60 Tage kostenlos testen

Mit der Anmeldung akzeptierst du die AGB.

Newsletter
Newsletter
Kontakt
Folge uns
Deine Einstellungen zu Cookies für diese Website:

Wähle selbst aus, welcher der nachfolgenden Cookies die Website verwenden darf. Du kannst diese Einstellungen jederzeit wieder über unsere Datenschutzbestimmungen ändern.

Ändere deine Cookie-Einstellungen mit dem Schieberegler:
Notwendig
Notwendig
Statistik
Statistik
Komfort
Komfort
Targeting
Targeting