Blog   26.9.2011

Schnelleres Überweisen mit dem Bezahlcode

Erinnert sich hier noch jemand an die Zeit, in der Artikel, die man bei Aldi aufs Band legte, eingetippt wurden? Heute ist dies undenkbar. Schon längst werden Konservendosen, Tiefkühlpizza und Tabakwaren eingescannt. Das ist schneller, bequemer und zudem auch deutlich weniger anfällig für Fehler. Wäre doch schön, wenn das mit Rechnungen auch so einfach gehen würde. Es geht. Der Bezahlcode macht’s möglich.

Wer den Bezahlcode schon kennt, kann nun gewissenhaft abkürzen und weiter unten bei „So geht’s“ weiterlesen. Allen anderen möchte ich ihn zunächst einmal vorstellen.

Quick Response dank QR-Code

So sieht er aus, der QR-Code

So sieht er aus, der QR-Code

Er ist quadratisch, praktisch und obendrein auch noch gut. Die Rede ist vom QR-Code (QR = Quick Response). Er besteht aus scheinbar willkürlich angeordneten schwarzen Punkten. Tatsächlich ist es eine Weiterentwicklung des altbekannten Strichcodes. Während die Strichfolgen auf der Tiefkühlpizza nur eine begrenzte Anzahl Zahlen aufnehmen können, steckt der große QR-Code-Bruder voller Informationen. Beliebige Zeichenfolgen lassen sich mit ihm maschinenlesbar codieren. So gibt es mittlerweile Visitenkarten mit QR-Codes, die die Kontaktdaten beinhalten. In Print-Anzeigen findet man immer häufiger QR-Codes mit Internet-Adressen. Damit ermöglicht der QR-Code den Brückenschlag zwischen bedrucktem Papier und dem Internet.

Zum Einlesen dieses kleinen Wunderknabens benötigt man eine Kamera und ein wenig Technik. Aber keine Angst, es muss keine Supermarkt-Kasse sein. Nahezu jedes moderne Handy bringt alles mit, was fürs Einscannen nötig ist. Alternativ kann natürlich auch der heimische Rechner mit Webcam herhalten. Kamera + Software ermöglichen das Einlesen und Verarbeiten des QR-Codes.

Die Rechnung bitte

Ob die stoeger it GmbH auch die langen Aldi-Schlangen im Hinterkopf hatten, weiß ich nicht. Fakt ist, dass sie mit dem Bezahlcode einen Geistesblitz hatten, der es in sich hat. Die Idee ist denkbar einfach: Alle relevanten Daten einer Rechnung (Betrag, Bankverbindung, Verwendungszweck, etc) werden zunächst in ein maschinenlesbares Format gebracht. Diese Informationen werden anschließend zu einem QR-Code gemacht. Dieser grafische Code kann nun auf die Rechnung gedruckt werden.

Möchte der Rechnungsempfänger das Geld überweisen, muss er die Daten nicht mühsam abtippen. Stattdessen scannt er den Code schnell ein. Die Banking-App (z.B. iOutBank fürs iPhone) erzeugt ein fertiges Überweisungsformular, das nur noch abgeschickt werden muss. Ärgerliche Zahlendreher werden so ebenfalls vermieden. Der Vorteil für den Kunden: Schneller und einfacher überweisen.  Der Vorteil für dich: Schneller Geldeingang.

Der QR-Code wird somit zum modernen Überweisungsträger. Einscannen, abschicken, fertig.

Weitere Informationen findest du übrigens unter www.bezahlcode.de.

So geht’s

Um den Bezahlcode auf eure Rechnungen zu drucken, solltet ihr zunächst einmal unter den Einstellungen > Administration die Zahlarten besuchen. Dort könnt  ihr festlegen, welche Zahlarten ihr unterstützt. Dies dient zunächst einmal eher zu internen Zwecken. So könnt ihr beispielsweise bei der Suche danach filtern. Für den Bezahlcode ist die Zahlart Überweisung zu akzeptieren.

Ist die Checkbox angehakt, könnt ihr im nächsten Schritt den Bezahlcode aktivieren. Wer möchte kann nun noch ein wenig Finetunig vornehmen.

Größe
Hier könnt ihr festlegen, wie groß der Code sein soll. Dabei gilt: Je größer er abgedruckt wird, desto besser ist er später lesbar. Er nimmt dann aber auch viel Platz im Dokument ein und spielt sich optisch ein wenig in den Vordergrund. Ist der QR-Code hingegen zu klein gewählt, ist er zwar schön dezent, aber auch schwerer zu lesen, wenn der Ausdruck unsauber oder die Lichtverhältnisse beim Einscannen schlecht sind.

Verwendungszweck
Der Bezahlcode enthält auch einen Verwendungszweck, der beim Überweisungsformular vorbelegt ist. Hier könnt ihr angeben, wie der Verwendungszweck lauten soll. Wahrscheinlich ist es sinnvoll, Rechnungsnummer und Kundennummer zu verwenden. Da hier auch Platzhalter (weitere Informationen dazu gibt es in der Hilfe) verwendet werden können, ist dies kein Problem. Die sinnvollste Einstellung hier ist somit wahrscheinlich
RECHNUNG [Invoice.invoice_number] KUNDE [Client.client_number]

Beschreibungstext
Zu guter Letzt sollte man bedenken, dass der Kunde noch nicht so vertraut mit dem Bezahlcode ist, wie du es jetzt bist. Ein kurzer Erklärungstext kann hier bestimmt helfen, um dem Rechnungsempfänger die nützliche Funktion näher zu bringen. Wenn du möchtest, dann übernimm doch einfach unseren Textvorschlag, den wir neben das Feld gedruckt haben.

Auf los geht’s los

OK, der Bezahlcode ist nun startbereit. Sobald du eine Rechnung schreibst, musst du nur noch angeben, dass diese auch überwiesen werden kann. Dazu einfach ein Häkchen in der rechten Seitenspalte setzen. Um sich diesen Klick zu ersparen, kannst du diese Einstellung dort auch gleich als Standard übernehmen.

Auswahl Überweisung + Festlegung als Standard

Auswahl Überweisung + Festlegung als Standard

Wenn du die Standard-Vorlage nutzt, bist du am Ziel angekommen. Die Rechnung wird mit Bezahlcode gedruckt.

Benutzt du eine eigene Vorlage in Form eines Word-Dokuments, kannst du angeben, wo genau der Bezahlcode erscheinen soll. Füge dazu einfach den Platzhalter "image:[Invoice.bezahlcode]“ an die Stelle, an der Billomat den Bezahlcode drucken soll. Der Beschreibungstext zum Code wird beim Platzhalter „[Invoice.bezahlcode_text]" eingefügt.

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