Case Study mit
Dennis Müller

Dennis Müller

Bandmanager

Dennis Müller ist seit mehr als 20 Jahren als Tour- und Bandmanager aktiv. Während es mit der eigenen Karriere und der seiner Bands steil bergauf ging, kam die Buchhaltung oft zu kurz und zwischen Rechnungen, Bewirtungsbelegen & Co. versank er immer mehr im Zettelchaos.

Seit Oktober 2020 nutzt Dennis die Buchhaltungs- und Rechnungssoftware von Billomat und konnte seine sonst so zeitaufwendige Buchhaltung bereits jetzt von Grund auf revolutionieren. Dank Billomat gelang es dem Bandmanager, seine Buchhaltung doppelt so schnell zu erledigen und somit endlich wieder mehr Zeit für das Wichtige zu haben: die Musik.

Die Ausgangssituation

Seit nunmehr 20 Jahren ist Dennis Müller als Tour- und Bandmanager tätig und ein aktiver Teil der deutschen Independent-Music-Szene. In dieser Zeit managte Dennis namhafte in- und ausländische Bands und tourte bereits in aller Welt – unter anderem sogar in Japan.

Was viele jedoch oft vergessen: Auch eine professionelle Band ist rechtlich gesehen ein Unternehmen und unterliegt denselben geschäftlichen Auflagen wie der Durchschnitts-Mittelständler oder die Bäckerei von nebenan. Papierkram und Bürokratie sind da ein notweniges Übel, das viele Bands, die nicht gerade mit den Foo Fighters oder Metallica die Bühne teilen, intern erledigen müssen. Auch Dennis ist in seiner Funktion als Bandmanager neben Booking, Promotions & Co. mit den meist eher unangenehmen Aufgaben Buchhaltung und Rechnungswesen betraut.

Die Herausforderung

Klar, dass mit steigendem Erfolg und zunehmenden Tourneen und Gigs auch die Buchhaltung ein immer wichtigerer Faktor wird, der Bands und ihrem Management schnell über den Kopf wachsen kann – so auch bei Dennis. Während eigentlich Gigs geplant und Interview-Termine vereinbart werden sollten, mogelte sich die Buchhaltung immer wieder dazwischen und raubte dem Bandmanager wertvolle Zeit und Energie. Der Spagat zwischen der Musik und dem Geschäftlichen fiel Dennis nicht immer leicht, zumal niemand im Management oder den Bands wirklich Lust auf den bürokratischen Buchhaltungs-Dschungel hatte. Als logische Konsequenz wurden Rechnungen und Belege lieblos in unübersichtlichen Excel-Tabellen dokumentiert oder in einen der zahlreichen Ordner gestopft – sehr zum Leidwesen der Steuerberaterin.

Besonders auf Tour rollte jeden Abend eine Flut von Belegen durch Merchandise-Abrechnungen oder Bewirtungen über Dennis hinweg und mit steigendem Erfolg der Bands wurde aus der wohlverdienten Aftershow-Party schnell ein Abend am Laptop. Der Bandmanager brauchte eine Lösung, mit der der lästige Papierkram unkompliziert von unterwegs aus erledigt werden konnte. Recordingsoftware & Co. hatten Bands schließlich auch in digitaler Form stets griffbereit – warum sollte die Buchhaltung nicht ebenso spontan erledigt werden können? Mit dem Tourbus als Office waren Flexibilität und Mobilität für Dennis Müller oberste Priorität.

Mit Billomat entdeckte er vor Kurzem eine Online-Buchhaltungssoftware, die ihm genau das bot. Dank modernster Cloud-Technologie und einer Mobile App konnte Dennis auch von unterwegs flexibel auf alle Daten zugreifen und den Tourbus uneingeschränkt als voll funktionsfähiges Office nutzen. Mit dem digitalen Buchhaltungsprogramm behält der Bandmanager ab sofort Einnahmen und Ausgaben immer im Blick und scannt Belege nach Gigs bequem mit dem Smartphone. Dadurch gelang es ihm, den bürokratischen Aufwand von ca. 10 Stunden im Monat um die Hälfte zu reduzieren.

„Gerade weil auf Tour und bei Konzerten eigentlich keiner Lust hat, sich um den Papierkram zu kümmern, erleichtert die Arbeit mit Billomat den Arbeitsablauf enorm und lässt mehr Zeit für das Wichtige im Leben: die Aftershow-Party.“

Besonders die Mobile App von Billomat eröffnete dem Manager und seinen Bands ungeahnte Möglichkeiten und entpuppte sich bereits jetzt als wahre Erleichterung. Eng getaktete Tour-Pläne sorgten bisher dafür, dass Dennis nicht selten einen Gig in München und am nächsten Tag einen Pressetermin in Berlin hatte. Zwischen Soundcheck, Stagetime und Interview-Terminierung fand die Führung der Bücher bisher, wenn überhaupt, nur beiläufige Beachtung. Die App erlaubt Dennis jetzt allerdings eine schnelle Handhabe in nur wenigen Klicks und lässt keine Entschuldigungen für Prokrastination mehr zu.

„Mit möglichst geringem Aufwand und Gerätschaften von unterwegs die Buchhaltung zu pflegen hört sich nicht nach Rock‘n‘Roll an – es ist aber ein enormer Vorteil.“

Der Erfolg in Zahlen

Die Aussicht

Wie sich die Musikindustrie während der Corona-Pandemie entwickelt und wo sie danach stehen wird, bleibt vorerst ungewiss. Die letzten Monate haben aber durch Livestreaming-Konzerte & Co. gezeigt, wie digitale Technologien die Branche nicht nur unterstützen, sondern ihr auch neuartige Perspektiven eröffnen können. Digitale Buchhaltung ist ihrem physischen Gegenstück in Papierform jedoch schon jetzt weit voraus und ihrer Flexibilität sind nahezu keine Grenzen gesetzt. Auch Dennis Müller sieht noch Chancen, um der Bürokratie in Zukunft weiterhin den Kampf anzusagen. So würde sich der Bandmanager zum Beispiel ein integriertes E-Commerce-System für Merchandise-Verkäufe wünschen, das Absätze im Buchhaltungsprogramm automatisch erfasst und Lagerbestände dementsprechend synchronisiert. Zumindest die Verbindung zwischen Online-Shop und Billomat ist schon jetzt keine Zukunftsmusik mehr und man darf gespannt sein, wie unsere Buchhaltungssoftware Menschen in der Musikbranche auch weiterhin das Leben erleichtern kann.

Die aktuelle Corona-Krise trifft besonders Bands und Veranstalter sehr hart, aber vielleicht kann Billomat ihnen zumindest bei der Buchhaltung eine gewisse Last von den Schultern nehmen. Während Startups, Mittelständler und Großkonzerne sich von der digitalen Transformation bei ihrer Gewinnmaximierung und Kostenreduktion auf die Sprünge helfen lassen, erhoffen sich Musiker und ihre Manager davon meist Einfachheit und Flexibilität in ihrem fassettenreichen Alltag.

„Eine Band ist ja kein klassisches Unternehmen, sondern soll in erster Linie Spaß machen. Das vergisst man manchmal ein wenig.“

Mit digitalisierter Buchhaltung und der dadurch gewonnenen Zeit für Gigs, Aftershow-Partys & Co. können sich Bands und ihr Management in Zukunft hoffentlich öfters daran erinnern, worauf es wirklich ankommt: die Leidenschaft zur Musik.