Case Study mit
Entsorgo

So optimierte das Online-Portal seine Rechnungsstellung mit Billomat

automatisierte Abo-Rechnungen

80%

Zeitersparnis bei der Buchhaltung

50%

Beschleunigung der Rechnungsstellung

50%

Zeitersparnis bei der Datenerfassung

Theo Weiss

Chief Financial Officer (CFO)

Theo Weiss ist Chief Financial Officer (CFO) von Entsorgo, einer Plattform, um online Entsorgungsdienste zu beauftragen. Seit 2017 nutzen er und sein Team Billomat als bevorzugte Buchhaltungssoftware.

UNTERNEHMENSSTECKBRIEF: Entsorgo

NAME: Theo Weiss

POSITION: Chief Financial Officer (CFO)

UNTERNEHMEN: Entsorgo Internet UG

UNTERNEHMENSGRÖSSE: 5 Mitarbeiter

GRÜNDUNGSJAHR: 2017

BRANCHE: Online-Portal / Entsorgungswirtschaft

WEBSITE: www.entsorgo.de

Wir sind sehr zufrieden mit Billomat! Dank der direkten Verknüpfung von unserem System zu Billomat können Rechnungen automatisch generiert werden und das erleichtert uns vieles!

Theo Weiss

über Billomat

Die Ausgangssituation

Entsorgungen einfach online buchen – mit dieser Idee startete Theo Weiss gemeinsam mit seinem Gründer-Team 2017 in Berlin mit ihrem Unternehmen Entsorgo, einer Online-Plattform für Entsorgungen und Containerdienste aller Art. Über das einfache Buchungstool können Nutzer in nur 3 Minuten einen geeigneten Container und ein erfahrenes Team für ihre Haushaltsauflösung, Sperrmüllabholung oder Bauschuttentsorgung in ganz Deutschland beauftragen oder die Kosten für die Entsorgung ganz ohne Wohnungsbesichtigung kalkulieren lassen. Der Bereich der Abfallwirtschaft ist mit viel fachlichem und rechtlichem Know-How verbunden. Bereits 2008 entschloss sich Theo Weiss, den Weg in die Selbstständigkeit zu wagen. Anfangs erstellte er Angebote und Rechnungen für Entsorgungen und Containermieten noch mit Word, kurze Zeit später mit Filemaker. Aber genau hier begann er auch darüber nachzudenken, wie er seine unternehmerischen Prozesse optimieren und automatisieren könne. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung wollte auch er für sein Unternehmen Entsorgo künftige digitale Lösungen einsetzen, um seine Workflows zu verbessern.

Die Entscheidung, auf eine digitale Buchhaltungslösung zurückzugreifen, war schnell gefallen, denn zu lange dauerte die Angebots- und Rechnungsstellung. Er wollte eine einfache, leicht bedienbare, digitale Lösung. Billomat war 2008 der Vorreiter in Sachen digitaler Buchhaltung am Markt und für den Gründer die beste Lösung, um seine buchhalterischen Prozesse abzubilden.

Die Lösung

Seit Tag eins setzt Theo Weiss für sein Unternehmen Entsorgo auf die cloudbasierte Buchhaltungslösung von Billomat.

„Wir haben von Anfang an mit Billomat gearbeitet. Schon in unseren Unternehmungen zuvor haben wir Billomat genutzt“

Alle Prozesse im Unternehmen werden digital abgewickelt. Neben Billomat arbeiten Theo Weiss und sein Team auch mit Projektplanungstools wie Asana, Jira und verschiedenen Online Marketing Tools. Die einfache und intuitive Handhabung von Billomat ermöglicht es allen Mitarbeitern, Angebote und Rechnungen für die angebotenen Entsorgungsdienstleistungen zu erstellen. Preise für Stundensätze, Mieten oder Dienstleistungspakete können zentral in dem Tool festgelegt und jederzeit abgerufen werden. Dank der integrierten Vorlagen werden alle Pflichtangaben bei der Angebots- und Rechnungsstellung abgefragt und Fehler sind nahezu ausgeschlossen. Für Theo Weiss sind alle Dokumente sortiert und übersichtlich an einem Ort auffindbar und dank der Cloud kann er diese jederzeit und von überall über seine Endgeräte abrufen.

Seit 2017 hat Theo Weiss auch die Billomat API im Einsatz. Die offene Daten- und Programmierschnittstelle erlaubt es, über http und XML/JSON auf die Daten im Billomat-Account zuzugreifen. Theo Weiss hat mit ihr sein Buchungssystem auf der Entsorgo Webseite mit Billomat verknüpft. So erfolgt die Fakturierung für gebuchte Entsorgungsdienste und Containermieten jetzt automatisch basierend auf den eingehenden Bestellungen über die Entsorgo Website. Dazu greift die eigens programmierte Schnittstelle auf die Besteller Daten zurück und generiert eine PDF-Rechnung im vordefinierten Design und mit ausgewählten Textvorlagen.

„Wir sind sehr zufrieden mit Billomat, denn es erleichtert uns den Alltag insbesondere in der Buchhaltung markant. Für uns liegt der Vorteil besonders auch darin, dass es eine API-Schnittstelle zum Rechnungssystem gibt und wir somit Rechnungen über unser System in Billomat generieren können. Das macht vieles leichter für uns.“

Die Erfolge

Durch den Einsatz von Billomat konnten Theo Weiss und sein Team die Rechnungsstellung für sein Unternehmen Entsorgo digitalisieren und dank der Programmierschnittstelle bei Buchungen über die Website sogar komplett automatisieren. Die Rechnungsstellung erfolgt nun 50% schneller als zuvor. Auch die Fehlerquote bei Angebots- und Rechnungsstellung ist durch den Einsatz von Billomat um 50% gesunken. Durchschnittlich erhält er die Zahlungen von seinem Kunden innerhalb nur einer Woche.

„Es vereinfacht unsere Buchhaltungsabläufe und spart uns Geld.“

Früher hat die Buchhaltung den Unternehmer 3 Tage im Monat gekostet. Heute hat Theo Weiss nur noch einen Zeitaufwand von 1 Tag. Damit spart er sich 80% der Zeit für die Buchhaltung.

Einen essentiellen Einfluss auf die Optimierung und Automatisierung der buchhalterischen Prozesse von Entsorgo hatte die Verknüpfung des Buchungssystems auf der Website mit der Billomat Software über die offene API-Schnittstelle. Hier konnte Theo Weiss eine Zeitersparnis von 50%bei der Kundendatenerfassung feststellen.

Das Ergebnis in Zahlen

80%

Zeitersparnis bei der Buchhaltung

50%

Beschleunigung der Rechnungsstellung

50%

Gesenkte Fehlerquote bei Angebots- und Rechnungsstellung

50%

Zeitersparnis bei der Datenerfassung

Die Aussicht

Entsorgo hat es geschafft, aus einer Idee ein gut funktionierendes Geschäftsmodell zu etablieren.

„Trotz viel Gegenwind, einfach mit viel Muße und Arbeit. Dies haben wir unserem erstklassigen Team zu verdanken“

Theo Weiss hat in verschiedenen Phasen seiner Selbstständigkeit mit Billomat gearbeitet und würde Billomat allen empfehlen, die eine leichte und intuitive Rechnungssoftware für das Tagesgeschäft benötigen, um sich wieder mehr den Dingen widmen zu können, die ihr Geschäft ausmachen.

„Ich kann aus Erfahrung sagen, dass es sich für Freelancer und für Unternehmen verschiedener Größen lohnt.“

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