Case Study Fiedler Photography


So optimierte der Berufsfotograf
seine Rechnungsstellung mit Billomat

80 %

schnellere Rechnungsstellung

90 %

Reduzierung der Fehlerquote

90 %

schnellere Reaktionen

Michael Ferlin-Fiedler ist Berufsfotograf, Funktionär in der Innung der Berufsfotografen Steiermark und Dank Billomat jetzt auch sein eigener Buchhalter. Seit 2019 nutzt er Billomat für sein Unternehmen Fiedler Photography als bevorzugte Buchhaltungssoftware.
Andreas Ochs

Unternehmenssteckbrief: Michael Ferlin–Fiedler

  • Position: Geschäftsführer
  • Unternehmen: Fiedler Photography
  • Website: www.fiedlerphoto.com
  • Unternehmensgröße: Einzelunternehmer
  • Gründungsjahr: 2013
  • Branche: Fotografie

„Billomat ist spitze. Es erleichtert mir die Arbeit in den Bereichen, die mir weniger Spaß machen, und hat es geschafft, das langweilige Thema Buchhaltung, unterhaltsamer zu machen. All meine Unternehmensdaten kann ich jederzeit im übersichtlichen Billomat Backend abrufen – und das mit wenig Zeitaufwand“

- Michael Ferlin–Fiedler über Billomat

Die Ausgangssituation


2013 hatte Michael Ferlin-Fiedler seine Ausbildung zum Meisterfotografen in Graz gemacht. Als Berufsfotograf spezialisierte er sich auf die Werbefotografie und die Produktfotografie für Kunden wie APA – Austria Presse Agentur oder SES – Spar European Shopping Centers. Aktuell bereitet sich Michael Ferlin-Fiedler auf den QAP vor. Dies ist die neue ISO-Zertifizierung für österreichische Fotografen, der von der Innung empfohlen wird.Trotz Ausbildung in der Handelsakademie wurde er nicht ausreichend auf den Alltag als Unternehmer vorbereitet. Dies bemerkte er, als er 2013 den Schritt in die Selbstständigkeit wagte.

„Zu Gründen war kein Problem. Das dauert eine Stunde. Die Wege zum Finanzamt und anderen Behörden sind auch nicht das Problem. Die eigentliche Herausforderung ist es, das zukünftige Geschäftsmodell nicht zu romantisieren!“

Schon nach den ersten Aufträgen wurde klar, dass die Realität nicht den idealen Vorstellungen von Michael Ferlin-Fiedler entsprach. Er tappte in einige typische Fallen der Selbstständigkeit, viele davon hatten mit seiner Buchhaltung zu tun und kosteten ihn viel Lehrgeld.

„Es gab kaum Informationen zum Gewerbe der Berufsfotografen. Die Informationsbeschaffung wie Förderungen, Benefits, Rechte und Pflichten waren mit großem Aufwand verbunden. Ich habe hier bestimmt viel Nützliches verpasst, weil ich soviel gleichzeitig zu tun hatte, dass ich keine Zeit hatte mich ausreichend zu informieren. “

Als im Mai 2015 seine Geschäftspartner auch noch absprangen, wurde es für Michael Ferlin-Fiedler immer schwieriger, beruflich wieder Fuß zu fassen. Doch auch diese Hürde meisterte der Gründer mit Bravour, informierte sich ausgiebig, lieferte hervorragende Arbeiten an seine Kunden und organisierte sich neu. Zu jener Zeit erledigte er seine Buchhaltung noch manuell mit Word und Excel. Dabei merkte er, dass ihm mit zunehmenden Aufträgen die Zeit für die Buchhaltung und Fakturierung fehlte. Er verlor schnell den Überblick über bezahlte und nicht bezahlte Rechnungen. Dabei blieben einige Zahlungen aus.

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Die Lösung


Nach intensiver Suche nach einer geeigneten Buchhaltungssoftware entschied sich Michael Ferlin-Fiedler 2019 für Billomat. Der Gründer beurteilte es als die passendste Software für Fotografen und nutzt es seitdem als zentrales Tool für die Angebots- und Rechnungsstellung.

„Ich habe im letzten Jahr eine neue Philosophie was Werkzeuge betrifft. Ich überlege mir jede Anschaffung sehr gut und teste sie ausgiebig, um zu wissen, ob es mir in Zukunft auch gute Dienste leisten wird. Billomat ist nicht nur günstiger, sondern bietet zu den anderen Anbietern den Vorteil, alle Funktionen in einem System bedienen zu können.“

Mit Billomat kann Michael Ferlin–Fiedler seine Angebots- und Rechnungsstellung nicht nur komplett digitalisieren, sondern auch viel schneller auf Anfragen von Kunden reagieren. Nachdem das Angebot von seinem Kunden angenommen wird, wandelt er es direkt innerhalb der Billomat Software in eine Auftragsbestätigung um und behält so den Blick für offene, gewonnene und verlorene Angebote. Ist der Auftrag abgeschlossen, erzeugt der Unternehmer aus der Auftragsbestätigung direkt eine Rechnung, die er an den Kunden per E-Mail versendet. Alle Dokumente sind so miteinander verknüpft und können einem Kunden zugeordnet werden. Dank der Professionalisierung und Digitalisierung seiner kompletten Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Rechnung kann sich Michael Ferlin-Fiedler nun auf sein Kerngeschäft konzentrieren und hält sich nicht mehr vier Tage im Monat mit der Rechnungsstellung und Buchhaltung auf.

Über die Mahnwesen Funktion erinnert Billomat säumige Kunden automatisch an offene Rechnungen, gleicht Zahlungseingänge über die Bankintegration mit dem Geschäftskonto ab und versendet Mahnungen nach Michael Ferlin-Fiedlers fest definierten Intervallen. Der Mahnprozess wird dabei von ihm individuell eingestellt, beispielsweise durch die Definition der Mahngebühren, Mahnstufen und Zeitintervallen.

Die Erfolge


Früher hat die Buchhaltung Michael Ferlin-Fiedler vier Arbeitstage pro Monat gekostet. Inzwischen bewältigt er die Buchhaltung unter Einsatz der Buchhaltungssoftware Billomat an einem Tag im Monat.

„Die gesamte Buchhaltung läuft schneller. Ich habe schon von einigen Kunden gehört, dass sie das neue organisierte Auftreten sehr toll finden.“

Dank der Implementierung von Billomat als zentrale Softwarelösung spart der Berufsfotograf 60% der Zeit für die Buchhaltung im Gegensatz zu vorher.

Dadurch, dass nicht jedes Dokument neu angelegt werden muss und die Daten im Rahmen der Auftragsabwicklung übernommen werden können, vermeidet er 90% der Fehler bei der Rechnungslegung. Er benötigt nur 2 Minuten, um eine Rechnung zu erstellen und nur 1 Minute, um Kundendaten zu erfassen.

Das Ergebnis in Zahlen:

1 Tag

Zeitaufwand für die Buchhaltung / Monat

80 %

schneller bei der Rechnungsstellung

90 %

Senkung der Fehlerquote

90 %

Erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit bei Angeboten


Wische, um alle Facts zu sehen.

Die Aussicht


Besonders stolz ist Michael Ferlin–Fiedler darauf, dass er es seit 2013 geschafft hat, seinen Kunden kontinuierlich eine gleichbleibende, sehr hohe Qualität zu liefern und auch schwierige Phasen stets aus eigener Kraft bewältigt hat. Nicht ohne Grund hat er beim Landesaward der Berufsfotografen den 3. Platz in der Kategorie "Fashion & Style" gemacht.

„Indirekt bedeutet das, einer der Besten von rund 1200 Fotografen aus meinem Bundesland zu sein.“

Michael Ferlin-Fiedler möchte in Zukunft nichts mehr mündlich vereinbaren. Sei es bei der Angebotslegung oder unter Geschäftspartnern.

„Seit ich selbst Innungsvertreter bin, ist das Erleichtern der Anfangsphase für neue Kollegen eine meiner größten Prioritäten. Auch hier kann ich mir vorstellen, dass Billomat ein nützliches Werkzeug ist, um von Anfang an die „Pflicht“ geordnet zu bekommen und sich auf die „Kür“, nämlich das Fotografieren, zu konzentrieren.“

Papierkram nervt?

Stimmt. Absolut.

Deshalb jetzt Buchhaltung digitalisieren!


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Julia Opitz

Tel: +49 911 – 14886150

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