Case Study mit
IGOKO Media

Jannik Donker

Gründer und Geschäftsführervon IGOKO Media

Jannik Donker und Alexander Seliouk gründeten 2019 die Filmproduktionsfirma IGOKO Media und widmen sich seitdem hochwertigen Image- und Werbefilmen für Unternehmen im B2B-Bereich. Hinsichtlich ihres Rechnungswesens vertrauen die beiden Filmexperten seit September 2020 auf Billomat.

Dank der cloudbasierten Software konnte IGOKO Media den Zeitaufwand für ihr Rechnungswesen deutlich senken und auch die Fehlerquote bei der Erstellung von Angeboten & Co. minimieren. Die neugewonnene Zeit und Flexibilität kommen direkt dem künstlerischen Aspekt ihres Jobs zugute und eröffnen den beiden Jungunternehmern gleichzeitig mehr Chancen zum Durchatmen.

NAME: Jannik Donker

POSITION: Gründer und Geschäftsführer

UNTERNEHMEN: IGOKO Media

UNTERNEHMENSGRÖSSE: 2 Personen

AKTIV SEIT: 2019

BRANCHE: Filmproduktion

WEBSITE: https://igoko.media/

Die Ausgangssituationen

Schon in der Schulzeit schlug Jannik Donkers Herz für gut inszenierte Filme und Videos. Nach seiner Ausbildung zum Mediengestalter für Bild und Ton wagte er deshalb mit seinem Freund und Kollegen Alexander Seliouk den Sprung in die Selbstständigkeit; 2019 gründeten die beiden IGOKO Media und widmen sich seitdem hochwertigen Filmproduktionen. Zu ihren Kernleistungen gehören Image-, Event- und Werbefilme für Unternehmen im B2B-Bereich sowie diverse Dienstleistungen für Film und Fernsehen. Dabei verfolgen die Jungs aus Köln stets das Ziel, die Produktion so einfach und transparent wie möglich zu gestalten und ein Endprodukt zu kreieren, das die Werte und Eigenschaften des jeweiligen Kunden bestmöglich widerspiegelt.

Die Herausforderung

In der Gründungsphase von IGOKO Media gab es einige Herausforderungen, die Jannik und Alexander auf dem Weg zur Selbstständigkeit meistern mussten. Besonders die eigene Buchhaltung und der Umgang mit steuerlichen Themen waren absolutes Neuland für die beiden Jungunternehmer. Obwohl sie sich schnell in diese bürokratischen Angelegenheiten einfanden, verschlangen Rechnungswesen, Buchhaltung und die Steuererklärung mit zunehmenden Aufträgen immer mehr Zeit, die ebenso gut in die tatsächliche Produktion von Filmen hätte investiert werden können. Angebote und Rechnungen wurden manuell in Google Docs erstellt und anschließend per Copy & Paste dupliziert und individuell für neue Aufträge angepasst.

Außerdem gestaltete sich die Preiskommunikation teilweise schwierig. Viele Kunden, die wenig Ahnung von tatsächlicher Filmproduktion haben, rechneten bei ihren Projekten mit Budgets, die in der Praxis komplett realitätsfern waren. Diesen Kunden die realistischen Kosten zu nennen und die einzelnen Positionen in der Projektrechnung einleuchtend zu begründen, war häufig ein kniffliges Unterfangen.

„Die Kosten eines Projekts transparent und für den Laien verständlich in einer Rechnung aufzuschlüsseln, war nicht immer einfach. Viele fühlten sich durch unerwartet hohe Preise auf den Schlips getreten.“

Schnell wurde den beiden klar, dass eine neue, transparente und zeitsparende Lösung hermusste. Im September 2020 wurde Jannik dann auf Billomat aufmerksam. Besonders die Flexibilität, die mit der cloudbasierten Technologie der Buchhaltungssoftware einhergeht, weckte seine Neugier und verriet ihm, dass dies ein geeignetes Tool für IGOKO Media sein könnte.

Nach dem persönlichen Onboarding durch das Support-Team war Jannik restlos überzeugt. Die Software ermöglicht IGOKO Media ein schnelles und unkompliziertes Rechnungswesen, das ihnen dank cloudbasierter Technologie und webbasierter Anwendung jederzeit und überall zur Verfügung steht. Da keine On-Premise-Software installiert werden muss, können Jannik und Alexander vom heimischen PC oder vom Laptop direkt am Drehort auf das Programm zugreifen und gegebenenfalls Änderungen an Angeboten oder Rechnungen in wenigen Klicks vornehmen. Mit den Vorlagen von Billomat gelingt das in Rekordzeit.

„Billomat hat das Schreiben und Verschicken von Angeboten und Rechnungen für uns sehr erleichtert und die Zeitersparnis ist wirklich immens! Damit hat man nicht nur mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Arbeitsalltag, sondern letztendlich auch mehr Freizeit!“

Dank der übersichtlichen Rechnungsstruktur und der Nutzung von zuvor angelegten Artikeln in Billomat können die beiden zudem einzelne Positionen glasklar ausweisen und so einen Schritt in Richtung verständlicher und transparenter Preiskommunikation machen.

Die Erfolge

Nach knapp vier Monaten mit Billomat konnte IGOKO Media bereits deutliche Erfolge in ihrem Arbeitsalltag verzeichnen. Dank der webbasierten Software müssen Jannik und Alexander aktuell nur noch knapp zwei Stunden pro Woche für die Erstellung von Rechnungen aufwenden. Während Angebote, Rechnungen & Co. zuvor noch händisch per Google Docs erstellt werden mussten, erledigt sich nun die Arbeit durch automatisierte Funktionen und intelligente Rechnungsvorlagen fast wie von selbst.

Da Dokumente wie Angebote und Rechnungen in Google Docs stets neu kreiert oder per Copy & Paste dupliziert wurden, schlichen sich hier und da immer mal wieder kleine Tippfehler ein, die dann im Nachhinein aufgrund der geltenden Rechtsbestimmungen aufwendig korrigiert werden mussten. Durch Billomat konnten Jannik und Alexander die Fehlerquote dank der oben erwähnten Vorlagen um ganze 50% reduzieren und ersparen sich somit nicht nur Arbeit, sondern auch stressige Korrekturrechnungen.

Mit Platzhaltern und der einfachen Erstellung von Angeboten kann IGOKO Media zudem deutlich schneller auf Kundenanfragen reagieren. Dank Billomat konnten Jannik und Alexander ihren Angebotsversand um circa 66% beschleunigen und sind der Konkurrenz so stets einen Schritt voraus.

Auch das übersichtliche CRM von Billomat bietet der Filmproduktionsfirma aus Köln Vorteile: In nur fünf Minuten können die beiden jetzt neue Kundenkontakte anlegen und verwalten – das entspricht einer Zeitersparnis von 50%. Dadurch behält IGOKO Media zu jedem Zeitpunkt den Überblick über den aktuellen Kundenstamm und kann Adress- oder Zahlungsinformationen bei Bedarf in nur wenigen Klicks anpassen.

Der Erfolg in Zahlen

Die Aussicht

Nach nunmehr fast vier Monaten mit Billomat ist das Rechnungsprogramm für IGOKO Media ebenso unabdingbar geworden wie Schrittsoftware, Google Cloud & Co. Jannik sieht in Billomat enorme Vorteile für Unternehmen jeglicher Größenordnung.

„Ich würde Billomat jedem empfehlen, der ein eigenes Unternehmen führt. Besonders aber für Selbstständige und Kleinunternehmer, die keinen eigenen Buchhalter im Rücken haben, bietet die Software immense Benefits, die den Arbeitsalltag deutlich erleichtern.“

Obwohl Jannik und Alexander Billomat aktuell nur für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen nutzen, wird ebenfalls der Steuerberater-Zugang zukünftig noch eine zentrale Rolle spielen, um den beiden auch in steuerlicher Hinsicht eine Last von den Schultern zu nehmen.

In Zukunft wünschen sich IGOKO Media außerdem, dass man selbst Projekte anlegen, passende Positionen erstellen und diese per Drag & Drop in die jeweilige Rechnung bzw. das jeweilige Angebot ziehen kann. So könnte man unterschiedliche Dokumente wie Angebote oder Zwischenrechnungen gesammelt in einem Projektordner ablegen. Wenn sich dann zukünftige Aufträge mit alten in gewissen Punkten überschneiden, kann man die passenden Positionen mit der jeweiligen Bezeichnung und dem Betrag einfach für das neue Projekt übernehmen.

Mit so einer präzisen Vorstellung werden wir Jannik und Alexander bestimmt schon bald ein solches Feature ermöglichen, dass den Arbeitsalltag von IGOKO Media noch ein Stück entspannter gestaltet.