Case Study mit
Lottaleben

Andreas Ochs

Gründer, Marketeer und jetzt auch Buchhalter

Andreas Ochs ist Gründer, Marketeer und jetzt auch Buchhalter. Seit August 2013 nutzt er Billomat für seine Werbeagentur Lottaleben als bevorzugte Buchhaltungssoftware.

Durch den Einsatz von Billomat konnte Andreas Ochs den Zeitaufwand für die Erstellungen von Angeboten und Rechnungen von 15 Minuten auf eine Minute senken. Werbekostenabrechnungen aus Google Adwords, Bing und Facebook erfasst der Gründer jetzt automatisch mit Billomat. Über die Verknüpfung mit seinem Geschäftskonto werden alle Banktransaktionen automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen, verbucht oder gemahnt.

UNTERNEHMENSSTECKBRIEF: LOTTALEBEN

UNTERNEHMEN: Lottaleben Medien GmbH

GRÜNDER & INHABER: Andreas Ochs

GRÜNDUNGSJAHR: 2006

BRANCHE: Marketing, Internet

WEBSITE: www.lottaleben.de

Die Ausgangssituation

Gemeinsam mit seinem Geschäftspartner Daniel Kreiss gründete Andreas Ochs 2006 die Firma Lottaleben. Die Werbeagentur mit Sitz in Nürnberg verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz von der Konzeption und dem Design von Webseiten über die Content Erstellung und Suchmaschinenoptimierung bis zur digitalen Vermarktung von Dienstleistungen und Produkten über Google Adwords, Facebook Ads und mehr.

Buchhaltung, Steuern, Mitarbeiterführung, Personalwesen – unmittelbar nach der Gründung wurde Andreas Ochs bewusst, dass die Leitung einer eigenen Marketingagentur viele Herausforderungen bereithält, mit denen er vorab nicht gerechnet hatte.

„Ganz ehrlich? Wir waren anfangs kreative Wilde, aber keine Manager. Unsere größte Hürde bei der Agenturgründung war deswegen fehlende Orientierung bei betriebswirtschaftlichen und tatsächlich buchhalterischen Fragen, wie sie erst in der Praxis aufkommen. Du kannst dir so viel anlesen, wie du willst, was nachher wirklich auf dich zukommt, ist eine andere Story. Es gab Tage, an denen ich zwischen Klauseln und Formularen am liebsten alles hingeschmissen hätte.“

Doch Andreas Ochs meisterte alle Hürden, nahm an Schulungen teil und schon wenige Monate nach der Gründung des Unternehmens setzte der Erfolg ein. Lottaleben akquirierte schnell Neukunden, die Aufträge nahmen zu und die Agentur generierte Umsätze. Um Neukunden zu generieren und Folgeaufträge von Bestandskunden zu sichern, mussten Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen möglichst schnell und fehlerfrei geschrieben werden. Parallel wuchs das Team unter Andreas Ochs und auch der administrative Aufwand in Sachen Buchhaltung, Steuern und Finanzen nahm zu.

Für die Erstellung von Rechnungen und Angeboten nutze Lottaleben anfänglich Microsoft Office Produkte, die Dokumente wurden lokal in Ordnern gespeichert und aufbewahrt. Als das Team auf 12 Mitarbeiter wuchs und die Anzahl der Dokumente so weit anstieg, dass Word und Excel keinen Überblick mehr boten, entschloss sich Andreas Ochs nach einer neuen, webbasierten Lösung für die Fakturierung und Buchhaltung seines Unternehmens zu suchen. Bei der Auswahl der optimalen Softwarelösung waren ihm Kriterien wie der Serverstandort Deutschland und eine flexible Nutzerverwaltung von Bedeutung.

Im August 2013 gab es nur wenige webbasierte Rechnungsprogramme mit entsprechendem Leistungsumfang am Markt und seine Entscheidung fiel auf Billomat als einer der Vorreiter in Sachen Digitaler Buchhaltung.

Die Lösung

Im August 2013 implementierte Andreas Ochs Billomat als zentrales Tool für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen in der Agentur. Dank der flexiblen Nutzerverwaltung definierte der Gründer innerhalb der Software verschiedene Rollen für sein Team, mit denen er die unterschiedlichen Bedürfnisse und Befugnisse seiner Mitarbeiter abbilden kann. Während eine Nutzergruppe bereits versendete Angebote einsehen kann, um sich über die Inhalte der Verträge zu informieren, haben andere Mitarbeiter auch die Befugnis eigenständig Angebote im Namen von Lottaleben zu versenden.

Durch die kontinuierliche Pflege des CRMs werden alle Kundendaten, angebotenen Leistungen und Preise zentral durch die Unternehmensleitung gesteuert. Zudem wurden eine einheitliche Vorlage sowie vordefinierte Textbausteine Account übergreifend implementiert, um ein einheitliches Auftreten von Lottaleben gegenüber Kunden und Interessenten zu gewährleisten. Die Fehlerquote bei der Erstellung von buchhalterischen Dokumenten konnte dadurch erheblich reduziert werden.

„Früher hat das Erstellen einer Rechnung 15 Minuten gedauert. Seit der Implementierung von Billomat arbeiten wir deutlich effektiver. Für ein Angebot oder eine Rechnung benötigen meine Mitarbeiter maximal 1 Minute.“

Neben der Fakturierung nutzt die Marketingagentur auch den automatischen Abgleich offener und bezahlter Rechnungen. Dazu hat Andreas Ochs das Geschäftskonto über das Billomat Banking mit Billomat verknüpft. Kontoauszüge prüfen und Ordner wälzen gehört somit der Vergangenheit an. Seine Umsätze und Ausgaben behält der Gründer Dank der Statistiken im Finance Dashboard jederzeit im Blick.

Als eines der ersten Unternehmen setzt Lottaleben die seit 2018 verfügbare AdBill Schnittstelle ein, die eigens für Marketingagenturen und Marketingabteilungen entwickelt wurde. Mit AdBill ist es der Werbeagentur möglich, aussagekräftige Reports und Werbekostenabrechnungen aus Google Adwords, Facebook und Bing Kampagnen zu erstellen und an ihre Kunden zu versenden. Dank der Verknüpfung zwischen AdBill und Billomat werden die Daten direkt an die Buchhaltungssoftware übergeben und bilden die Grundlage für die automatische Werbekostenabrechnung.

„Durch die Integration können wir die Menge unserer Kampagnen einfacher abrechnen. Auch Rechnungen automatisiert abzurechnen, erleichtert es uns. Das ist also ein guter Schritt in Richtung Vollautomation!“

Die Erfolge

Als Marketing- und Internetagentur unterstützt Lottaleben seine Kunden dabei, im digitalen Zeitalter besser gefunden zu werden und neue Trends aufzuspüren. Unter der Leitung von Andreas Ochs geht die Nürnberger Agentur als gutes Beispiel voran und nutzt Cloudlösungen wie Billomat und AdBill für die Optimierung interner und externer Prozesse. Heute schreibt Lottaleben rund 80 Rechnungen pro Monat sowie zahlreiche Angebote an potentielle Neukunden. Dank der Implementierung von Billomat als zentrale Softwarelösung konnte Andreas Ochs den Zeitaufwand für die Fakturierung auf fast 20 Stunden pro Monat senken. Zeit, die der Gründer nun für andere Projekte nutzen kann.

„Als Marketingagentur ist Kreativität unser Kapital. Dank Billomat konnte ich den Zeitaufwand für unsere Buchhaltung erheblich senken. Zeit, die ich jetzt für Brainstorming im Team oder andere Aufgaben nutzen kann.“

Das Ergebnis in Zahlen

Die Aussicht

Andreas Ochs ist stolz auf sein Team und die positive Entwicklung von Lottaleben. Nach 12 Jahren harter Arbeit bezog die Nürnberger Werbeagentur 2017 ein neues Büro und steht heute im engen Kontakt mit den Machern von Billomat, um die Buchhaltungssoftware in Zukunft noch besser in den eigenen Workflow implementieren zu können. Erst kürzlich wurde der von Andreas Ochs erwünschte Support Chat als Beta Version auf der Billomat Website implementiert, um Nutzern einen 24 Stunden Hilfeservice zu bieten. Auch die von Andreas Ochs gewünschten Berichtfunktionen werden zeitnah in die Software und Apps implementiert, um den speziellen Bedürfnisse einer Werbeagentur gerecht zu werden.