Case Study medienvirus


So optimierte die Webagentur ihre Buchhaltung mit Billomat

80
%
weniger Fehler
bei der Fakturierung
35
%
weniger Zahlungsverzüge
durch Kunden
95
%
schnellere
Rechnungsstellung

Jens Bayer ist Gründer und Geschäftsführer der Berliner Agentur medienvirus. Seit 2013 unterstützen er und sein Team klein- und mittelständische Unternehmen bei der Entwicklung von Wordpress Webseiten und WooCommerce Shops.
Durch den Einsatz von Billomat konnte der Gründer den Zeitaufwand für seine Buchhaltung um 75% senken und arbeitet dank DATEV Export und kostenlosem Berater Zugang Hand in Hand mit seinem Steuerberater.

Unternehmenssteckbrief: medienvirus

  • Name: Jens Bayer
  • Position: Geschäftsführer
  • Unternehmen: medienvirus
  • Gründungsjahr: 2013
  • Branche: Webentwicklung
  • Website: medienvirus.de

Kurzbeschreibung des Unternehmens


Seit 2013 betreut die Berliner Agentur Medienvirus klein- und mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung von Webseiten, Onlineshops bis hin zu deren Vermarktung. Zusammen mit einem Netzwerk an ausgesuchten Spezialisten, darunter Fotografen für Produktfotografie, Entwickler für Apps, Onlinemarketingkoryphäen bis hin zu Textern, hat die Agentur in den letzten 5 Jahren mehr als 700 Webprojekte erfolgreich abgewickelt.

Softwareseitig setzt Medienvirus auf den Marktführer im Bereich Content-Management Systeme: WordPress. Mit WooCommerce decken sie alles ab, was der Kunde sich für einen Onlineshop nur wünschen kann.

Die Ausgangssituation


Im Jahr 2013 wagte Jens Bayer, Geschäftsführer und Gründer von medienvirus, in Österreich den Sprung in die Selbstständigkeit. Hätte man ihn ein paar Monate vor der Gründung gefragt, ob er sich das vorstellen kann, hätte er mit voller Angst in den Augen wohl so geantwortet:

"Nie und nimmer! Ich habe zu viele Leute scheitern sehen. Und ich wusste bei jedem Einzelnen, woran es gelegen hat. Da ich mich selbst ganz gut kenne, weiß ich, dass ich das nicht packen würde."

Der Sprung in die Selbstständigkeit kam für Jens Bayer eher zufällig. Nach seiner langjährigen Tätigkeit in verschiedenen Agenturen, in denen er seine Fähigkeiten und Ideen nicht voll entfalten konnte, sowie einigen privaten Veränderungen, wurde sein Wunsch nach Freiheit und Unabhängigkeit immer stärker.
Die größte Hürde am Anfang war, ganz entgegen seinen Erwartungen, nicht die Suche nach Kunden, sondern die rein mentale, ständige und oft unbegründete Sorge um die Finanzen. Als blutiger Anfänger ohne BWL-Background, so Jens Bayer, fehlte ihm das Gefühl für Zahlen. Erst nach seinem Umzug von Salzburg zurück in seine Heimatstadt Berlin im Jahr 2015 fand Jens Bayer einen verlässlichen Steuerberater, der ihn seitdem in allen finanziellen und steuerlichen Belangen unterstützt.

"Man weiß schlichtweg nicht, was einen erwartet und 'macht einfach'. Man verlässt sich auf seinen Steuerberater, der einem hoffentlich sagt, was und wie viel man sich besser bei Seite legen sollte. Wenn man Glück hat, erwischt man auch einen echten Steuerberater und keinen, der einem „einfach nur die Papiere fürs Finanzamt“ macht. Das ist ein himmelweiter Unterschied."

Wie viele andere Gründer auch nutzte Jens Bayer für die Erstellung von Rechnungen und Angeboten anfänglich Word und Excel. Doch bereits nach der zweiten Rechnung war der Unternehmer genervt von der Unhandlichkeit der Programme, den gesetzlichen Vorschriften, den hohen Zeitaufwand bei der manuellen Fakturierung und damit einhergehenden Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht. Es fiel ihm zunehmend schwer, den Überblick über offene Rechnungen zu behalten und säumige Kunden an ihre Forderungen zu erinnern. Zahlungsverzüge waren keine Seltenheit und stellten eine Herausforderung für die Liquidität des jungen Unternehmens dar.
Und dann war da noch die große Komponente Zeit. Zu Beginn der Selbstständigkeit war Jens Bayer parallel noch in einer gut bezahlten Festanstellung auf 20 Stunden Basis tätig. Als Vater einer 2-jährigen Tochter wollte er neben Job und Selbstständigkeit auch ausreichend Zeit für seine Familie finden. Zeit war also immer Mangelware!
Eine Lösung musste her, mit der Jens Bayer den Zeitaufwand für seine buchhalterischen Prozesse möglichst einfach, schnell und zuverlässig reduzieren konnte.

„Ich kenne noch heute Unternehmen die glauben, dass dies die schnellste Methode wäre und unbelehrbar in Sachen Effizienz sind. Ihr dürft raten, wie es diesen Unternehmen geht.“

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Die Lösung


2015 begab sich Jens Bayer auf die Suche nach einer geeigneten Buchhaltungssoftware für sein Unternehmen medienvirus. Die Auswahl an Tools im Finanzsektor war groß und nach einer langen Research-Phase entschloss der Unternehmer, Billomat als seine bevorzugte Buchhaltungssoftware zu nutzen.

„Ich wollte den Preis-Leistungs-Sieger. Irgendwann fand ich eine schicke Tabelle aus allen vorhandenen Anbietern im Netz und habe die 10 wichtigsten Kriterien für mich herausgepickt, verglichen, Test Accounts erstellt und mich letztlich für Billomat entschieden. Der Funktionsumfang hat mich überzeugt, auch wenn Billomat fast wegen dem damals doch recht eigenwilligen Design durchgefallen ist. Doch auch das hat sich in den letzten zwei Jahren deutlich verbessert.“

Während der Gründungsphase arbeitete Jens Bayer noch parallel in einer gut bezahlten Festanstellung auf 20-Stunden Basis. Ein effizientes, unkompliziertes und schnelles Handeln war aufgrund begrenzter Zeitressourcen vor allem am Anfang unerlässlich, um nicht zu scheitern. Jens Bayer erklärt:

„Viele Gründer kommen schlichtweg nicht aus der Denk- und Konzeptionsphase heraus und damit nicht ins Handeln. Schlimmer noch: Je mehr sie versuchen, in dieser Phase alles richtig zu machen und alle Eventualitäten zu berücksichtigen, desto eher stoßen sie auf Barrieren, die in Ihren Köpfen zu unüberwindbaren Bergen heranwachsen. Dabei wird ein Berg nicht bestiegen in dem man ständig vom Gipfel träumt, sondern in dem man den ersten Schritt macht. Und dann den Zweiten. Komplikationen treten so oder so auf."

Buchhaltung und Steuern verlangen Selbstständigen und Unternehmern einiges an Zeit, Ressourcen und Denkarbeit ab. Doch das Thema wird vor allem bei der Gründung häufig komplett missachtet und mit der ersten Rechnung kommt das böse Erwachen.

"Buchhaltung ist in Wahrheit ja auch reinste Bürokratie. Wer mag das schon? Es gibt einige Selbstständige in meinem Netzwerk die sagen, dass es nichts Schöneres gibt als Rechnungen zu schreiben. Ich finde, das ist kompletter Unsinn. In aller ersten Linie möchte ich an meinem Unternehmen arbeiten, ein gutes Produkt für meine Kunden schaffen und ein motiviertes Team aufbauen. Alles andere kommt dann von selbst."

Die Erfolge


Vor der Implementierung von Billomat kostete Jens Bayer die monatliche Buchhaltung rund 20 Arbeitsstunden. Durch die Nutzung von Billomat Funktionen wie dem automatischen Versand von wiederkehrenden Rechnungen oder der digitalen Angebotserstellung konnte der Unternehmer den Zeitaufwand für seine Buchhaltung um 75% senken. Die zurückgewonnene Zeit kann der Gründer nun wieder nutzen, um neue Kunden zu generieren, seine Mitarbeiter auszubilden, sich selbst weiterzuentwickeln oder mehr Zeit mit der Familie zu verbringen.

Auch seine Angebote für potenzielle oder bestehende Kunden erstellt Jens Bayer einfach online über die Billomat Webanwendung. Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche und einem gut gepflegten Portfolio und CRM innerhalb der Software konnte er die Fehlerquote bei der Angebotserstellung um 80% senken und verbesserte seine Reaktionsgeschwindigkeit bei der Angebotserstellung um 85%.

"Wenn Interessenten oder Kunden mich anrufen und nach einem Angebot fragen, sind diese immer wieder erstaunt, wenn ich ihnen am Telefon sage, dass sie es spätestens morgen haben. Von anderen Agenturen sind die es gewohnt, dass sich dieser Prozess wochenlang hinziehen kann."

Durch professionelles Auftreten und seine Schnelligkeit bei der Angebotserstellung hat Jens Bayer mit seiner Agentur medienvirus einen klaren Wettbewerbsvorteil, der sich auch in seinen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen niederschlägt. Seit der Implementierung von Billomat hat die Agentur medienvirus 75% mehr Aufträge für sich gewonnen. Die Umsätze sind um 65% gestiegen und Liquiditätsengpässe konnten durch die Senkung der Kundenzahlungsverzug um 35% gesenkt werden.

"Ich würde Billomat allen klein- und mittelständischen Unternehmen empfehlen, die Ihre Buchhaltung derzeit noch mit Excel & Co. machen oder auf hoffnungslos veraltete lokal installierte und oft überteuerte Software setzen. Billomat ist auch für jene Unternehmer geeignet, die es aufgrund von laufenden Projekten gerne mal vergessen, eine Rechnung zu schreiben oder bei denen Angebotsphasen länger als nötig dauern."

Das Ergebnis in Zahlen:

80
%
weniger Fehler bei Angeboten und Rechnungen
35
%
weniger Zahlungsverzüge durch Kunden
75
%
Zeitersparnis
bei der monatlichen Buchhaltung
95
%
schneller bei der Fakturierung

Die Aussicht


"Selbstständigkeit ist keine Raketenwissenschaft"

So lautet das Fazit von Jens Bayer. Besonders stolz ist er darauf, ein tolles Büro in Berlin gefunden zu haben und sich Tag für Tag als Unternehmer weiterzuentwickeln. Auch auf seine erste Mitarbeiterin, die er geschult und unterstützt hat. Sie hat erst kürzlich Ihre Prüfung zur Fachinformatikerin bestanden.

Als Selbstständiger ist Jens Bayer nicht nur Geschäftsführer, sondern auch Buchhalter, Vertriebler, Personaler, Marketing Manager und Entwickler in einer Person. Seinen Entschluss, den Sprung ins kalte Wasser zu wagen und medienvirus zu gründen, hat er nie bereut, auch wenn es nicht immer einfach war.

"Auf der einen Seite bereue ich, dass ich mir betriebswirtschaftliche Dinge nur sehr oberflächlich angeeignet habe, auf der anderen Seite ist das für mich auch nicht so wichtig und würde mich in meinem kreativen Schaffen nur ausbremsen."

Dank Billomat hat der Agenturchef auch als Nicht-BWLer ein Gefühl für sein Pricing, seine Einkünfte oder seine Gewinne bekommen und verliert nicht eine Sekunde den Überblick über noch zu stellende Rechnungen oder offene Angebote.

Den Management Wechsel von Billomat im 2016 und der Neuausrichtung der Software hat auch Jens Bayer spürbar wahrgenommen. Seit dem hat sich Billomat um viele neue Funktionen erweitert, das Design der Benutzeroberfläche wurde modernisiert und die Billomat Nutzer können über das Ideenportal und im persönlichen Gespräch mit den Kundenberatern aktiv Einfluss auf die Weiterentwicklung von Billomat nehmen.

"Der Support reagiert angenehm rasch. Man spürt das bei Billomat der Esprit, etwas zu bewegen und am Ball zu bleiben, da ist. Das ist wichtig. Nichts Schlimmeres als das man bei einem Unternehmen das Gefühl gewinnt, dass es stehen geblieben ist und sich auf alten Erfolgen ausruht. Ich empfehle Billomat nach wie vor sehr gerne in meinem Netzwerk weiter."

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Doreen Schollmeier und Julia Opitz

Tel: +49 911 – 14886150

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