Case Study mit
N3M

David Schmidt

Gründer und Geschäftsführer

David Schmidt ist Gründer und Geschäftsführer von N3M. Die N3M ist ein Technologie Dienstleister sowie eine Marketingagentur für die Reise- und Tourismusbranche. Das N3M Team unterstützt Unternehmen dabei, ihre Umsätze und Reichweiten durch zielgerichtete Kooperationen und erfolgsorientiertes Affiliate Marketing zu steigern.

Durch den Einsatz der Buchhaltungssoftware Billomat konnte David Schmidt den Zeitaufwand für die monatliche Buchhaltung von 4 Tagen auf 1 Tag reduzieren. Durch die direkte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater über Billomat konnte der Gründer die Umsatzsteuervoranmeldung und den Jahresabschluss zu 100% digitalisieren und auslagern.

UNTERNEHMENSSTECKBRIEF: N3M

NAME: David Schmidt

POSITION: Geschäftsführer

UNTERNEHMEN: N3M – Connecting Businesses

UNTERNEHMENSGRÖSSE: 4 Mitarbeiter

GRÜNDUNGSJAHR: 2016

BRANCHE: Marketing / Technologie

WEBSITE: www.n3m.io

Kurzpräsentation des Unternehmens

Das Münchner Unternehmen N3M hilft Leistungsträgern aus dem Reise- und Tourismusbereich sowie Hotels, Hotelketten, Thermen & Freizeitparks, ihre Umsätze über erfolgsorientiertes Affiliate Marketing auf provisionsabhängiger Basis zu steigern. Zusätzlich sorgt die N3M mit Ihrer Technologie dafür, Direktbuchungen für Hotels substantibel zu steigern. Darüber hinaus unterstützt die Marketingagentur seine Kunden beim Aufbau von Kooperationen mit Affiliate Partnern beziehungsweise digitalen Direktvertriebspartnern und Gutscheinportalen aus einem Netzwerk an mehr als 12.000 Influencern, Bloggern, Publishern & digitalen Vertriebspartnern. Bei Bedarf kann eine komplette Betreuung des Affiliate Marketing Kanals übernommen werden.

Zu den Kunden von N3M zählen namenhafte Unternehmen wie Qatar Airlines, JustAway, Azimut Hotelgruppe und Seereisedienst.de. Jedoch betreut die N3M mit Selecdoo zunehmend einzelne Hotels und unterstützt diese bei der Generierung von Direktbuchungen durch digitale Vertriebspartner.

Die Ausgangssituation

Nach jahrelanger Tätigkeit in einer Münchner Werbeagentur wagte David Schmidt 2016 den Sprung in die Selbstständigkeit.

„Die Gründung war eher ein schleichender Prozess. Ich habe quasi neben der Arbeit angefangen, mich selbstständig zu machen.“

Schon in der Gründungsphase setzte David Schmidt für seine Fakturierung auf Billomat. Er kannte die Buchhaltungssoftware bereits von einem früheren Arbeitgeber. Anfänglich nutze er Billomat lediglich für seine Rechnungsstellung. Doch mit zunehmender Anzahl an Kunden und Aufträgen wollte er auch weitere buchhalterische Prozesse in seinem Unternehmen automatisieren und vereinfachen. Nach einem Gespräch mit Billomat CEO Paul-Alexander Thies und einem umfangreichen Onboarding durch die Billomat Kundenberater erkannte David Schmidt 2017 das volle Potential der Billomat Software und etablierte diese schließlich in vollen Umfang für sein Unternehmen.

Die Herausforderung

Die Gründung verlief unproblematisch und schnell akquirierte David Schmidt erste namenhafte Kunden. Auch die frühzeitige Etablierung von Billomat als Rechnungsprogramm machte sich schnell bezahlt. Mit der Billomat Software erledigte der Gründer seine Rechnungsstellung bald schon 85% schneller als mit anderen Tools. Auch die Fehlerquote beim Erstellen und Versenden von Rechnungen konnte er Dank Billomat um 99% senken.

Eigentlich schien alles bestens zu laufen. Der Kundenstamm wuchs, N3M baute sich eine positive Reputation auf und die ersten Mitarbeiter wurden eingestellt. Doch im Frühjahr 2017 wurde der Gründer schließlich vor seine erste große Herausforderung gestellt. Im Briefkasten des Unternehmers befand sich ein Brief vom Finanzamt mit der Aufforderung zur Zahlung einer beträchtlichen Summe basierend auf dem geschätzten Umsatz der letzten 4 Jahre und der daraus resultierenden Steuerlast. Die Ermittlungen des Gründers ergaben, dass sein Steuerberater ihn nicht nur falsch beraten, sondern auch die Umsatzsteuererklärung in den letzten Jahren nie beim Finanzamt eingereicht hatte.

„Hürden und Herausforderungen gehören zum Unternehmeralltag einfach dazu. Solange sie selbst steuerbar sind, ist das auch gut. Problematisch wird es erst, wenn man sich auf die falschen Personen verlässt.“

In seiner Not erkundigte sich David Schmidt bei Billomat nach geeigneten Steuerberatern, die im Umgang mit Billomat geschult sind, und wurde auf eine moderne, digitale Steuerberaterkanzlei in seiner Nähe aufmerksam.

„Die von Billomat empfohlenen Steuerberater haben sich dann schnell der Sache angenommen und sprichwörtlich den Karren aus den Dreck gezogen. Ohne deren Hilfe würde uns heute vielleicht nicht mehr geben!“

Um sich künftig vor derartigen Problemen mit den Finanzbehörden zu schützen und alle buchhalterischen Prozesse weitestgehend auszulagern, informierte sich der Gründer bei den Billomat Kundenberatern über weitere Services und Automatisierungsstufen. Aufgrund des Wachstums seiner Marketingagentur verbrachte David Schmidt mittlerweile vier bis fünf Tage im Monat mit seiner Buchhaltung.

„Im Gespräch mit Billomat CEO Paul-Alexander Thies erfuhr ich von weiteren spannenden Funktionen der Software. Das Support Team half mir bei der Einrichtung, beispielsweise nutze ich jetzt Billomat Banking für den automatischen Abgleich der Transaktionen auf meinem Geschäftskonto mit den Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen in Billomat.“

Ihm war daher schnell bewusst, dass er eine Software braucht, die ihm den Buchhaltungsaufwand abnimmt und die Übermittlung an den Steuerberater sowie die Zuordnung der Daten automatisiert.

Vor Billomat benötigte der Unternehmer 4 Tage pro Monat für seine Buchhaltung. Zahlungen wurden manuell angewiesen, zu den Transaktionen sortiert und für den Steuerberater vorbereitet.

David Schmidt nutzt Billomat im Vollumfang seit 2017 – für die Abschlusserstellung, um Rechnungen zu schreiben und den Überblick über Zahlungen zu haben.

Die Erfolge

Durch die Implementierung von Billomat als bevorzugte Buchhaltungssoftware und die Nutzung der Billomat Add-Onskonnte David Schmidt den Zeitaufwand für seine Buchhaltung in kürzester Zeit von 4 Tagen auf 1 Tag pro Monat reduzieren.

„Besonders gelungen finde ich die Erfassung und Digitalisierung von Belegen, durch die wir nun zu 100% papierlos arbeiten können. Letztendlich gab uns diese Zeitersparnis die Möglichkeit ein lang vorbereitetes TECH-Projekt umzusetzen, welches über 1 Jahr getestet wurde und nun den „Live-Betrieb“ aufnimmt.“

Eingehende Rechnungen und Belege, die der Gründer per E-Mail erhält, leitet David Schmidt automatisiert an seine Billomat Inbox weiter, wo diese weiterverarbeitet werden können. Für die Digitalisierung von eingehenden Rechnungen in Papierform hat sich der Gründer einen Scanner OKI MC563 zugelegt, mit denen er die Dokumente digitalisiert und dann ebenfalls direkt an seinen Billomat Account weiterleitet.

„Dies hat den großen Vorteil, dass die Belege zweimalig per OCR Erkennung behandelt werden und so fehlerfrei im System von Billomat ankommen“

Den mobilen Belegscanner von Billomat, mit dem Quittungen, Rechnungen und Bewirtungsbelege einfach per Smartphone Kamera erfasst und verarbeitet werden können, nutzt David Schmidt hingegen noch nicht.

„Ein Tipp: Wenn Belege direkt an Billomat per E-Mail geschickt werden, muss man mit G Suite übrigens einen Workaround bauen. Denn wenn man bei G Mail eine Weiterleitung einrichtet wird dort ein Bestätigungscode hingeschickt, doch da Billomat nur Anhänge und keinen Text verwaltet, wird man den Code nicht erhalten. Die Lösung: Der Kunde muss sich im Admin Panel von G Suite eine Gruppe anlegen und dort die Billomat E-Mail-Adresse hinterlegen.“

Durch die digitale Belegübermittlung konnte der Austausch der Buchhaltungsdaten beschleunigt und der Pendelordner abgeschafft werden. Damit spart er 75% der Zeit für seine monatliche Buchhaltung.

„Praktisch ist auch die Billomat Banking Verbindung direkt zur Bank. Dazu muss man nur das Dokument zuordnen – zack, fertig, bezahlt.“

Über das Billomat Banking hat David Schmidt sein Geschäftskonto mit Billomat verknüpft. Eingehende und ausgehende Transaktionen werden über die Schnittstelle direkt mit den vorhandenen Dokumenten in seinem Billomat Account abgeglichen und verbucht. Das manuelle Abgleichen von Rechnungsnummer und Rechnungsbeträgen mit seinem Bankkonto gehört der Vergangenheit an. Er konnte dadurch die Fehlerquote um 99% senken.

Über den kostenlosen Steuerberater Zugang (ab Tarif Business) hat die neue Steuerkanzlei von David Schmidt nun direkten Zugang auf den Billomat Account. Der manuelle Versand und der Abgleich von relevanten Dokumenten und Belegen per E-Mail oder gar als Ausdruck gehören der Vergangenheit hat. Die Zusammenarbeit erfolgt 100% digital. Der Steuerberater exportiert sich alle benötigten Geschäftsdokumente wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Belegbilder über den DATEV-Export direkt aus dem Billomat Account seines Mandanten. Heute übernimmt die Steuerkanzlei alle Steuerangelegenheiten von David Schmidt, von der Umsatzsteuervoranmeldung bis zum Jahresabschluss. Da er das vorher allein gemacht hat, spart er sich 100% der Zeit für diese Dinge.

Das Ergebnis in Zahlen

Die Aussicht

N3M war auf der Suche nach einer webbasierten Buchhaltungssoftware, die es ermöglicht, den Steuerberater mit einzubinden und eine synergetische Zusammenarbeit zu schaffen.

Exceltabellen und Ordner gehören somit der Vergangenheit an, das Unternehmen arbeitet jetzt zu 100% digital. Billomat bietet dem Unternehmen neben einer transparenten und einfachen Bedienoberfläche auch viele Vorlagen, damit in der Buchhaltung nichts mehr schieflaufen kann. Durch die Automatisierung vieler Prozesse entstehen zeitliche Freiräume für den Unternehmer, die er nun für die wirklich wichtigen Dinge im Unternehmeralltag nutzen kann.

„Ich würde Billomat generell KMUs bis zu 100 Mitarbeitern empfehlen. Billomat kommt für alle infrage, die Ware verschicken oder Dienstleistungen abliefern, da gibt es wenig Einschränkungen. Für das Affiliate Marketing Netzwerk oder Point of Sale macht Billomat allerdings noch nicht so viel Sinn, da die prozentuale Abrechnung noch nicht möglich ist. Diesen Funktionswunsch sowie eine potentielle Umsetzung habe ich bereits im Billomat Ideenportal eingereicht. Gerne unterstützen wir hier auch die Weiterentwicklung dieser Funktionen.“