Case Study netzstrategen GmbH

Die Ausgangssituation

Die netzstrategen GmbH ist eine Unternehmensberatung, die sich auf die Digitalisierung von Prozessen in mittleren und großen Unternehmen spezialisiert hat. Neben ihrer beratenden Tätigkeit unterstützen sie ihre Kunden auch operativ dabei, neue digitale Strategien und Tools zu entwickeln, zu implementieren und zu warten. Als digitaler Berater gehen die netzstrategen mit gutem Beispiel voran und haben ihre eigenen, internen Unternehmensprozesse vollständig digitalisiert. Dazu gehört auch die Buchhaltung. Bei der Wahl einer geeigneten Softwarelösung hatte es sich Gründer André Hellmann zum Ziel gesetzt, seine Mitarbeiter künftig in die Erstellung von Angeboten und Rechnungen einzubeziehen und die Buchhaltung direkt mit den Onlineshops zu verknüpfen.

„Die Verknüpfung von Bestellsystem und Rechnungssystem war für uns von Anfang an Voraussetzung für unsere Shops, da manuelle Rechnungsstellung für uns als Digital Berater keine Option ist.“

Die Lösung

Seit Februar 2014 hat die netzstrategen GmbH die cloudbasierte Buchhaltungssoftware Billomat im Einsatz, um ihre buchhalterischen Prozesse zu digitalisieren und die Rechnungsstellung für ihre zwei Onlineshops zu automatisieren. Als Dienstleister ist die netzstrategen GmbH zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung gegenüber ihren Kunden verpflichtet. Durch den Einsatz von Billomat erstellt die Agentur alle Angebote und Rechnungen im einheitlichen Unternehmensdesign. Dank der Formularmasken werden dabei alle gesetzlichen Pflichtangaben abgefragt und die Fehlerquote bei der Rechnungsstellung konnte erheblich reduziert werden. Im Falle einer Rechnungskorrektur leitet die Software in wenigen Schritten durch den Stornierungsprozess und erstellt eine GoBD-konforme Storno- und Korrekturrechnung. Für seine Mitarbeiter hat Geschäftsführer André Hellmann eigene Nutzer innerhalb der Billomat Software angelegt und ermöglicht somit die Zusammenarbeit im Team. Durch das flexible Rollensystem erhalten die Mitarbeiter der netzstrategen GmbH unterschiedliche Schreib- und Lesebefugnisse. Damit ist es André Hellmann gelungen, sein gesamtes Team in die Rechnungsstellung und Buchhaltung mit einzubeziehen.

„In Billomat haben all unsere Kollegen die Möglichkeit, selbst Angebote und Rechnungen zu erstellen. Damit werden wir unserer Eigenverantwortung gerecht, da das Thema Rechnungsstellung bei uns nicht zentralisiert ist, sondern auf allen Schultern verteilt ist.“

Alle Betriebsausgaben, wie Reisekosten, Büromaterialen, Wartungsverträge oder Bewirtungsbelege, werden innerhalb der Billomat Software durch zwei angestellte Buchhalter erfasst. Dank der automatischen Belegerfassung und dem mobilen Belegscanner innerhalb der Billomat App erfolgt die Erfassung der Betriebsausgaben komplett digital. Rechnungen, die bereits in den Dateiformaten PDF, Word oder JPG vorliegen, können direkt über einen verknüpften E-Mail Account oder über die Schnittstelle zu einem hinterlegten Cloud Speicher abgerufen und weiterverarbeitet werden. Innerhalb der Software Oberfläche gibt es darüber hinaus ein Drag&Drop Widget, über welches Dateien in die Inbox geladen werden können. Auf Dienstreisen können Hotelrechnungen, Bahntickets oder Tankquittungen mit der Billomat Mobile App einfach abfotografiert werden.

Für die Erfassung und Abrechnung von Beratungsstunden benötigt die Agentur eine zuverlässige Zeiterfassung, da viele Projekte auf Stundenbasis der Mitarbeiter abgerechnet werden. Hierfür haben die netzstrategen das Billomat Add-On mite im Einsatz, um erbrachte Leistungen zu erfassen und basierend auf dem hinterlegten Stundensatz in Rechnung zu stellen.

Neben der Fakturierung nutzt die Agentur aber auch verschiedene Add-Ons von Billomat. Über das speziell für Billomat Nutzer entwickelte WooCommerce Plugin binden die netzstrategen ihre beiden Onlineshops direkt an das Buchhaltungsprogramm an. Mit dieser Verknüpfung erfolgt die Rechnungsstellung für eingehende Online-Buchungen ihrer eigenen Online-Kurse und Seminare im WooCommerce komplett automatisch über Billomat.

„ Wir nutzten hauptsächlich die automatisierte Rechnungserstellung und den WooCommerce nativen Versand. Somit erhält der Nutzer direkt im Prozess seine Rechnung und bekommt nicht noch eine weitere E-Mail von einem anderen System. Zudem können wir in WooCommerce direkt die Rechnungen zur Bestellung einsehen, was uns immer wieder Zeit spart."

Das Ergebnis

„Unsere Mission ist es, unsere Kunden digital handlungsfähig zu machen. Dadurch sind wir im Tagesgeschäft sehr viel online unterwegs. Die Buchhaltung zu digitalisieren war somit ein absolut logischer Schritt"

Die netzstrategen konnten durch den Einsatz der Buchhaltungssoftware Billomat ihren monatlichen Aufwand für die Buchhaltung von vorher 5 Tagen auf 1 Tag im Monat reduzieren. Durch die einfache Bedienbarkeit der Buchhaltungssoftware und dem flexiblen Nutzer- und Rollensystem arbeiten nun rund 75% der Mitarbeiter eigenständig mit Billomat.

„Das Beste an Billomat ist, dass alle Kollegen die Angebots- und Rechnungserstellung übernehmen können. Jeder hat Einblick und Überblick!“

Durch die Erweiterung der Funktionalität von Billomat und dem mite Add-On zur Zeiterfassung erhöhte die Agentur ihre Schnelligkeit bei Rechnungsstellung um 80%. Auch die Fehlerquote bei Rechnungs- und Angebotserstellung konnte durch den Einsatz der GoBD-konformen Buchhaltungssoftware 85% gesenkt werden.

Auch der Einsatz des WooCommerce Plugins hat sich gelohnt! Die Zeitersparnis durch die Automatisierung der Rechnungsstellung bei eingehenden Buchungen im Onlineshop der netzstrategen hat sich um 80% verbessert.

Die Software Billomat unterstützt die Mitarbeiter im Bereich der Buchhaltung und sorgt für den perfekten Überblick aller Geschäftsvorfälle.

„Wir haben zwei Kolleginnen, die sich hauptsächlich um die Buchhaltung kümmern. Ohne Billomat hätten wir mittlerweile sicherlich mehr.“

Die Aussicht

Der Einsatz von Billomat hat den Arbeitsalltag der Mitarbeiter der netzstrategen GmbH positiv beeinflusst und bestätigt, dass die Digitalisierung in der Buchhaltung die Zukunft ist. Die Verknüpfung von Bestellsystem und Rechnungssystem war für sie von Anfang an Voraussetzung für die Wahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware und die Erfolgszahlen haben die Strategie von Gründer André Hellmann bestätigt:

„Die direkte Anbindung an das Rechnungstool, das wir schon nutzten, ist damit ein perfekter match und lässt uns Billomat auch in Zukunft nutzen."

Alle Prozesse im Unternehmensalltag der netzstrategen finden mittlerweile komplett digital in der Cloud statt. Neben Billomat nutzen sie Asana für ihre Projektplanung und die GSuite, um die E-Mail-Flut im Büro-Alltag zu verringern. Für die Kommunikation untereinander sind sie auf das Messenger-Tool Slack umgestiegen.

„Mit diesen vier Tools arbeiten wir und könnten uns das netzstrategen-Leben gar nicht mehr anders vorstellen"

Die Selbstständigkeit im Team macht Andre´ stolz. Rückschläge gehören für ihn zum Lernprozess dazu:

„Nach Projekten ist man immer schlauer. Da gehört neben erfolgreichen Projekten auch das Scheitern dazu. Genau dieser Lerneffekt zeichnet uns aus und den transferieren wir in neue Kundenprojekte. Wir selbst schließen uns als Team zweimal im Jahr für ein Wochenende ein und hinterfragen uns selbst und unsere Prozesse. Was können wir besser machen und voneinander lernen. Diese “Schwarmintelligenz” fördert Weiterentwicklung, konstruktive Entscheidungen und sorgt für Transparenz."