Seit Februar 2014 hat die netzstrategen GmbH die cloudbasierte Buchhaltungssoftware Billomat im Einsatz, um ihre buchhalterischen Prozesse zu digitalisieren und die Rechnungsstellung für ihre zwei Onlineshops zu automatisieren. Als Dienstleister ist die netzstrategen GmbH zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung gegenüber ihren Kunden verpflichtet. Durch den Einsatz von Billomat erstellt die Agentur alle Angebote und Rechnungen im einheitlichen Unternehmensdesign. Dank der Formularmasken werden dabei alle gesetzlichen Pflichtangaben abgefragt und die Fehlerquote bei der Rechnungsstellung konnte erheblich reduziert werden. Im Falle einer Rechnungskorrektur leitet die Software in wenigen Schritten durch den Stornierungsprozess und erstellt eine GoBD-konforme Storno- und Korrekturrechnung. Für seine Mitarbeiter hat Geschäftsführer André Hellmann eigene Nutzer innerhalb der Billomat Software angelegt und ermöglicht somit die Zusammenarbeit im Team. Durch das flexible Rollensystem erhalten die Mitarbeiter der netzstrategen GmbH unterschiedliche Schreib- und Lesebefugnisse. Damit ist es André Hellmann gelungen, sein gesamtes Team in die Rechnungsstellung und Buchhaltung mit einzubeziehen.
„In Billomat haben all unsere Kollegen die Möglichkeit, selbst Angebote und Rechnungen zu erstellen. Damit werden wir unserer Eigenverantwortung gerecht, da das Thema Rechnungsstellung bei uns nicht zentralisiert ist, sondern auf allen Schultern verteilt ist.“
Alle Betriebsausgaben, wie Reisekosten, Büromaterialen, Wartungsverträge oder Bewirtungsbelege, werden innerhalb der Billomat Software durch zwei angestellte Buchhalter erfasst. Dank der automatischen Belegerfassung und dem mobilen Belegscanner innerhalb der Billomat App erfolgt die Erfassung der Betriebsausgaben komplett digital. Rechnungen, die bereits in den Dateiformaten PDF, Word oder JPG vorliegen, können direkt über einen verknüpften E-Mail Account oder über die Schnittstelle zu einem hinterlegten Cloud Speicher abgerufen und weiterverarbeitet werden. Innerhalb der Software Oberfläche gibt es darüber hinaus ein Drag&Drop Widget, über welches Dateien in die Inbox geladen werden können. Auf Dienstreisen können Hotelrechnungen, Bahntickets oder Tankquittungen mit der Billomat Mobile App einfach abfotografiert werden.
Für die Erfassung und Abrechnung von Beratungsstunden benötigt die Agentur eine zuverlässige Zeiterfassung, da viele Projekte auf Stundenbasis der Mitarbeiter abgerechnet werden. Hierfür haben die netzstrategen das Billomat Add-On mite im Einsatz, um erbrachte Leistungen zu erfassen und basierend auf dem hinterlegten Stundensatz in Rechnung zu stellen.
Neben der Fakturierung nutzt die Agentur aber auch verschiedene Add-Ons von Billomat. Über das speziell für Billomat Nutzer entwickelte WooCommerce Plugin binden die netzstrategen ihre beiden Onlineshops direkt an das Buchhaltungsprogramm an. Mit dieser Verknüpfung erfolgt die Rechnungsstellung für eingehende Online-Buchungen ihrer eigenen Online-Kurse und Seminare im WooCommerce komplett automatisch über Billomat.
„ Wir nutzten hauptsächlich die automatisierte Rechnungserstellung und den WooCommerce nativen Versand. Somit erhält der Nutzer direkt im Prozess seine Rechnung und bekommt nicht noch eine weitere E-Mail von einem anderen System. Zudem können wir in WooCommerce direkt die Rechnungen zur Bestellung einsehen, was uns immer wieder Zeit spart.“