Case Study mit
PresentationLoad

Tom Becker-Schweitzer

Geschäftsführer von PresentationLoad

Bereits im Jahre 2000 gab es eine enorme Nachfrage nach digitalen Designleistungen für Präsentationen, um relevante Informationen auch ansprechend für Empfänger zu gestalten. Tom Becker-Schweitzer erkannte diesen Bedarf direkt und gründete deshalb die Designagentur PresentationLoad. Seitdem bietet sein Unternehmen ansprechende PowerPoint-Präsentationen und Vorlagen für mittelständische Firmen und internationale Konzerne an und unterstützt diese bei der Erstellung professionelle Unternehmenspräsentationen.

Seit 6 Jahren vertraut PresentationLoad hinsichtlich der Buchhaltung auf die cloudbasierte Software Billomat und konnte dadurch Fehlerquoten und Zeitaufwand für die Buchführung und Rechnungswesen erheblich reduzieren.

NAME: Tom Becker-Schweitzer

POSITION: Geschäftsführer

UNTERNEHMEN: PresentationLoad GmbH

GRÜNDUNGSJAHR: 2000

UNTERNEHMENSGRÖSSE: 25 Mitarbeiter

BRANCHE: Design / E-Commerce

WEBSITE: www.presentationload.de

Die Ausgangssituation

Das Auge isst mit – diese Weisheit gilt nicht nur für Gerichte in Restaurants, sondern auch für die Präsentation von geschäftlichen Informationen. Ein professionelles Design wird immer wichtiger, denn nur wer seine PowerPoint-Präsentationen und Inhalte anschaulich und interessant kommuniziert, kann die Aufmerksamkeit seiner Kund*innen, Investor*innen oder Mitarbeiter*innen gewinnen.

Diese Erkenntnis hatte Tom Becker-Schweitzer bereits vor 21 Jahren und gründete deshalb im Jahre 2000 die Designagentur PresentationLoad. Die Agentur ist mittlerweile der führende Anbieter für professionelle Präsentationen und bietet ihren Kund*innen sowohl einen fachkundigen Designservice als auch fertige PowerPoint-Vorlagen zum Download an. PresentationLoad verfolgt das Ziel, ansprechende und professionelle Unternehmenspräsentationen für mittelständische Firmen und internationale Konzerne zu erstellen und umfasst dabei einen Leistungsbereich, der von Infografiken und Charts bis hin zu Templates für ABC-Analysen, Process-Mining und viele andere Managementthemen reicht.

Tom hat sich nach so vielen Jahren im Geschäft einen renommierten Namen gemacht und ist besonders stolz darauf, dass er neben Kund*innen auf der ganzen Welt letztes Jahr auch eine Präsentation für den CTO von IBM erstellen durfte.

Die Herausforderung

Mit dem Weg in die Selbstständigkeit wurden Buchhaltung und Rechnungswesen zu wichtigen Themen für Tom Becker-Schweitzer. Bis 2015 nutzen Tom und sein Team eine umständlich und unübersichtliche Agentursoftware für die Buchhaltung und schrieben Rechnungen manuell in Microsoft Word. Beide Lösungsansätze waren für ihr Streben nach Einfachheit nicht wirklich zweckdienlich und führten immer wieder zu Tippfehlern und einem hohen Arbeitsaufwand. Durch mangelnden Überblick über bereits erstellte Dokumente wurden Rechnungsnummern nicht selten doppelt vergeben – sehr zum Ärger des Finanzamts. Daraufhin machte sich PresentationLoad auf die Suche nach einer passenderen Software.

Wie auch für die Kundenakquise und die Projektumsetzung, benötigte PresentationLoad ebenfalls für buchhalterische Angelegenheiten ein Tool, das sich ideal an ihre Bedürfnisse anpasst und keine unnötig hohen Kosten verursacht. Relativ schnell stieß die Designagentur auf Billomat und war direkt begeistert.
Besonders das Interface und die Benutzerfreundlichkeit der Software macht Billomat zur idealen Lösung für die Ansprüche von PresentationLoad. Die Agentur erstellt mit dem Tool hauptsächlich Angebote und Rechnungen und lobt besonders den einfachen Export von Dokumenten an ihre Steuerberatung. Mit dem übersichtlichen Dashboard und den automatisch vergebenen Rechnungsnummern gehören Chaos und Fehleranfälligkeit in der Buchhaltung der Vergangenheit an und PresentationLoad können sich vollends auf atemberaubende Präsentationen konzentrieren.

„Für mich als Geschäftsführer ist es vor allem wichtig, schnell einen Überblick über die gestellten Rechnungen aus den aktuellen und vorherigen Monaten zu bekommen. Auch um zu sehen, welche Rechnungen noch offen sind, ist Billomat ideal.“

Dass Billomat alle notwenigen Funktionen in nur einer Software vereint, erleichtert Tom und seinem Team die tägliche Arbeit immens. Auch, dass PresentationLoad einfach mit einem Klick Rechnungen aus Angeboten generieren kann und Kundendaten intelligent übertragen werden, ist ein nützlicher Vorteil.

Die Erfolge

Nach mittlerweile fast 6 Jahren mit Billomat konnte PresentationLoad bereits beachtliche Erfolge verzeichnen, die sogar über die Bereiche Buchhaltung und Rechnungswesen hinausgehen.

Dank der Buchhaltungssoftware wurde der buchhalterische Zeitaufwand pro Monat um 50% reduziert und auch im Rechnungswesen werden Dokumente aktuell doppelt so schnell erstellt und versendet.

Das bisher so leidige Thema der Fehleranfälligkeit konnte durch Billomat fast komplett aus der Welt geschafft werden; PresentationLoad verzeichnete seit 2015 knapp 90% weniger Fehler bei der Fakturierung von Rechnungsdokumenten. Dank Automatisierungen und praktischen Vorlagen wurde auch die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen um das Doppelte beschleunigt, was der Designagentur einen deutlichen Wettbewerbsvorteil in der Kundengewinnung beschert.

Durch die gewonnene Zeit, die auf direktem Wege in die Kernleistungen von PresentationLoad fließt, konnte die Agentur seit 2015 letztendlich auch ihren Umsatz verdoppeln.

Erfolg in Zahlen

Die Aussicht

Während Tom mit den Funktionen von Billomat sehr zufrieden ist, würde er sich in Zukunft noch ergänzende Integrationen für CRMs wünschen – beispielsweise für Pipedrive, um den gesamten Kundenmanagement-Prozess nahtlos in Billomat abbilden zu können.

„Ich würde Billomat jedem empfehlen, der sein Rechnungssystem noch nicht über ein digitales
Tool abbildet. Es ist übersichtlich, schnell und zu 100% digital.“

Außerdem ist der digitale Belegscan eine interessante Möglichkeit für PresentationLoad zu sein, um Belege und Eingangsrechnungen blitzschnell und unkompliziert mit den Smartphone zu scannen und hochzuladen. Das erspart Zeit und ermöglicht durch die einfache Digitalisierung aller Prozesse die mobile Arbeit von überall.

Obwohl PresentationLoad die Mobile App von Billomat derzeit nicht nutzt, findet Tom auch diese Option, Rechnungen und Angebote von unterwegs zu erstellen, enorm praktisch und möchte sie in Zukunft gerne einmal ausprobieren.