Case Study mit
SISU.team

Mika Alexander Hoppe

Geschäftsführer von SISU.team

Mika Alexander Hoppe ist Geschäftsführer der Sicherheitsfirma SISU.team und setzt sich mit großer Leidenschaft und aus persönlicher Motivation für die Sicherheit seiner Mitmenschen ein. Home Office und Außendienst machten klassische On-Premise-Buchhaltung ab einem gewissen Punkt ungeeignet für den Sicherheitsdienstleister – hier kam Billomat ins Spiel.

Seit Anfang 2020 nutzt SISU.team unsere Software als flexible Lösung für Buchhaltung und Rechnungswesen und im Mai kam das Add-On von OutSmart dazu. Durch dieses digitale Power-Duo kann Mika seinen Kunden sowohl vom Büro aus als auch von unterwegs den bestmöglichen Service bieten.

NAME: Mika Alexander Hoppe

POSITION: Geschäftsführer

UNTERNEHMEN: SISU.team

UNTERNEHMENSGRÖSSE: Vier Mitarbeiter

GRÜNDUNGSJAHR: 2005

BRANCHE: Sicherheits- und IT-Dienstleistungen

WEBSITE: www.SISU.team

Die Ausgangssituation

Die Sicherheitstechnik begeisterte Mika Alexander Hoppe schon immer. Eine simple Alarmanlage oder Videoüberwachung zu installieren war dabei keine große Herausforderung – die gesamte Technik allerdings so zu planen, dass effektiv Einbrüche verhindert und Täter auf frischer Tat ertappt werden, das erkannte Mika bereits in frühen Tagen als die wahre Kunst der Branche.

In 2005 wagte der leidenschaftliche Unternehmer dann den Sprung in die Selbstständigkeit und gründete SISU.team, um seine ganz persönlichen Vorstellungen von Sicherheit zu realisieren und bewusst mit Klischees der Branche zu brechen. Seit der Gründung hat Mika schon zahlreiche Sicherheitskonzepte umgesetzt, bei denen er und sein Team alle Komponenten der Sicherheitstechnik fein granular auf einander abstimmten. So konnten sie beispielsweise dafür sorgen, dass es bei einem Objekt innerhalb von drei Monaten zu ganzen zwölf Festnahmen kam – alles nur dank der bombensicheren Technik des SISU.teams. Das Motto des Dienstleisters: Maximale Sicherheit mit dem gewissen Extra an Service und Spaß, um mit Begeisterung die gemeinsamen Ziele zu erreichen.

Mittlerweise betreut SISU.team Veranstaltungen mit bis zu 250.000 Besuchern, rund 250 Alarmschaltungen und 467 hoch komplexe Sicherheitssysteme. Dabei ist die Firma rund um die Uhr erreichbar und im Notfall sofort persönlich vor Ort.

Die Herausforderung

Der Werdegang von Mika Alexander Hoppe und seinem Unternehmen klingt fast zu schön, um wahr zu sein. Während auf der operativen Seite des Geschäfts alles blendend lief, war die damals aktuelle Lösung für Buchhaltung und Warenwirtschaft dem Sicherheitsdienstleister ein wachsender Dorn im Auge. Bis Ende 2019 nutzte SISU.team eine umfangreiche Software auf Server-Client-Basis als On-Premise-Installation, für die sich das Unternehmen extra eine im Rechenzentrum gehostete Terminal-Server-Instanz angeschafft hatte. Am Ende des Monats summierten sich die Kosten für Softwarelizenzen, Wartungs- und Support-Leistungen, Terminal-Nutzung sowie regelmäßige Update schnell auf 350€ oder mehr.

Mika träumte nicht nur von einer günstigeren Lösung, sondern ebenfalls von einer, die ihm und seinem Team maximale Flexibilität ermöglicht. Im Zuge der Digitalisierung wollte SISU.team zudem komplett auf papierlose Buchhaltung umsteigen, um dem zunehmenden Zettelchaos endlich Einhalt zu gebieten. Mit diesen drei Anforderungen an eine mögliche Software machte sich der Sicherheitsdienstleister auf die Suche und testete verschiedene Anbieter auf ihre Tauglichkeit – vorerst ohne Erfolg.

Als Mika schon beinahe das Handtuch werfen wollte, stieß er durch Zufall auf Billomat. Die cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware passte wie die Faust aufs Auge und zeigte bereits nach nur einer kurzen Demo-Session, dass sie die richtige Lösung für SISU.team war.

„Ohne zu lügen ist Billomat der beste Zufallstreffer, den ich je gelandet habe – und nein, ich werde für diesen Satz nicht bezahlt.“

Billomat bietet SISU.team alles, was es benötigt – und noch mehr! Seit Anfang 2020 profitiert der Sicherheitsdienstleister nun schon von wiederkehrenden Abo-Rechnungen, die monatlich oder quartalsweise versendet werden können, dem automatischen Zahlungsabgleich und diversen Schrittstellen zu optionalen Add-Ons. Eine wertvolle Integration für Billomat, die SISU.team seit Mai 2020 nutzt, ist OutSmart. Diese ebenfalls cloudbasierte Software ermöglicht es der Sicherheitsfirma, sämtliche Aufträge bei Kunden digital vor Ort zu realisieren. Der Arbeitsauftrag wird über das Web-Interface erstellt und der jeweilige Mitarbeiter hat alle wichtigen Daten direkt auf seinem Smartphone bzw. Tablet verfügbar. Beim Kunden angekommen, kann er die Arbeiten dokumentieren, verwendetes Material erfassen und den Kunden direkt unterschreiben lassen. Mika nutzte OutSmart bereits seit über zwei Jahren für seine Zwecke und die nahtlose Schnittstelle zu Billomat kam ihm dabei mehr als gelegen.

„Alles fühlt sich so an, als seien beide Systeme für einander geschaffen worden.“

Wenn ein Mitarbeiter von SISU.team nun in Billomat eine Auftragsbestätigung erstellt und diese mit dem Keyword „OutSmart“ versieht, kreiert die Schnittstelle innerhalb von 15 Minuten einen Arbeitsauftrag in OutSmart. Dieser kann dann direkt über die softwareinterne Planungsübersicht disponiert und dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden. Hat der Mitarbeiter den Auftrag abgeschlossen, wird der Vorgang über die Schnittstelle wieder an Billomat übergeben, wo abschließend vollautomatisch eine Rechnung erstellt und versendet wird. Gleichzeitig werden Kundendaten und Zahlungsstatus des jeweiligen Kundenaccounts in Echtzeit synchronisiert. Und das Beste daran: Alles läuft komplett papierlos und zu 100% digital ab.

Die Erfolge

Seit Anfang des Jahres konnte Mika bereits gewaltige Erfolg verzeichnen, die er direkt auf die leistungsstarke Kombination aus Billomat und OutSmart zurückführte. Sowohl in der Buchhaltung und Rechnungslegung als auch der Kundenakquise und dem allgemeinen Geschäftserfolg eröffneten sich für SISU.team neue Perspektiven für die Zukunft.

Dank Billomat konnte Mika den monatlichen Zeitaufwand für seine Buchhaltung um ganze 75% reduzieren und verbringt heute nur noch knapp 7 Tage im Monat anstatt wie vorher 21.

Rechnungen erstellt SISU.team aktuell innerhalb von 5 Minuten, was einer Beschleunigung des Rechnungswesens von Unglaublichen 200% entspricht. Gleichzeitig war es dem Dienstleiser dank Billomat möglich, die Fehlerquote in Angeboten und Rechnungen um 90% zu senken. Durch diese massive Zeitersparnis kann der Sicherheitsdienstleister nun doppelt so schnell auf Kundenanfragen reagieren, was ihm in diesem wettbewerbsgeprägten Metier einen gewaltigen Vorteil verschafft. Neue Kunden sind dank der Software schon innerhalb von 2 Minuten erfasst, was einer Zeitersparnis von insgesamt knapp 75% entspricht.

Die nahtlose Verknüpfung von Billomat und OutSmart sorgte zudem dafür, dass Mika und seine Mitarbeiter Arbeitsaufträge um 80% schneller abwickeln können.

Somit hat SISU.team mehr Zeit für das Kerngeschäft und das spiegelt sich auch in den betrieblichen KPIs wider; Seit der Einführung von Billomat konnte das Unternehmen seinen Umsatz um 20% steigern und auch die Firmenliquidität um 40% erhöhen.

Das Ergebnis in Zahlen

Die Aussicht

Billomat und OutSmart konnten SISU.team als digitales Power-Duo tatkräftig unter die Arme greifen und ein neues Licht auf die Themen Buchhaltung und Rechnungswesen werfen. Mika erkennt in der Software-Kombination wertvolle Chancen für jeden Unternehmer, der selbst oder mit seinen Mitarbeitern im Außerdienst unterwegs oder beim Kunden vor Ort ist. Billomat und OutSmart erlauben es Selbstständigen, papierlos zu arbeiten und alle Daten jederzeit griffbereit zu haben. Eine phänomenale Art zu arbeiten, wie Mika findet.

Zukünftig würde sich SISU.team über die Möglichkeit freuen, neben Lieferanten- und Artikelinformationen auch Warenbestellungen über Billomat abzubilden. Wir hoffen, Mika und seinem Team auch diesen Wunsch bald erfüllen zu können.