Case Study mit
Weiss IT

Stefan Weiß

Grüner / Inhaber von Weiss IT Solutions

Gründer und Inhaber Stefan Jürgen Weiß ist Vollblut-Fachinformatiker. Seit Sommer 2017 nutzt er Billomat für sein Unternehmen WEISS IT als Buchhaltungssoftware.

Durch den Einsatz von Billomat kann Stefan Jürgen Weiß seine buchhalterischen Prozesse nun effektiver gestalten. Rechnungen, Angebote oder Auftragsbestätigungen erstellt er in kürzester Zeit. Dank der mobilen App kann er auch im Kundengespräch oder von unterwegs seine Dokumente einsehen.

NAME: Stefan Jürgen Weiß

POSITION: Gründer & Inhaber

UNTERNEHMEN: WEISS IT

GRÜNDUNGSJAHR: 2007

BRANCHE: IT

WEBSITE: www.stefanweiss.de

Die Ausgangssituation

Die WEISS IT ist ein IT-Systemhaus aus Hachenburg (Westerwald). Ein Team von 5 Mitdenkern unterstützt die Kunden nicht nur beim sicheren Betrieb ihrer IT, sondern begleitet diese auch in ihrer Entwicklung. Gemeinsam mit den Kunden werden Geschäftsprozesse an neue Anforderungen weiterentwickelt und die effektive Nutzung der eingesetzten Software in Workshops vertieft.

Das Unternehmen möchte es seinen Kunden ermöglichen, sich ausschließlich auf ihr Business und ihre Unternehmensziele konzentrieren zu können.

Schon als Kind hatte Stefan Jürgen Weiß von der Selbstständigkeit geträumt. Es war weniger der Wunsch nach viel Geld und einem großen Unternehmen, sondern der Drang nach einem freien, selbstbestimmten und erfüllten Arbeitsleben. Dennoch hat es bis zu seinem 32. Lebensjahr gedauert, bis er seinen Traum in die Tat umgesetzt hat. Im Jahr 2005 begann er im Nebenerwerb seine Selbstständigkeit aufzubauen und bereites zwei Jahre später arbeitete er hauptberuflich für seine eigene Firma.

Nach dem Ausfall eines Mitarbeiters im November 2016, einem neuen Firmensitz im Januar 2017 und vier Wochen später auch noch einem privaten Umzug, hatte Stefan Jürgen Weiß einen Unfall und lag 2 Tage im Krankenhaus.

In den nächsten Wochen fiel der Unternehmer immer wieder aus. Das Chaos brach über ihn hinein und brachte seine kleine Firma an den Rand der Handlungsfähigkeit. Die eigenen Prozesse und eingesetzte Software erwiesen sich in dieser stürmischen Zeit nicht robust und mobil genug.

Die Umstände machten es unumgänglich, auf eine mobile Arbeitsweise für ihn und das Team umzustellen. Damit lagen Cloud-Anwendungen und papierloses Arbeiten nahe.

Auf der Suche nach einem geeigneten Tool wurde Stefan Jürgen Weiß auf die cloudbasierte Lösung von der Buchhaltungssoftware Billomat aufmerksam.

Die Lösung

Eine Lösung musste schnell her, um aus diesem unternehmerischen Chaos raus zu kommen.

Dann habe ich umgestellt. Erstmal mich. Komplett digital organisiert. iPad gekauft, ein durchgängiges, digitales System auf Cloud-Diensten eingerichtet. Prinzipien und Methoden aus dem Getting-Things-Done für mich angepasst und als Prozesse für mich eingeführt. In recht kurzer Zeit hatte ich wieder den Überblick und konnte die Firma besser steuern als je zuvor.

Bei der Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware war es ihm vor allem wichtig, dass das Tool schnelle Kommunikationswege unterstützt und in der Cloud arbeitet, damit er schnell und effektiv im Team und mit Partnern zusammen arbeiten kann. Auch auf ein schlankes Ticketsystem sowie mobile Lösungen legt er viel wert.

Vor Billomat schrieb ich Angebote und Rechnungen nur im Büro vom Rechner aus. Nun kann ich dank iPad und Billomat jederzeit das tun, was notwendig ist. Zum Beispiel habe ich im Urlaub morgens schnell die dicksten Rechnungen, die mein Team die Woche erarbeitet hatte, rausgeschickt, während der Rest der Familie noch schlief

Da Stefan Jürgen Weiß als Unternehmensinhaber auch mal am Wochenende und im Urlaub arbeitet, ist ihm ein schneller und direkter Kontakt zum Support Team sehr wichtig.

Besonders überzeugt hat mich der hervorragende Support von Billomat, der in dringenden Fällen sogar am Wochenende antwortet, stets einfache Lösungswege parat hat und sich auch mal um ein Problem kümmert, was nicht nur Billomat betrifft.

Neben dem Clockodo Add-On und der Billomat App hat Stefan Jürgen Weiß sein Geschäftskonto mittels Billomat Banking mit Billomat verknüpft. Dadurch spart er viel Zeit dank der automatischen Zuordnung von Überweisungen und Zahlungseingängen.

Die Erfolge

Genauso wie Stefan Jürgen Weiß seine Kunden mit kundengerechten Lösungen unterstützt, bietet Billomat für WEISS IT eine leistungsstarke und effektive Softwarelösung, mit der die Geschäftsleitung in allen administrativen und buchhalterischen Aufgaben entlastet wird. Dank zuverlässiger Cloud-Technologie von Billomat hat das Team von WEISS IT jetzt jederzeit und von überall Zugriff auf alle Dokumente, Kundendaten und Finanzen. Dadurch konnte das Unternehmen seine Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen um 100% verbessern und auch 60% der Zeit durch den automatisierten Versand von Abo-Rechnungen sparen..

Mit der Buchhaltungssoftware genießt Stefan Jürgen Weiß die Flexibilität beim Zugriff auf seine Daten, ohne sich Gedanken über Datenschutz machen zu müssen. Ob mal schnell ein Angebot zu schreiben ist oder in der Urlaubszeit mal größere Rechnungen zu erstellen sind – Mit dem direkten Zugriff auf die SSL-verschlüsselte Webanwendung von Billomat oder mit der mobilen Smartphone App ist das alles kein Problem. Damit ist er 10% schneller bei der Buchhaltung als vorher.

Ich bin überzeugt, dass viele Firmen mit Billomat ihre Buchhaltungsprozesse optimal abgebildet bekommen. Jedes Team, das mobil arbeitet, kann durch Billomat optimal unterstützt werden. Ich mag die einfache Bedienung, auch das ich auf allen Endgeräten und in allen Situationen auf Billomat zugreifen kann.

Das Ergebnis in Zahlen

Die Aussicht

Stefan Jürgen Weiß ist von der einfachen und intuitiven Bedienung von Billomat überzeugt. Durch die Implementierung der Buchhaltungssoftware ist sein Unternehmen nun perfekt für die digitale Transformation gewappnet. Auch ohne große Vorkenntnisse oder längeren Schulungs- und Einarbeitungsaufwand konnte die WEISS IT mit Billomat unverzüglich durchstarten!

Dank der Umstellung auf die Online Buchhaltung von Billomat ist Stefan Jürgen Weiß wieder komplett handlungsfähig. Er behält den Überblick auf offene Rechnungen und kann seine Mitarbeiter Dank der Definition von Rollen ohne erheblichen Schulungsaufwand in alle Prozesse integrieren.