XRechnung schreiben mit der Buchhaltungssoftware Billomat
XRechnungen sind der neue Standard der elektronischen Rechnungsstellung. Mit Billomat kannst Du eine XRechnung in nur wenigen Klicks schreiben und direkt versenden – digital und zu 100% GoBD-konform.
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XRechnung online schreiben mit der Software Billomat
Mit der Buchhaltungssoftware Billomat kannst Du eine XRechnung innerhalb von Sekunden schreiben und direkt online versenden.
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Die XRechnung: Die elektronische Rechnung für öffentliche Auftraggeber
XRechnung – auch Factur-X 1.0 – ist ein XML-basiertes Standard-Format für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) nach EU-Richtlinie 2014/55/EU. Das Format soll dabei einerseits für eine Vereinheitlichung des europäischen Rechnungswesens dienen und andererseits mehr Sicherheit für die beteiligen Parteien bieten. Seit dem 27. November 2020 müssen alle Dienstleister*innen und Lieferant*innen, die eine Abrechnung an öffentliche Auftraggeber Europas ausstellen, eine XRechnung erstellen. Erlaubt ist diese Dokumentenform allerdings auch im B2B-Bereich.
Deine Vorteile mit Billomat
Kosten- & Zeitersparnis
Mit dem klaren Interface und den Ausfüllhilfen von Billomat kannst Du eine XRechnung schreiben und dabei Geld und Zeit sparen.
Geringere Fehlerquote
Dank des einheitlichen Standard-Formats von E-Rechnungen vermeidest Du Fehler bei der Rechnungsstellung.
Digitale Prozesse einbinden
Deine Fakturierung kannst Du mit Billomat direkt in bestehende Prozesse einbinden und so vom Billomat-Gesamtpakt profitieren.
Cloudbasierte Software
Von Rom bis Rio: Mit Billomat bist Du flexibler als je zuvor und kannst von überall Rechnungen, Mahnungen & Co. erstellen – per Computer, Tablet oder Smartphone.
„Die XRechnung wird zeitnah europaweit konkret umgesetzt und betrifft nicht nur staatliche Einrichtungen, sondern auch deren Lieferanten. Neben der XRechnung etabliert sich im Mittelstand immer mehr ZUGFeRD als Standard für elektronische Rechnungen. Billomat erfüllt heute bereits diese Anforderungen und arbeitet darüber hinaus mit Steuerberaters „Liebling” – den DATEV Lösungen – perfekt zusammen. Auf Billomat zu setzen macht also schon alleine aus Effizienzgründen Sinn und nebenbei stellt man sich auch noch zukunftssicher im Bereich der Rechnungsschreibung auf.”
Martin Fürsattel
Partner & CEO, Steuerberatung Fürsattel & Collegen
Die XRechnung: Alles auf einen Blick
Zielgruppen der Factur-X 1.0.
Seit dem 27. November 2020 müssen alle Dienstleister und Lieferanten, die eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber Europas ausstellen, eine XRechnung schreiben. Wer dies nicht tut, riskiert, dass der berechnete Betrag nicht bezahlt wird. Erlaubt sind elektronische Rechnungen allerdings auch im B2B-Umfeld.
Bestandteile einer XRechnung
Die XRechnung besteht aus den folgenden Komponenten:
- XRechnung als PDF-Dokument
- Technische Mittel zur Validierung
- Technische Repräsentation von Codelisten
- Referenzimplementierung für Konformitätsprüfung
- Testnachrichten
- Technische Unterstützung zur Visualisierung
Anforderungen an elektronische Rechnungen
Wie auch bei der Papier-Rechnung, stellt der Gesetzgeber einige Anforderungen an digitale Abrechnungen.
- Echtheit der Herkunft
- Unversehrtheit des Inhalts im Rechnungsdokument
- Lesbarkeit des Inhalts
- Pflichtangaben für normale Rechnungsstellung laut Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 UStG
Außerdem bedarf es der Zustimmung des Empfängers, die Abrechnung in digitaler Form zu erhalten.
Vorteile der Factur-X 1.0
Eine Factur-X 1.0 kann Unternehmen viele Vorteile bieten. Zum einen sorgt die digitale Abwicklung des Fakturierungsprozesses für geringere Kosten, die normalerweise für Papier, Druck und Porto anfallen würden. Zum anderen profitieren Rechnungssteller und Rechnungsempfänger gleichermaßen von schnelleren Fakturierungsprozessen, da Dokumente einfach per Mail versende werden können und in Sekundenschnelle ankommen. Auch die Einsparungen von Archivierungsplatz können Unternehmen Papierchaos und Lagerkosten ersparen.
Billomat für professionelle XRechnungen
Wer eine XRechnung mit Billomat schreiben möchte, profitiert vom Billomat-Gesamtpaket; Mahnungen, Lieferscheine & Co. können direkt aus den erstellten Rechnungen generiert werden, spart Zeit und Geld, denn E-Rechnungen sind um ca. 74% günstiger als ihr Gegenstück in Papierform. Der jeweilige Zahlungsstatus passt sich bei Zahlungseingang automatisch an und praktische Ausfüllhilfen und übersichtliche Interfaces sorgen für konformes und einfaches Arbeiten. So bist Du bestens gerüstet für die Zukunft der Rechnungserstellung.
Elektronische Fakturierung sollte nicht kompliziert sein!
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Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Rechnungen:
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein Abrechnungsdokument in digitaler Form. Das heißt, dass die Rechnungsvorlage in einem Online-Rechnungsprogramm wie Billomat zur Verfügung steht, editiert und in nur wenigen Klicks versendet werden kann. Das spart Dir als Rechnungssteller Arbeit, Zeit und sogar bares Geld.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die Factur-X 1.0 ist ein reiner Datensatz im XML-Format und lediglich maschinell lesbar.
ZUGFeRD besteht aus einem Datensatz in Kombination mit einem Sichtdokument und kommt in Form eines PDFs. Damit ist es ein hybrides Format, das sowohl für Menschen und Maschinen einfach zu lesen ist.
- Wer genau ist zur XRechnung verpflichtet?
Seit dem 27.11.2020 müssen Dienstleister*innen und Lieferant*innen die Factur-X 1.0 nutzen, sobald sie eine Abrechnung an eine*n öffentliche*n Auftraggeber*in Europas stellen. Zielgruppen sind beispielsweise Hersteller und Zulieferer von Masken und Hygienemitteln an öffentliche Einrichtungen (durch Corona) und Krankenhäuser, Hersteller und Zulieferer von Arbeitsmaterial (Stifte, Papier etc.), Hersteller, Zulieferer und Service-Provider von Hard- und Software (z.B. Systeme an Unis), Hankwerker, Bauunternehmer etc. für Reparaturen, Sanierungen etc. in öffentlichen Einrichtungen oder Reinigungsfirmen für Einsatz in öffentlichen Einrichtungen.
- Welche öffentlichen Auftraggeber*innen sind dabei gemeint?
Öffentliche Auftraggeber*innen, an die eine Factur-X 1.0 gestellt werden muss, sind beispielsweise:
- Regierungen
- Bildungseinrichtungen
- Krankenhäuser
- Ämter
- Gerichte
- Gibt es Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesländern?
Je nach Bundesland gibt es Unterschiede in E-Rechnungsgesetz, E-Rechnungsverordnung und E-Rechnungspflicht. Während diese Regelungen in Bremen gelten, müssen sich Rechnungssteller*innen in Hamburg nicht daran halten. In anderen Bundesländern treten die Bestimmungen teilweise erst in den nächsten Jahren in Kraft.
- Wann gilt eine digitale Abrechnung als zugestellt?
Bei digitalen Dokumenten gilt der Zeitpunkt der Archivierung als Zustellung. Dies gilt somit als eindeutiger Beweis dafür, dass die Faktura zu einem bestimmten Zeitpunkt bei Kund*innen vorlag.
- Ist eine digitale Rechnung auch ohne Unterschrift gültig?
Von ganz wenigen Ausnahmen abgesehen, sind Dokumente auch ohne Unterschrift gültig. Als rechtskräftig gilt laut § 14 Abs. 1 UStG „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird“. Die Pflicht einer digitalen Signatur würde bereits 2011 durch das innerbetriebliche Kontrollverfahren ersetzt.
- Auf was muss ich bei einer E-Rechnung achten?
Wie auch bei der klassischen Papierrechnung musst Du bei elektronischen Rechnungen auf einige Dinge achten. Zum einen müssen E-Rechnungen dieselben Pflichtangaben enthalten wie ihr analoges Gegenstück; Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum der Rechnung etc. Des Weiteren muss der Rechnungsempfänger einer digitalen Abrechnung zustimmen. Wenn er die E-Rechnung nicht explizit ablehnt und bezahlt, gilt das als Zustimmung seinerseits. Abschließend gelten auch bei elektronischen Dokumenten die Pflichten der Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit und Archivierung.
- Wie erstelle ich eine XRechnung in Billomat?
Um eine XRechnung in Billomat zu schreiben, musst Du im Menü zu Einstellungen > Dokumente > Vorlagen > Rechnungen > Neue Vorlage erstellen navigieren und dort die Checkbox PDF/A-3b (ZUGFeRD 2.1.1 – XRechnung 2.0.0) Dokument erzeugen auswählen.
Zuletzt wird die Leitweg-ID benötigt. Suche hierfür unter Stammdaten > Kunden deinen Kunden, navigiere zu Kundendaten > Leitweg-ID und hinterlege die auf deinem Auftragsdokument ausgewiesene Leitweg-ID.
Im nächsten Schritt kannst Du eine Factur-X 1.0 anlegen. Schreibe dafür unter Rechnungen > neue Rechnung eine neue Rechnung, suche deinen Kunden und wähle in der Rechnungsdetailansicht auf der rechten Seite unter Vorlagen > Layout deine vorher erstellte Rechnungsvorlage aus.
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