E-Rechnungen , ZUGFeRD & Co. - Das solltest Du unbedingt wissen:

Goodbye Signatur - Hello innerbetriebliches Kontrollverfahren.

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Goodbye Signatur - Hello innerbetriebliches Kontrollverfahren.

Als elektronische Rechnungen noch in den Kinderschuhen steckten, hatten es Unternehmer bei Fakturierung nicht gerade leicht; Denn bis Mitte 2011 musste eine E-Rechnung mit einer digitalen Signatur ausgestattet sein, damit sie als Dokument einer ordnungsmäßigen Buchführung durch das Finanzamt, aber auch im Streitfall vor Gericht Bestand hatte. Dank dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 erfuhr die Erstellung elektronischer Rechnungen jedoch erhebliche Erleichterungen und erfreut sich seither stetig steigender Beliebtheit. Hauptgrund für den digitalen Innovationssprung war, papiergebundene Vorgänge durch geeignete elektronische Verfahren abzulösen, da der Versand von Papierrechnungen eine kostenintensive und aufwendige Angelegenheit war.

Seitdem ersetzt das innerbetriebliche Kontrollverfahren die digitale Signatur. Es hat die Aufgabe, die Echtheit und Unversehrtheit der Online-Rechnung zu gewährleisten sowie die Identität des Rechnungsstellers eindeutig zu klären.

Anforderungen an elektronische Rechnungen.

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Anforderungen an elektronische Rechnungen.

Wie auch bei der Old School-Rechnung in Papierform stellt der Gesetzgeber einige Anforderungen an elektronische Rechnungen, die Du bei der Fakturierung unbedingt erfüllen musst. Damit Du ein rechtskräftiges Dokument erhältst, gelten die folgenden Richtlinien:

 

Außerdem bedarf es der Zustimmung des Empfängers, die Abrechnung in digitaler Form zu erhalten. Die Zustimmung gilt auch dann als erteilt, wenn der Empfänger einer elektronischen Rechnung dieser nicht widerspricht und zugleich bezahlt.

Bitte beachte: Alle Bedingungen, die für die klassische Papierrechnung gelten, gelten auch für elektronische Rechnungen. Dazu zählen zum Beispiel der Vorsteuerausweis und die Synchronisation zwischen Zahlungseingängen und passenden Ausgangsrechnungen.

Papier- vs. E-Rechnungen.

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Papier- vs. E-Rechnungen.

Grundsätzlich unterscheidet der Gesetzgeber bei seinen Anforderungen an die Rechnungsstellung nicht zwischen der Papierrechnung und der elektronischen Rechnung. Dennoch ist der Nachweis der Echtheit, der Unversehrtheit und der Lesbarkeit bei einer Papierrechnung im Normalfall einfach zu erbringen. Solange die Papierrechnung in gängiger Weise abgelegt und aufbewahrt wird, birgt sie keine Beeinträchtigung der erforderlichen Merkmale.

Für die elektronische Rechnung hingegen setzte der Gesetzgeber bislang voraus, dass die Echtheit, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit nicht selbstverständlich gegeben seien. Daher verlangte er durch eine Gesetzesanpassung im Jahr 2004, dass die elektronisch erstellte Rechnung durch eine digitale Signatur zu bestätigen sei, die 2011 jedoch durch das unkompliziertere innerbetriebliche Kontrollverfahren abgelöst wurde.

X-Rechnungen.

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X-Rechnungen.

Die X-Rechnung ist eine elektronische Rechnung im XML-Format, das als Standard für die Kooperation mit öffentlichen Auftraggebern gilt. Die X-Rechnung basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931 und erfüllt somit alle gängigen Voraussetzungen für eine legitime Fakturierung. Für die Einreichung einer solchen Rechnung muss sich der Rechnungssteller über eine zentrale Rechnungseingangsplattform registrieren.

Die Vorteile der X-Rechnung:

  • Digitale und 100% papierfreie Rechnungsstellung
  • Weniger Aufwand für Rechnungssteller und -empfänger
  • Deutlich kürzere Durchlaufzeiten und schnellere Zahlungen
  • Kosteneinsparungen durch Vermeidung von Porto und Papier
  • ZUGFeRD-Format.

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    ZUGFeRD-Format.

    Das ZUGFeRD-Format ist ebenfalls ein elektronisches Rechnungsformat. Es fungiert als branchenübergreifender Standard der elektronischen Fakturierung und basiert ebenso wie die X-Rechnung auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931. ZUGFeRD steht dabei für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, da ZUGFeRD-Rechnungen im Gegensatz nicht als reine XML-Datei versendet werden, sondern auch im übersichtlichen PDF-Format. Eine inhaltlichen Unterschied zwischen den beiden Rechnungsformaten gibt es nicht.

    Die Vorteile der ZUGFeRD-Rechnung:

  • Digitaler und direkter Rechnungsversand
  • Schnellere Rechnungsprozesse und Zahlungseingänge
  • Medienbruchfreies Datenformat
  • Deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen
  • Vermeidung von Tippfehlern
  • E-Rechnungen sollten nicht kompliziert sein!

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    Häufig gestellte Fragen rund um E-Rechnungen.

    Was genau ist eine Online bzw. E-Rechnung?

    Eine Online-Rechnung oder auch E-Rechnung ist eine Rechnung in digitaler Form. Das heißt, dass die Rechnungsvorlage in einem Online-Rechnungsprogramm wie Billomat zur Verfügung steht, editiert und in nur wenigen Klicks versendet werden kann. Das sparst Dir als Rechnungssteller Arbeit, Zeit und sogar bares Geld.

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