08. Abr 2019 |

Cómo ahorrar tiempo con la contabilidad de tu negocio

El flujo de trabajo de contabilidad es algo muy importante si quieres que tu empresa goce de buena salud financiera. Es por eso que te queremos dar una serie de consejos sobre como ahorrar tiempo con la contabilidad.

Cómo ahorrar tiempo con la contabilidad
Aunque no creas que este puede ayudar a ahorrar tiempo con la contabilidad, es muy importante que tengas una lista con las cosas que deben hacer por ti para que así puedas avanzar. (Imagen © Fotolia)

Por eso, antes de darte esta serie de consejos, primero debes seguir estos cuatro pasos para empezar:

  • No pienses más de la cuenta.
  • Empieza a crear una lista de las tareas y cosas que debes hacer.
  • Nunca redactes un email dos veces.
  • Y limpia los contactos que no te interesen.

No pienses más de la cuenta y ponte manos a la obra

Ahora que ya sabes que es lo que debes hacer, no es momento de pensarlo más. O sea, ponte a trabajar desde ya. Si no tienes muy claro qué aplicación quieres utilizar para ahorrar tiempo con tu contabilidad, lo que puedes hacer es utilizar una aplicación de facturación y plantillas de Google Docs que te pueden ayudar para tal efecto. Como ya hemos dicho: ¡manos a la obra!

Nunca escribas más de dos veces un email

Si vas a escribir el mismo email más de una vez, lo que puedes hacer es copiarlo y pegarlo sucesivamente. Una idea para que no tengas que buscar siempre el original es guardarlo en algún sitio que sepas que está allí. Además, si el programa que tienes te lo permite, puedes crear una firma de email que se incorpore en cada correo que envíes.

Haz una lista con todas las tareas y las cosas más importantes que debes hacer

Esta es la base de tu flujo de trabajo de contabilidad. Es imprescindible que redactes todo lo que tienes que hacer para tener una buena idea de todo. Pero, tienes que escribirlo todo. Da igual que sea el detalle más pequeño. Todo tiene que estar en esta lista.

Da igual como lo hagas, si con papel, de forma digital o pones notas por toda la oficina. Eso sí, cada vez que hagas una de las tareas debes apuntártelo. Esto te ayudará a ir haciendo las cosas que apuntaste en la lista.

Si lo crees conveniente, puedes categorizar las diferentes tareas que tengas para hacerlo más claro y así saber por dónde empezar. Por ejemplo, puedes poner categorías de impuestos, clientes u otras cosas que creas oportunas. Todos estos pasos te ayudarán a ahorrar tiempo con la contabilidad.

Haz una lista de las cosas que deben hacer tus clientes

Aunque no creas que este puede ayudar a ahorrar tiempo con la contabilidad, es muy importante que tengas una lista con las cosas que deben hacer por ti para que así puedas avanzar. Puede que te encuentres en la situación que si no tienes algo de un cliente no puedas completar una de tus tareas. Los clientes también tienen responsabilidades y fechas que deben cumplir.

Lo que puedes hacer para ayudarles es decirles cuáles son los siguientes pasos, las fechas y los procedimientos. Con toda esta información ellos sabrán lo que tienen que hacer y te ayudarán a que puedas completar todas las tareas que necesitas hacer.

Limpia todos los contactos que realmente no te interesan

Para poder hacer esto necesitas tener toda la información de tus clientes en orden. Utilizando un CRM para administrar fácilmente la información de sus clientes le ayudará a ahorrar mucho tiempo. Como información debes tener los emails, los números de teléfono, las direcciones, páginas web, los nombres completos de las empresas y otros detalles como el número de NIF para poder hacer los impuestos. Tienes que añadir todo lo que crees que es importante para que el trabajo vaya bien.

Si ves que hay cliente con el que ya hace mucho tiempo que no has tenido ningún tipo de negocio, mejor que lo elimines de la lista. Si vuelves a tener contacto con este ya lo volverás a introducir en ella. De esta manera tendrás una lista con la información que realmente te interesa. En el momento que debas buscar algo, te será más fácil encontrar lo que quieras con la información bien organizada.

Haz una lista de los puntos que debes hacer cada día

Para que el flujo de trabajo sea óptimo apunta todas las tareas que debes hacer durante el día, como citas con clientes, fechas de entrega y otros. Tener el flujo bien organizado hace que el día sea más eficiente. Si miras por Internet puedes encontrar listas ya hechas donde solo tienes que introducir lo que te interese. De esta manera sabrás si te has perdido alguna cosa.

Como puedes ver no es fácil tener toda la información que uno quiere en orden. Por suerte, con los consejos para ahorrar tiempo con la contabilidad que te hemos dado esperamos que sea mucho más fácil. Es verdad que no siempre depende de uno mismo tener todo al día ya que mucha de la información que necesitamos tiene que ser de los clientes. Por eso, mostrar que lo tenemos todo organizado y que somos profesionales en lo que hacemos también es muy importante no solo para ti, sino que para el cliente también. De esta manera pueden ver que eres una persona con la que pueden confiar.

Como ya lo hemos mencionado previamente, una manera de ahorrar tiempo en tu contabilidad es usar un programa de facturación, como por ejemplo el de Billomat. Con Billomat, puedes crear con mucha eficiencia tus documentos mercantiles y financieros tal como las facturas, los pruspuestos, abonos, albaranes y más que se alistan de manera transparente en el programa. Con las funciones de exportación, puedes descargar tus facturas y abonos de manera rápida para luego poder usarlos para tu declaración fiscal. O creas un accesso para tu asesor fiscal, de modo que él pueda llevar tu contabilidad para ti, lo que te ahorrará un montón de tiempo. Probar gratis >>

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