Blog   30.3.2010

Automatiza la facturación con las facturas periódicas

Cualquiera se alegra de tener pedidos periódicos, ya que suponen una fuente fija de ingresos. Pero muchas veces con el estrés diario, se nos puede olvidar facturar estos servicios y si no se nos olvida, se trata de un trabajo monótono que nos encantaría evitar. Para ello, Billomat incorpora su nueva función: «facturas periódicas».

Planes de hosting, contratos de mantenimiento y otros servicios

Existen varios casos en los que nos encontramos con la necesidad de repetir una factura. Por ejemplo, si alquilamos un bien o si prestamos un servicio. Algunos de los casos más frecuentes son: cuota de un dominio, hosting, coche alquilado o una cuota de mantenimiento. En todos ellos, al final cuando te pones a escribir la factura vives siempre el mismo déjà-vu como en “Atrapado en el tiempo”: «¡Esta factura ya la he escrito alguna vez!»

Billomat se convierte en una máquina de facturas

Las condiciones para este tipo de facturas son siempre las mismas: se emiten por periodos previamente definidos y los textos y posiciones permanecen casi siempre fijas. A menudo los únicos datos que se modifican son la fecha y el número de factura (que con los marcadores de posición de Billomat también es un tema muy sencillo).

Hasta ahora había que copiar manualmente estas facturas y cambiar los datos que eran necesarios y aunque en principio es un trabajo rápido (copia y pega), al final no deja de ser un trabajo extra que no nos vendría mal evitar (esto, entendiendo que no se nos pase emitir esta factura).

Por eso para Billomat conseguir automatizar este proceso era una de sus principales tareas y para ello se crea un nuevo documento llamado: facturas periódicas. Éstas no pueden ni imprimirse, ni pagarse, ni enviarse, ya que en realidad no son ni siquiera un documento. Su trabajo es generar automáticamente las facturas necesarias para el periodo que tu definas.

Creación de una factura periódica

Crear una factura periodica

Crear una factura periodica

Dentro de la misma pueden definirse diferentes parámetros:

  • Frecuencia y hora: decide el periodo (diario, semanal, mensual, trimestral, semestral o anual) y la hora a la deberá generarse la factura
  • Próxima elaboración: ¿Cuándo debe generarse la próxima factura? Tras la primera factura la fecha se calculará automáticamente en función de la frecuencia determinada.
  • Repeticiones: Importante si se trata de un periodo definido. Se puede determinar el número exacto de facturas a crear o la última fecha en la que debe generarse una factura. En cuanto se cumpla el criterio definido, se parará el proceso de creación de facturas.
  • Acción: ¿Cómo debe generarse la factura? ¿Cómo borrador, cómo una factura terminada o debe enviarse directamente por e-mail?

La fecha y número de factura se asignarán automáticamente en la creación.

Por lo demás, pueden definirse los mismos campos que contiene una factura normal: textos, posiciones, dirección, descuentos, moneda, fecha de vencimiento, etc.

Facturas periódicas en detalle

Vista detallada de la factura periódica con facturas vinculadas.

Vista detallada de la factura periódica con facturas vinculadas.

En los detalles de la factura periódica obtendrás una visión general de los datos más relevantes de la misma. Además de las facturas que se creen automáticamente podrás generar otras de manera manual fuera de la frecuencia previamente establecida.

Además con la nueva funcionalidad de las vinculaciones (véase la captura de pantalla) podrás encontrar fácilmente las facturas asociadas a esa factura periódica.

Desde Billomat estamos convencidos de que con las facturas periódicas hemos dado un gran paso para facilitar tu trabajo administrativo, pero nuestras ideas no acaban aquí, así que ¡no te despistes!

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