Organización   14.10.2019

Qué es un balance de situación y cómo hacerlo

¿Qué es un balance de situación de una empresa?

El balance de situación es un documento o informe financiero que muestra los activos, los pasivos y el patrimonio neto con que cuenta tu empresa en un momento específico.

El activo es el que muestra los medios económicos que dispones para realizar tu actividad. En otras palabras, muestra el conjunto de usos de fondo de tu empresa y, además, enseña cómo se están utilizando.

El pasivo y patrimonio neto muestran los medios financieros con los que cuenta tu empresa. Es decir, el origen de los fondos con los que cuentas para poder financiarte. Según el Plan General de Contabilidad, el pasivo y el patrimonio neto han de constar por separado.

Balance de situación

Hacer un balance de situación de una empresa significa demostrar el estado financiero de una empresa a través de los activos, los pasivos y el patrimonio neto. (Imagen © unsplash)

¿Qué conceptos forman parte del balance de situación?

El balance de situación tiene una serie de conceptos que deben formar parte de él. Los principales conceptos con los que cuenta el balance de situación son:

  • Bienes: son tangibles como, por ejemplo, inmuebles, ordenadores, mobiliario, etc.; e intangibles como, por ejemplo, la marca, la patente, las aplicaciones informáticas, etc.
  • Derechos: es todo aquello que se puede convertir en dinero. Por ejemplo, la factura pendiente de un deudor, la cesión de uso de un local a través de un alquiler, etc.
  • Obligaciones: son las deudas que contrae la empresa. Algunos ejemplos son los proveedores, las entidades financieras, las Administraciones Públicas, etc.

Para entender un poco mejor los conceptos y los próximos apartados, el conjunto de bienes y derechos que dispone la empresa se denomina de forma contable como el activo, mientras que el conjunto de obligaciones que se tengan con terceros ajenos a la empresa son los pasivos flexibles.

El patrimonio neto es la parte residual de los activos de la empresa una vez que se haya deducido el pasivo exigible. Es por eso que aquí se muestra el capital aportado por los socios de la empresa, los resultados no repartidos de años anteriores (que también se conocen como reservas) y otras partidas como ajustes por valoración de subvenciones.

¿Quién debe hacer un balance de situación?

Las sociedades mercantiles, para determinar si obtienen beneficios o tienen pérdidas y declarar sus obligaciones tributarias al final del ejercicio, deben llevar la contabilidad tal como se indica en el Código de Comercio. Los autónomos solo están obligados a registrar los ingresos y los pagos resultantes de su actividad profesional o comercial.

Los libros contables registran todas las operaciones comerciales de una sociedad y constituyen la base sobre la cual se elaboran tanto la cuenta de pérdidas y ganancias como el balance de situación.

Junto con la memoria, conforman la parte esencial de las cuentas anuales obligatorias para sociedades que se elaboran al final del ejercicio económico, generalmente con fecha de 31 de diciembre.

El balance de situación no es sólo una herramienta de lo más útil para saber en qué estado financiera está la empresa, sino que se trata de un documento cuya presentación en el Registro Mercantil es un mandato legal que se debe cumplir una vez al año. Sin embargo, las empresas pueden hacer tantos balances de situación internos como considere. El único que es obligado es el anual.

¿Quién define la forma (normal/abreviado) de los balances de situación?

Las cuentas anuales normales están recogidas en el RD 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. En un principio todas las sociedades están obligadas a su presentación. Existe una excepción de aquellas que pueden presentar las cuentas anuales abreviadas o de aquellas que pueden acogerse al Plan General de Contabilidad de PYMEs.

La principal diferencia entre las cuentas anuales normales y las abreviadas se encuentra en su simplicidad. Las cuentas anuales abreviadas tienen un formato más simple. En éste hay una menor desagregación de la información. Por ejemplo, no hay normas especiales definidas para este tipo de documentos.

Según el Plan General Contable para PYMEs, son éstas las que pueden decidir entre aplicar la versión íntegra del modelo o la abreviada para PYMEs. Además, las sociedades que apliquen la versión íntegra, pueden elaborar los modelos abreviados de las cuentas anuales si cumplen los requisitos necesarios para su aplicación.

Las microempresas también se pueden acoger al Plan General de Contabilidad abreviado, pero si lo requieren pueden aplicar unos criterios específicos de registro y valoración.

¿Cómo debe ser estructurado el balance de situación?

En España el balance se presenta siguiendo el modelo que proporciona el Plan General de Contabilidad tanto para el balance normal como para el simplificado para pymes.

El activo del balance de situación contiene el corriente y el no corriente. La diferencia entre ellos es su facilidad para convertirse en líquido. El activo corriente se puede convertir en efectivo en menos de doce meses, mientras que el no corriente en un período superior. El coste de la adquisición de cualquier activo se anota en función de su depreciación anual a lo largo de su vida útil. Es decir, la disminución periódica de su valor por el uso, paso del tiempo y otros factores. Las inversiones a corto plazo no se anotan en la amortización periódica, sino que los costes de su adquisición se anotan como pérdida porque tienen como finalidad la obtención de beneficios. El valor que se anota en el balance para la materia prima resulta de las existencias que tiene la empresa a día del cierre que se ha registrado en el inventario anual.

En el pasivo se agrupa el capital propio, las deudas, las provisiones y las periodificaciones. Además, se incluyen los pasivos por impuesto diferido (que aparecen de las diferencias temporales en el reconocimiento de pasivos). De esta manera, se muestra a quién debe algo la empresa y qué es lo que pertenece al propietario.

El Plan General de Contabilidad dice que las partidas se tienen que ordenar de menor a mayor, por lo que el capital propio puede figurar en la primera posición porque no es exigible.

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