Organización   14.10.2019

Qué es un balance de situación y cómo hacerlo

¿Qué es un balance de situación de una empresa?

El balance de situación es un documento financiero en el que figuran el patrimonio neto, los activos y los pasivos que tiene una empresa en un momento determinado.

El activo es el que enseña cuáles son los medios económicos que tienes para poder ejercer tu actividad. En otras palabras, enseña qué fondos de la empresa se están utilizando, aparte de mostrar cómo se están utilizando.

El pasivo y patrimonio neto son los que enseñan los medios financieros que tiene la compañía. Es decir, de donde provienen los fondos de los que dispones. Según el Plan General de Contabilidad, el patrimonio neto y el pasivo se tienen que mostrar por separado.

Balance de situación

Hacer un balance de situación de una empresa significa demostrar el estado financiero de una empresa a través de los activos, los pasivos y el patrimonio neto. (Imagen © unsplash)

¿Qué conceptos forman parte del balance de situación?

El balance de situación tiene una serie de conceptos que deben formar parte de él. Los principales conceptos con los que cuenta el balance de situación son:

  • Bienes: son tangibles como, por ejemplo, inmuebles, ordenadores, mobiliario, etc.; e intangibles como, por ejemplo, la marca, la patente, las aplicaciones informáticas, etc.
  • Derechos: es todo aquello que se puede convertir en dinero. Por ejemplo, la factura pendiente de un deudor, la cesión de uso de un local a través de un alquiler, etc.
  • Obligaciones: son las deudas que tiene una compañía. Algunos ejemplos son los proveedores, las entidades financieras, las Administraciones Públicas, etc.

Para entender un poco mejor los conceptos y los próximos apartados, el conjunto de bienes y derechos que dispone la empresa se denomina de forma contable como el activo, mientras que el conjunto de obligaciones que se tengan con terceros ajenos a la empresa son los pasivos flexibles.

El patrimonio neto son las ganancias (o el activo) que se tiene después de que se descuente el pasivo. Es por eso que aquí se muestra cuál es el capital que aportan los socios, los resultados que no se han repartido de otros años y también otras partidas, como pueden ser los ajustes.

¿Quién debe hacer un balance de situación?

Para que las sociedades mercantiles puedan mostrar si tienen beneficios o si pierden dinero, y para poder declarar las obligaciones fiscales que tienen al final de cada ejercicio, tienen que llevar su contabilidad según lo que determina el Código de Comercio. Los autónomos, a su vez, solo tienen la obligación de registrar cuáles son los ingresos y los pagos que se hayan generado en el marco de su actividad profesional.

Es en los libros contables que se registran todas las transacciones de una empresa. Forman la base sobre la que se elabora no solo la cuenta de pérdidas y ganancias sino también el balance de situación.

Estos, además de la memoria, son una parte importante de las cuentas anuales que tienen que presentar las sociedades de forma obligatoria cuando acaba un ejercicio económico. En España esto sucede el 31 de diciembre por lo general.

El balance de situación no es sólo una herramienta de lo más útil para saber en qué estado financiera está la empresa, sino que se trata de un documento cuya presentación en el Registro Mercantil es un mandato legal que se debe cumplir una vez al año. Sin embargo, las empresas pueden hacer tantos balances de situación internos como considere. El único que es obligado es el anual.

¿Quién define la forma (normal/abreviado) de los balances de situación?

En el RD 1514/2007, de 16 de noviembre, es donde se recogen las cuentas anuales. Aunque todas las sociedades tienen la obligación de presentarlas, existe la excepción de las que pueden presentarlas de forma abreviada o las que pueden optar por el Plan General de Contabilidad de pymes.

Una de las diferencias que existe entre la forma abreviada y la normal es que la primera es mucho más simple. En ésta, la información no se desglosa de manera tan detallada.

Según el Plan General Contable para PYMEs, son éstas las que pueden decidir entre aplicar la versión íntegra del modelo o la abreviada para PYMEs. Además, las sociedades que apliquen la versión íntegra, pueden elaborar los modelos abreviados de las cuentas anuales si cumplen los requisitos necesarios para su aplicación.

Las microempresas también se pueden acoger al Plan General de Contabilidad abreviado, pero si lo requieren pueden aplicar unos criterios específicos de registro y valoración.

¿Cómo debe ser estructurado el balance de situación?

El balance se tiene que presentar según cómo lo define el modelo del Plan General de Contabilidad. La diferencia entre los dos resulta del tiempo que transcurre para que se conviertan en líquido: mientras que el activo puede convertirse en efectivo en menos de 1 año, el no corriente puede hacerlo en una periodo superior a los doce meses. El coste de adquirir cualquier activo se apuntará según la depreciación que tiene por cada año durante toda su vida útil. En lo que se refiere a las inversiones a corto plazo, estas que no se tienen que anotar en la parte de la amortización periódica, puesto que sus costes de adquisición se apuntan en el apartado de pérdidas. El valor que representa la materia prima se basará sobre los recursos que tiene la empresa en el momento de hacer el inventario anual.

El pasivo contiene el capital propio, las provisiones, las deudas y las periodificaciones. Además contiene los pasivos por impuesto diferido. Es una manera de demostrar a quién la empresa debe algo y que forma parte de la compañía.

El Plan General de Contabilidad dice que las partidas se tienen que ordenar de menor a mayor, por lo que el capital propio puede figurar en la primera posición porque no es exigible.

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