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¿Sigues usando Excel? ¡Cambia a un Software contable!

Es muy común que todo pequeño negocio haya empezado utilizando Excel. Sin embargo también es cierto que llegado un punto, esta opción deja de ser rentable porque tu emprendimiento necesita expandirse y evolucionar.

Cambiar de Excel a un software contable es más fácil de lo que parece, por ello te invitamos a descubrir por qué todas las organizaciones están decidiendo dar este paso.

Cambiar de Excel a un Software contable
A veces un pequeño error de tipeo puede salirnos muy caro. Es por ello que cambiar de Excel a un software contable es una opción para prevenir errores y ahorrar tiempo. (imagen © unsplash.com)

¡Excel ha dejado de ser una solución a largo plazo!

Estamos de acuerdo en que Excel puede hacer un gran número de tareas, es fácilmente accesible y ampliamente utilizado en el mundo de los negocios. Sin embargo, mientras sus aplicaciones son muy variadas, las hojas de cálculo que podemos crear con esta herramienta no lo son tanto.

De hecho, la mayoría de las hojas de cálculo suelen tener errores derivadas de la acción manual. A veces un pequeño error de tipeo puede salirnos muy caro. Es por ello que cambiar de Excel a un software contable es una opción ante errores comunes como:

  1. Utilizar Excel es como aprender un nuevo lenguaje de programación

Esta aplicación tiene muchos comandos y fórmulas para las cuales debes invertir bastante tiempo y esfuerzo en utilizar. No podemos decir que es una aplicación intuitiva de utilizar ni mucho menos práctica y en el panorama actual, la eficiencia viene de la mano con la simplicidad.

  1. Diseñar una buena hoja de cálculo toma tiempo

Una hoja de cálculo que reúna todas tus necesidades financieras requiere de mucha planificación. Integrar reportes de gastos y rastreo de facturas te puede llevar a una situación en la que necesites constantemente agregar o cambiar información de tu hoja de cálculo.

  1. No deja espacio a la improvisación

Excel no es una herramienta flexible. De hecho debes tener una estrategia y saber exactamente cómo vas a utilizar la data antes de crear tu hoja de cálculo. Configurarla para agregarle modificaciones luego resulta casi imposible si ya tienes muchos datos almacenados.

  1. No existe pista de auditoría

Las hojas de cálculo de Excel son fácilmente susceptibles a fraude porque es muy fácil modificarlas pero muy difícil mantener un registro de quién está haciendo cambios.

  1. No se integra con otras aplicaciones

Muchos usuarios consiguen errores de funcionamiento después que manejan altos volúmenes de datos en Excel. El sistema se sobrecarga y no se integra con otras herramientas para pequeños negocios que pueden ayudar a tu empresa. En cambio un software de contabilidad online puedes integrarlo con aplicaciones que manejen tu inventario y horarios.

  1. Las transacciones almacenadas en Excel son difíciles de rastrear

Por ejemplo, Excel no reconoce dobles entradas automáticamente. Esto hace que en vez de ofrecerte una mejor manera de llevar tu negocio, a veces actúe como un obstáculo para ver el panorama completo de tu empresa.

Razones para cambiar de Excel a un software contable

  1. Crece y escala con tu negocio

Principalmente porque estos programas pueden utilizar datos de tu institución financiera en tiempo real. Ahorrarás tiempo en ingresar los datos manualmente y esto te hará tener registros más precisos.

  1. Tendrás múltiples accesos

Los softwares contables te permitirán manejar múltiples usuarios, con la posibilidad de restringir acceso a ciertos datos. También proporcionará una pista de auditoría para que puedas ver los detalles de cada transacción. De esta forma puedes rastrear y corregir fácilmente cualquier error.

  1. No tendrás que empezar desde cero

Lo mejor de todo es que no tendrás que batallar para cambiar de Excel a un software contable, ya que muchos pueden fácilmente importar archivos de este programa. Sin embargo, automáticamente no reconocerá qué información va a donde y por ende tendrás que reformular alguna información.

  1. Información actualizada

Podrás generar la información que tus inversionistas y clientes necesitan de forma oportuna. Tu pequeño negocio estará mejor equipado para administrar las finanzas de una mejor manera y de forma precisa.

Esto es súper importante en época de impuestos cuando debes compartir información con tu contador o asesor financiero. La información financiera y de impuestos siempre debe estar actualizada y lista para compartir.

  1. Tendrás una pista de auditoría limpia

Toda la información histórica que tus inversionistas puedan necesitar estará al alcance de tus manos. Una pista de auditoría limpia significa que la seguridad de tu información no esté comprometida y que a su vez registre cada transacción de negocio.

  1. Obtén reportes oportunos

Accede a la mayoría de los reportes que necesitarás tan solo en algunos clicks; no necesitas esperar hasta fin de mes. Los reportes en tiempo real, así como los presupuestos de tu pequeña empresa serán fáciles de ver y compartir. De igual forma, las tareas tediosas como el manejo de los impuestos de venta pueden ser culminadas en minutos en vez de en horas.

  1. Acceso a la información

Podrás acudir a los datos de tu empresa en cualquier lugar y momento, otorgando esta información a cada miembro de tu equipo siempre que cuenten con tu permiso. Un software contable en la nube te permitirá compartir tu información financiera con tus empleados, contador, contable o asesor financiero.

Es el mejor momento para hacer el cambio

El fin de un año fiscal es el mejor momento para cambiar de Excel a un software contable. Esto hace mucho más fácil y llevadera la transición, ya que todas tus cuentas están sincronizadas, los reportes anuales terminados y los ajustes finales realizados.

La verdad es que puedes cambiar de sistema en cualquier momento durante el año. Sin embargo para facilitar más las cosas te recomendamos que sea en una época que no sea muy ocupada para tu industria. Esto generalmente se produce a final de mes, trimestre, u oro período contable definido.

Sabemos que al inicio puede ser complicado cambiar tu manera de hacer negocios y abrazar el cambio, no obstante las recompensas son enormes. Debemos admitir que Excel tiene muchas ventajas, pero no fue creado para un pequeño negocio en crecimiento, y mucho menos para las necesidades tecnológicas actuales, así que dale a tu empresa espacio para crecer y triunfar sin restricciones.

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