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Libro diario – Qué es y cómo se estructura

Llevar al día la contabilidad de un negocio es algo básico para conocer la rentabilidad de una empresa y si las estrategias que se siguen apoyan al crecimiento de la compañía. Uno de los documentos que ayudan a los registros financieros de los autónomos y empresarios es el libro diario, que aunque no es obligatorio para cumplir con las obligaciones fiscales de todos los contribuyentes, si conviene contar con uno ya que facilita significativamente las operaciones económicas y gestiones de las empresas. Si no sabes cómo usar un libro diario (no confundir con libro mayor), a continuación te vamos a explicar sus características principales.

  1. ¿Qué es el libro diario?
  2. ¿Qué se registra en el libro diario?
  3. ¿Qué información debe figurar en el libro diario?
  4. ¿Qué tipos de asientos contables existen en el libro diario?
  5. ¿Quién debe llevar un libro diario?

¿Qué es el libro diario?

Se trata de un documento donde las empresas registran todas sus transacciones económicas incluyendo la información de manera ordenada; por lo tanto, puede mejorar significativamente la contabilidad de un negocio. Gracias a este documento se puede conocer la situación financiera real de la empresa para planear acciones (como por ejemplo elaborar un presupuesto) a futuro. Además, el libro diario ayuda a la elaboración del libro mayor y las cuentas anuales.

Qué es el libro diario y cómo se lleva
El libro diario es aquel registro contable donde se anotan todas las transacciones económicas de una empresa de forma crónologica, incluyendo las compras y ventas, pero también los gastos de personal.

¿Qué se registra en el libro diario?

Todas las anotaciones que se registran en este documento se incluyen en áreas que se denominan “Asientos Contables” y dependiendo del formato que se siga pueden estar relacionados con:

  • Compras
  • Ventas
  • Pago de deudas
  • Inversiones en bienes o financieras
  • Gastos de personal
  • Cobros de clientes
  • Subvenciones
  • Préstamos

¿Qué información debe figurar en el libro diario?

Los dos formatos más populares son el vertical y el horizontal. Ambos incluyen la misma información, por lo que el uso de uno u otro únicamente dependerá de la preferencia de cada autónomo o empresa. Esta es la información que no puede faltar en el libro diario:

  • Nombre de la empresa
  • Fecha de la operación. Es muy importante que todas las entradas o asientos contables se presenten en orden cronológico para que se pueda realizar un seguimiento real y eficaz de las transacciones de la compañía.
  • Debe
  • Haber
  • Concepto
  • Descripción y nombre de la cuenta
  • Número de folio mayor

Recuerda que en los asientos contables se va anotando cada operación de manera independiente, pero se pueden hacer registros agrupados en periodos que no superen un trimestre si se dispone de un libro auxiliar con anotaciones individuales. Asimismo, es muy importante señalar que en los espacios de “Debe” y “Haber” se tiene que estipular el débito y crédito de las operaciones.

¿Qué tipos de asientos contables existen en el libro diario?

Según la legislación española, la contabilidad sigue un principio de partida doble, es decir, no existe un deudor sin acreedor (y viceversa). En la práctica implica que si restamos el asiento contable del “Debe” y del “Haber” el resultado debería ser cero.

Los asientos contables que pueden aparecer en este documento son:

  • Asientos de apertura: incluyen las aportaciones de los socios (si aplica).
  • Asientos de saldo inicial: especifican el saldo inicial del próximo periodo (normalmente los periodos son mensuales) y se reconocen por las siglas SI.
  • Asientos de cierre: finalizan el ejercicio y se identifican con una C.
  • Asientos simples: únicamente incluyen una cuenta para los cargos y los abonos.
  • Asientos compuestos : cuando se usa más de una cuenta para los cargos o abonos.

¿Quién debe llevar un libro diario?

La normativa española no obliga a todos los autónomos o empresas a crear un libro diario. Según el Código de Comercio este documento únicamente es obligatorio para las personas físicas que especifiquen sus rendimientos siguiendo el régimen de estimación directa y para las entidades mercantiles como sociedades anónimas o limitadas.

En el caso de los autónomos o empresas que sigan un régimen de estimación directa simplificada o un régimen de estimación objetiva por módulos, no tendrán que elaborar un libro diario.

Si tu modelo de negocio te exige contar un libro diario, ten en cuenta que es obligatorio que lo presentes ante el Registro Mercantil para que lo legalicen, según el caso. De esta manera el documento se oficializa para mostrarlo si es necesario antes de la fecha de cierre del ejercicio económico. Y si necesitas hacer alguna modificación después de legalizarlo, podrás generar de manera online un fichero de rectificación.

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