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Cómo llevar la gestión de cobros y pagos de una empresa

La gestión de cobros y pagos en la empresa es uno de los principales factores en la gestión de ésta. Cuando se habla de gestión de cobros y pagos, es para hablar de cómo se manejan las obligaciones que se deben pagar o los derechos en el cobrar. Estos son una de las principales partes de los negocios y uno de los principios en los que se basan las relaciones comerciales.

Entonces, ¿en qué consiste la gestión de cobros y pagos?

Todas las empresas tienen como obligación gestionar los ingresos y pagos de forma distinta. Por eso, es fundamental tener claro que las compañías son diferentes entre ellas, de modo que no todas usen el mismo sistema.

Eso no quiere decir que no se puedan establecer una serie de criterios en el momento de gestionar la tesorería para controlar la actividad de la empresa.

¿Qué aspectos se deben considerar en la gestión de cobros y pagos?

Todas las empresas tienen una serie de gastos y obligaciones con los proveedores que tienen. Por el otro, tienen clientes que son los que dan los ingresos a las compañías. Es por eso que en la gestión de la tesorería se tienen que dividir las facturas en dos grupos o categorías que son: emitidas y recibidas. De esta manera, las operaciones se encuentran debidamente documentadas.

Gracias a tener todos los ingresos y pagos bien apuntados, es más fácil de saber cómo van. De esta manera, puedes llevar el control de los ingresos que te deben y los gastos que debes cubrir ahora y las transacciones que quieras hacer según cómo es el presupuesto.

Uno de los principales elementos que se necesita para que el manejo de pagos y cobros sea bueno es el de poner una fecha en que se tienen que realizar. En el momento de cobrar y pagar, lo mejor que se puede hacer tener notificaciones para conocer si no se hacen estos en el momento que toca.

Por esto, es muy importante que se lleve a cabo la buena gestión de los egresos, ya que normalmente se necesita cobrar antes de cumplir con las necesidades que tenga la compañía.

Para que lo veas más claro, te vamos a poner un ejemplo. Imagínate que tienes que pagar a los proveedores 5.000 euros en los próximos 45 días, pero vas a cobrar 15.000 euros en los próximos 30 días. Como mínimo, te tienen que haber pagado 5.000 euros para que puedas hacer el pago con puntualidad.

La gestión de cobros y pagos en una empresa
La gestión de cobros y pagos es un método con el que se organizan las obligaciones que deben pagar o los derechos que pueden cobrar una empresa. Tener los ingresos y egresos bien apuntados, te ayudará a ver cómo van las finanzas de la empresa y llevar el control de lo que todavía te deben terceros. (Imagen © pexels)

¿Cómo se puede mejorar la gestión de cobros y pagos?

Cobrar las facturas de tus clientes es fundamental si quieres cumplir con los gastos de estructura, los pagos de las nóminas y hacer frente a impuestos. Si tu compañía no tiene suficiente dinero, no puedes actuar como lo harías normalmente. Es decir, seguramente tienes problemas y deudas.

Es por eso fundamental tener una buena gestión de cobros. Uno de los sistemas que se utiliza en la actualidad es la venta a crédito. Con este el proveedor se compromete a hacer la entrega del productos o servicio a cambio de una promesa de pago en el futuro.

Algunas ideas para mejorar la gestión de cobros y pagos (ya que pagar a tiempo también es muy importante) son:

  • Usar un programa de gestión de cobros y pagos para poder agilizar la tarea.
  • Conocer si tus clientes tienen dinero antes de hacer nada con ellos. la solvencia de tus clientes antes de empezar a trabajar con ellos.
  • Tienes que poner algún tipo de penalización si los clientes no pagan a tiempo.
  • Dar bonificaciones si se paga antes. De esta manera, se incentiva el pago de las facturas.
  • Precisar si se necesitan buscar otras vías para poder pagar.
  • Organizar la tesorería de tal modo que siempre haya una remanente para situaciones de emergencia.

¿Qué sistemas de control existen para las empresas?

Para solucionar los problemas de control sobre la gestión de cobros y pagos, existen diferentes sistemas de control:

Factoring

Una entidad financiera externa se encarga de gestionar las deudas de los clientes y así ayudan que se paguen las deudas que se tiene con una compañía. En estas situaciones el plazo para cobrar es de unos 6 meses. De esta manera, la empresa puede reducir los tiempos de cobro y pagos de las operaciones mercantiles.

Es muy importante para cualquier sociedad tener efectivo. Así es cómo se pueden hacer las transacciones diariamente.

Confirming

Como en el sistema anterior, también se confía la gestión de cobros y pagos a una entidad financiera. La diferencia con el factoring es que el banco solo se encarga de los pagos que haces a tus proveedores.

Es imprescindible que se sepan cuáles son los pagos. Es decir, que si te retrasas en los mismo, vas a ir sumando más deudas a la larga, por lo que la empresa se va descapitalizando. Ésta es una de las razones por las que se creó el confirming.

Seguro de crédito

Mediante este sistema la empresa paga una cantidad de forma mensual. Así, en el caso que no tenga suficiente dinero porque alguien no le ha pagado, se puedan cubrir las pérdidas que hay. De esta manera, no se pierde dinero si un cliente no paga.

Departamento de gestión de cobros y pagos

A través de este departamento se hace un control y administración de los cobros y pagos. Es por eso que se gestiona el dinero de manera que en todo momento la empresa conoce cuál es la situación en tesorería.

Nuevas tecnologías

Con las nuevas tecnologías se puede saber cuál es el estado de tesorería en todo momento. Éstas ayudan a tener una fotografía real del estado de efectivo de la empresa en cualquier momento.

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