23. Oct 2019 |

Cómo mejorar tu gestión del tiempo en el trabajo

Si sientes que tu horario laboral no te alcanza para terminar todas las tareas pendientes, no pienses que la única solución a esta situación consiste en realizar horas extraordinarias, contratar a más personal o incluso dedicar parte de tus fines de semana a ponerte al día. En ocasiones la solución para afrontar la carga laboral y finalizar con las tareas deseadas no se basa en la cantidad de las horas que trabajes, sino en la “calidad de tu trabajo”.

A continuación te vamos a mostrar la importancia de saber gestionar tu tiempo en el trabajo para que cada minuto cuente, puedas llegar a tus objetivos y, sobre todo, no tengas que disminuir tu tiempo de ocio y familiar para dedicarlo a tu jornada laboral.

Cómo mejorar la gestión de tiempo en tu trabajo
La procrastinación y desorganización pueden ser una de las mayores causas por qué pierdes tiempo en el trabajo. Con una agenda, un calendario o incluso una herramienta de gestión del tiempo puedes organizarte de manera más eficiente y evitar perder tiempo.

¿Por qué es importante una buena gestión del tiempo en el trabajo?

Ya es hora de empezar a olvidar el tradicional y obsoleto modelo de trabajo que se basa más en el presentismo laboral que en la eficiencia laboral. Lo más importante al gestionar el tiempo en tu puesto laboral consiste en saber cómo ser eficiente. Esta eficiencia laboral tiene dos recompensas. Por un lado la satisfacción de saber que has logrado el objetivo propuesto en el periodo de tiempo planteado. Y por otro lado, si gestionas bien tu tiempo no tendrás que hacer horas extra (independientemente de que estén pagadas o no) y podrás disfrutar de más tiempo con tu familia o haciendo esas actividades de ocio que te encantan.

Además, tus clientes sabrán que podrán confiar en tus servicios y/o productos ya que tendrán la seguridad de saber que cumples con tus fechas de entrega. Esto hará que tengas una amplia cartera de clientes que podrás ampliar con el tiempo en el caso de que lo necesites.

¿Qué es la procrastinación y cuáles son sus causas?

Aunque este término te parezca que no tiene nada que ver con este artículo, lo cierto es que es uno de sus pilares. La procrastinación es algo que hacemos prácticamente todos a diario y además lo hacemos casi de manera inconsciente sin darnos cuenta. Cuántas veces has dicho esta semana ya voy al gimnasio; o mañana me pongo a arreglar la tubería del lavabo; o este fin de semana monto el armario que compré el verano pasado… Pero llega esa fecha establecida y todo sigue igual. Esto es la procrastinación, como dice un dicho popular: “Dejar para mañana lo que puedes hacer hoy”.

La procrastinación laboral afecta de manera directa en la productividad de la empresa ya que poco a poco se van alargando los plazos de entrega cuando podría haber existido una buena solución para esto si se hubiera realizado una gestión del tiempo eficiente.

La procrastinación se debe a que pensamos que mañana o una fecha posterior será mucho mejor para terminar esa tarea pendiente que ahora mismo. Algo que podría ser cierto si llegado ese día no se volviera a procrastinar…

Estrategias para aprovechar al máximo tu tiempo

  • ¿Cuándo tienes más energía para trabajar, al principio de tu jornada laboral o al final? Probablemente tu respuesta sea que al principio del día, ¿verdad? Entonces, ¿por qué usas ese tiempo tan valioso para realizar tareas que no son tan importantes? Nos estamos refiriendo a todas esas personas que lo primero que hacen al llegar a la oficina es abrir su correo electrónico y ponerse a contestar correos electrónicos. Si tú eres uno de ellos, estás desaprovechando el tiempo más eficiente del día que podrías usar para terminar ese informe pendiente. Como norma general trata de priorizar tus actividades haciendo las tareas más pesadas cuando tu mente está más fresca y las tareas más livianas cuando ya estás cansado.
  • Antes de comenzar tu jornada laboral reflexiona por unos minutos cuáles van a ser tus objetivos del día y qué vas a realizar para lograr esos objetivos. Recuerda que tus objetivos deben indicar cuándo se lograrán y deben ser medibles, específicos y realistas.
  • Dependiendo de tu sector laboral siempre prevé cualquier imprevisto que pueda surgir para que lo puedas resolver con una estrategia planificada.
  • Aprende a delegar. Ya sabemos que quieres estar en todo, pero si quieres que tu negocio siga creciendo, esto no es posible. Consigue a personas de confianza y delega tareas que otras personas puedan hacer por ti. Así podrás enfocarte en las actividades más importantes de tu negocio que contribuyan a la mejora del rendimiento de tu actividad laboral.

Ventajas del uso de una herramienta de gestión del tiempo

Hoy en día tienes una amplia variedad de herramientas que te ayudarán con la gestión del tiempo como: hojas Excel, una agenda, el calendario de Google, Outlook, Basecamp, Asana, Evernote, Trello, Toggl, etc. Su uso es muy sencillo e intuitivo y como la mayoría funcionan en dispositivos móviles, tendrás todo lo que necesitas en la palma de tu mano para lograr esa eficiencia laboral que buscas.

Estas herramientas te ayudarán a:

  • Aumentar tu productividad.
  • Realizar informes del seguimiento de tus proyectos con mayor facilidad sin que tengas que dedicar mucho tiempo a esos típicos avances que se suelen solicitar.
  • Tomar decisiones apropiadas al instante según la situación actual de un proyecto.
  • Darle un seguimiento continuo a tus proyectos para que puedas adaptarte a cualquier imprevisto y cumplir siempre con las fechas de entrega.

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