24. Ene 2019 |

Consejos para que la contabilidad no robe tiempo a tu negocio

Para los autónomos y empresarios al frente de PYMES, el tiempo es oro. Cada minuto invertido en su negocio debería ser lo más productivo posible para evitar que sea tiempo perdido. Y de entre todas las tareas que roban ese tiempo precioso, hay una que suele destacar por encima de las demás: la contabilidad.

La gestión del tiempo y del esfuerzo son clave para optimizar el rendimiento personal y empresarial. (imagen @ pexels.com)

¿Por qué la contabilidad produce tantos quebraderos de cabeza? En primer lugar, porque requiere de un conocimiento amplio de la legislación contable y financiera; en segundo lugar, porque obliga a cumplir con plazos improrrogables; y, por último, porque una mala gestión contable puede arruinar a una PYME o a un autónomo.

Por eso, hemos elaborado una pequeña guía con consejos útiles para que la contabilidad no le robe tiempo:

1. Organiza y planifica desde el principio

Antes de empezar una aventura empresarial hay que planificar bien todos los aspectos que la rodean. Desde el primer momento es imprescindible conocer las obligaciones fiscales, saber llevar la contabilidad de gastos e ingresos, qué se podrá deducir, etc. Tenerlo todo a mano y bien organizado ayuda a gestionar mejor el tiempo necesario para cumplir con esas tareas.

2. Fiscaliza cada gasto

A la hora de llevar la contabilidad de autónomos y trabajadores freelance al día es muy importante no olvidarse de incluir y justificar cada gasto que deba aparecer en nuestros libros. Para ello, es bueno acostumbrarse lo más rápidamente posible a pedir siempre facturas de todo, por pequeña que sea la cantidad. Hoy en día, no hace falta acumular montañas de papel, sino que podemos pedir facturas electrónicas enviadas vía email y organizarlas en carpetas dentro del ordenador.

3. Controla los movimientos de efectivo

Es verdad que en la actualidad casi todas las operaciones se realizan a través de los bancos. Sobre todo, si tenemos una cuenta de empresa que nos permita hacer transferencias sin comisiones o pagando cantidades pequeñas. Pero aún así, a veces recurrimos al efectivo para hacer frente a determinados pagos. En algunos casos, pueden ser cosas aparentemente imperceptibles como fotocopias, gastos de transporte, recambios de oficina, etc. Además de pedir las facturas que mencionamos anteriormente, hay que prestar especial atención a los flujos de entrada y salida de efectivo. Puede que sean pequeñas cantidades cada día, pero sumadas al final del año, descuadrarán nuestra contabilidad.

4. Aparta el dinero destinado al pago de impuestos

Por ejemplo, el IVA. Es muy común entre los autónomos y pequeños empresarios utilizar indiscriminadamente el dinero procedente del cobro de facturas por servicios prestados o trabajos realizados. Pero al incluir el importe del IVA en el monto total, nos estamos olvidando de que en realidad nosotros solo somos intermediarios entre el sujeto pasivo y Hacienda. Es decir, el dinero pasa a través de nosotros, pero no para quedarse a formar parte de nuestras cuentas. Por eso, lo conveniente es abrir una cuenta para ir depositando todas las cantidades ingresadas que no nos pertenecen o que tendremos que devolver. Nos evitará confusiones, gastar por encima de lo que tenemos disponible y tener que hacer reajustes.

5. Establece calendarios con fechas importantes

El cierre de los trimestres, el del año fiscal, los pagos a proveedores, IRPF e Impuestos de Actividades Económicas, las cuotas de la Seguridad Social… La lista de obligaciones, con sus plazos y fechas, parece a veces interminable. Por eso, para no atrasarse con los pagos o en la presentación de documentación, es importante elaborar o descargar de internet un calendario fiscal de cada año natural. Evitar retrasos significa evitar recargos por impago, sanciones administrativas o pérdida de derechos económicos.

6. No mezclar el dinero del negocio con el dinero personal

Incluso el autónomo más modesto debería tener cuentas bancarias separadas para evitar mezclar los recursos de su actividad y los de su vida y ahorro personal. Además, en caso de inspecciones de Hacienda o Seguridad Social, será mucho más práctico y menos confuso para todas las partes. Los gastos personales no se deben incluir bajo ningún concepto en la contabilidad empresarial, pues sería un fraude y afectaría a las cuentas anuales. Tampoco debemos hacer lo contrario, es decir, financiar nuestra actividad privada -compras, ocio, vicio, deudas personales- con recursos de la empresa.

7. Delega las tareas administrativas

Si el volumen de trabajo es elevado y no dispones de tiempo suficiente para atender todas las obligaciones, delega las tareas administrativas. Puedes contratar a alguien por horas para que te ayude con las cuestiones burocráticas, trámites administrativos, presentación de documentos, etc. No supondría un coste muy elevado y te quitarías de encima una tarea que roba tiempo.

8. Externaliza la totalidad de la gestión administrativa y financiera

Esta es la mejor opción para los autónomos y PYMES a partir de un determinado volumen de trabajo y facturación. Tú te limitarás a pasarle todas las facturas, contratos y demás documentación necesaria a los administradores -hay muchas gestorías especializadas-, que por una cuota mensual fija tendrán tu contabilidad al día, te representarán ante las Administraciones, harán en tu nombre cuantos trámites precises y te aconsejarán en material laboral, fiscal y contable. Es la opción más segura porque, en caso de que cometan algún error, serán ellos y no tú los responsables.

Estos 8 consejos básicos deberían hacer el día a día del autónomo o de la PYME más fácil. Porque la contabilidad es muy importante… pero no debe robarnos tiempo para ampliar nuestra cartera de clientes, prestar atención a los que ya tenemos y dar el 100% de nuestros servicios o actividades. La gestión del tiempo y del esfuerzo son clave para optimizar el rendimiento personal y empresarial. ¡No dejes que la contabilidad te frene!

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