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Consejos para llevar una contabilidad ordenada y precisa

Ya dijimos alguna vez que las tareas administrativas relacionadas con la contabilidad pueden robar tiempo a los autónomos y pequeños empresarios, pero son imprescindibles para el buen funcionamiento de la empresa. La contabilidad consiste en el registro ordenado y adecuado de todas las operaciones financieras que se llevan a cabo por parte del empresario.

Pero empecemos por lo más básico antes de entrar de lleno en los consejos básicos para llevar una contabilidad ordenada. Por eso, la primera pregunta es: ¿qué se debe incluir en la contabilidad?

Consejos básicos para llevar una contabilidad ordenada y precisa
Si decidimos realizar nosotros mismos las tareas de contabilidad tendremos que ser muy disciplinados y seguir algunas pautas para una contabilidad ordenada. (imagen @ pexels.com)

Dependiendo del tamaño y del tipo de negocio -pymes, autónomos- y también de las actividades que realicen, el contenido podrá variar aunque siempre habrá elementos comunes:

  • La facturación: es imprescindible recopilar las facturas de los trabajos o servicios prestados, tanto para llevar un control interno de nuestros ingresos como para cumplir con las obligaciones fiscales. En cualquier momento, una inspección tributaria puede requerirnos estas facturas para demostrar que estamos pagando los impuestos que nos corresponde. Igualmente, si queremos deducirnos algún gasto, tendremos que presentar el justificante de haberlo realizado.
  • Los gastos de suministros: controlar los gastos fijos suele ser relativamente fácil, ya que son prácticamente invariables con una periodicidad determinada. Habrá que tener cuidado con los gastos variables y registrarlos todos. Deberemos prestar especial atención al uso del dinero en efectivo –petty cash, en inglés-, ya que muchas veces las pequeñas cantidades destinadas a compras esporádicas quedan fuera de la contabilidad y descuadran las cuentas.
  • Las nóminas: es uno de los gastos fijos, si se trata de una empresa con personal contratado. Por eso, no resultará difícil cada mes añadir a nuestros libros los gastos asociados al pago de los salarios de nuestros trabajadores. Al mismo tiempo, tendremos que hacer frente a las obligaciones que nos impongan las leyes sobre contribuciones y cotizaciones que debamos pagar por cada uno de nuestros empleados.
  • El estado financiero y de tesorería: ¿cuánto dinero tenemos disponible? Llevar un control exhaustivo sobre esto nos permitirá valorar posibles compras o inversiones, o determinar si necesitamos financiarnos a través de préstamos, créditos o hipotecas.
  • Los inventarios: periódicamente tendremos que contabilizar y valorar los bienes de que disponemos. Este punto a veces genera dudas y problemas, ya que una valoración errónea puede dañar nuestro futuro inmediato. Se trata de saber cuánto tenemos, cuánto vale lo que tenemos y cuánto necesitaríamos tener para satisfacer la demanda del mercado y poder responder a ella de manera rápida y efectiva, vendiendo al precio que estimemos.
  • Otros productos financieros: amortizaciones de deudas pendientes, comisiones y costes de productos bancarios asociados al negocio -tarjetas de débito y crédito, emisión de cheques, devolución de recibos, mantenimiento de cuenta corriente, etc.-, ya sean fijos o variables. Todo ello forma parte de las cuentas de la empresa y, por lo tanto, tiene que figurar en nuestros libros de forma clara y ordenada.

Consejos para llevar una contabilidad ordenada y adecuada en pequeñas empresas

Si decidimos realizar nosotros mismos las tareas de contabilidad en lugar de externalizarlas -a una gestoría administrativa especializada que supondrá un gasto fijo mensual y, a la vez, un ahorro de tiempo-, tendremos que ser muy disciplinados y seguir algunas pautas para una contabilidad ordenada.

1. Llevar la contabilidad al día

No debemos acumular tareas relacionadas con la contabilidad. Las probabilidades de cometer errores y olvidar incluir elementos importantes aumentarán exponencialmente. Ser metódicos, disciplinados y atentos es la mejor receta.

2. Conocer nuestras obligaciones fiscales

Uno de los principales problemas de los autónomos y pequeños empresarios es que desconocen algunas de sus obligaciones en materia de impuestos. Esto genera multas y, en ocasiones, sanciones administrativas más serias, como embargos o prohibiciones de continuar con la actividad. Por eso, antes de empezar a operar tendremos que tener claro qué impuestos tenemos que pagar, cuánto y cuándo. El cuándo es importantísimo.

3. Automatizar los procesos contables

Hoy en día, con un ordenador y una conexión a internet podemos tener nuestra contabilidad al día, de forma automatizada y segura. Ya no hay que guardar carpetas, cajas y dosieres que ocupan espacio y se pueden extraviar o deteriorar. Digitalizar los documentos y llevar la contabilidad en programas específicos y aplicaciónes de facturación es útil, seguro, práctico y ahorraremos tiempo. Nunca fue tan fácil ser contable.

4. Asesorarse con profesionales

Ante cualquier duda, más vale pedir ayuda a los profesionales que errar y arriesgarse a que la contabilidad sea imprecisa, defectuosa o se aparte de las obligaciones que impongan las leyes. Además de las facturas y declaraciones puntuales, una inspección aleatoria puede solicitarnos todos los libros contables con el detalle de nuestras operaciones. Si no estamos seguros de cómo tener todo listo ante cualquier imprevisto, es mejor acudir en busca de ayuda.

5. Adelantarse a lo imprevisto

Un consejo siempre útil es el que recomienda llevar una contabilidad ordenada y precisa con margen para afrontar posibles incidentes o imprevistos -enfermedad, accidentes, catástrofes naturales, falta de suministros, etc.-. Si nuestra contabilidad recoge siempre recursos para minimizar los efectos de esas circunstancias, estaremos previendo lo imprevisible.

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