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Consejos esenciales de contabilidad para pequeñas empresas

Tener un negocio, sea pequeño o grande, requiere un nivel de contabilidad que de lo más seguro no pensaste que deberías hacer antes de montarlo. Sin importar que te guste o no ir a través de todos los libros de contabilidad de la empresa, es algo que en algún momento tienes que hacerlo.

Consejos esenciales de contabilidad para pequeñas empresas
Mezclar las finanzas de tu empresa y las personales puede llevarte a problemas en lo que se refiere al pago de impuestos (imagen © Unsplash).

Debes tener presente que la salud financiera de tu proyecto depende mucho de la contabilidad. Es por eso que tener una contabilidad ordenada es algo que va a determinar si tu pequeña empresa será un éxito o no.

En este artículo te queremos ayudar sobre el tema dándote una serie de consejos sobre contabilidad para pequeñas empresas y así llevarla lo más fácil posible. La idea, al fin y al cabo, es que tú día a día contable sea lo más llevadero posible.

Separa tus finanzas personales y las de tu negocio

Este es un consejo fundamental de contabilidad para pequeñas empresas. Cuando tu nuevo negocio está empezando es muy fácil mezclar las finanzas de este y las tuyas. Desgraciadamente es un gran error.

Mezclar las finanzas de tu empresa y las personales puede llevarte a problemas en lo que se refiere al pago de impuestos.

Tan pronto como tengas tu nuevo negocio, abre una nueva cuenta bancaria. También es una buena idea que pidas una tarjeta de crédito o de débito si sabes que la vas a utilizar para tu negocio. Tener una tarjeta de crédito aparte te permite crear un historial crediticio separado de tu negocio y de tus finanzas personales.

Automatiza todo lo que sea posible

Los programas de contabilidad han ayudado a simplificar lo que antes se tardaba siglos en hacer a mano. Además, los sistemas de almacenamiento de la nube te permiten saber que, en caso de que haya un problema con tu ordenador o el programa en sí, una copia de toda tu contabilidad estará bien guardada en la red.

Además, algunas de estas aplicaciones te permiten poder enlazar con tu cuenta bancaria. De esta manera tu contabilidad estará siempre actualizada.

Crea una simple gráfica de cuentas

Una vez que ya hayas decidido el programa que vas a utilizar para llevar tu contabilidad, una buena idea es que hagas una gráfica con las cuentas. Ésta te ayudará a categorizar todas las transacciones financieras que hace tu negocio. Con esta gráfica tendrás una visión de todo lo que sucede en tus finanzas. Se considera como el principio básico de tu sistema de contabilidad para pequeñas empresas.

Normalmente los programas de contabilidad vienen con una serie de listas de cuentas preestablecidas. Estas son buenas para cuando tu negocio justo está empezando. Pero, una vez que la empresa esté creciendo, necesitas modificar esta lista. Es por eso que, en el momento de crearla, hay una serie de aspectos que debes tener en cuenta para su óptima funcionalidad:

  • Solo pon las cuentas que realmente necesitas. No tiene sentido poner más de la cuenta.
  • Cuando las categorices hazlas lo más genéricas posibles. Por ejemplo, enlistarlas a partir de clientes o vendedores es mejor idea que nominarlas a partir del por qué se hizo tal transacción.
  • Revisa que estás poniendo la cuenta correcta para cada una. Un simple error puede perjudicar de forma general tu sistema de finanzas.

Revisa tu contabilidad cada cierto tiempo

Si no eres una persona de números, lo más seguro es que te resultará muy aburrido eso de la contabilidad para pequeñas empresas y lo intentarás posponer siempre que puedas. Uno de los problemas es que acabarás con libros de contabilidad que no estarán al día y facturas que no se habrán pagado en la fecha en que tocaba.

Por eso te vamos a dar uno de los mejores consejos sobre contabilidad que hay: revisa los libros, como mínimo, una vez a la semana. Aunque te pueda suponer un suplicio, en el futuro lo agradecerás ya que te va a ayudar a tener todo en orden.

Además, al final de cada trimestre te recomendamos que revises en profundidad toda la contabilidad para identificar la tendencia de tu negocio, sea negativa o positiva. Así podrás saber quién acostumbra a pagar tarde, si tus ingresos están subiendo o bajando, o como fueron las finanzas si se comparan con el mismo trimestre del año anterior.

Echando un vistazo cada cierto tiempo te va a ayudar para prepararte mejor en el futuro. Por ejemplo, si las ventas están creciendo de forma exponencial, puede que no sea una mala idea contratar a más empleados o mejorar tu maquinaria. Estas cosas van a necesitar dinero para acometerlas. Cuanto antes lo planifiques, antes sabrás que debes obtener el dinero para acometer estas acciones, y más fácil será conseguir todo lo que necesites. El saber lo que necesitas de antemano es un principio fundamental de contabilidad para pequeñas empresas.

Apúntate y guárdate todos los gastos que genera tu negocio

Para cualquier cosa que tenga relación con los impuestos, es imprescindible que guardes todas las facturas que ha generado tu empresa. Para tener todo en orden, antes de guardar todas las facturas en una estantería lo que puedes hacer es escanearlas para tenerlas digitalizadas. Hay muchas aplicaciones que puedes descargar en tu Smartphone o tableta para escanear todos los documentos que necesites. Así no importará dónde estés ya que podrás hacerlo fácilmente desde cualquier ligar.

Un consejo es que trates de evitar pagar cosas en efectivo para tu negocio. Usando la tarjeta de crédito es una buena forma de tener todo controlado ya que lo que gastes quedará guardado. Además, muchas tarjetas de crédito ideadas para empresas ya categorizan por si mismas el tipo de gastos que hagas. Como puedes ver todo son ventajas.

Ten en cuenta cuando tienes que pagar impuestos

Teniendo todo en orden, si pagas a tiempo evitarás que te pongan multas en el futuro. Te puedes programar la aplicación de contabilidad para que te envíe notificaciones de cuando te toca pagar los impuestos. Si nunca antes pagaste impuestos de forma trimestral, tener uno de estos programas te puede ayudar a estar al día y así evitar problemas en el futuro.

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