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¿Cómo hacer una cuenta de pérdidas y ganancias?

Las empresas tienen la obligación de proveer información de forma exhaustiva sobre sus ingresos y los gastos a las instancias responsables. Además, no hay distinción entre grandes empresas, pequeños o medianos empresarios o autónomos. Todos tienen la obligación de enseñar sus cuentas en el Registro Mercantil e informar de su rentabilidad en Hacienda.

Una de las razones por las cuales se tiene que informar es debido al hecho de que cualquier actividad comercial está sujeta a la tributación de impuestos. Es por eso que en este artículo vamos a explicar todo lo que se debe saber sobre la cuenta de pérdidas y ganancias y la cuenta de resultados.

Cuenta de pérdidas y ganancias
La cuenta de pérdidas y ganancias es un tipo de informe que señala los ingresos y gastos que una empresa tiene durante un ejercicio contable. Permite conocer el estado financiero de una empresa. (Imagen © Adobestock)

¿Qué es la cuenta de pérdidas y ganancias y para qué sirve?

La cuenta de pérdidas y ganancias (también conocida como cuenta de resultados) de una empresa recoge los ingresos y gastos que tiene ésta. Una de sus características especiales es que la información aparece desglosada por grupos de ingresos y grupos de gastos. Por ejemplo, puede aparecer información sobre los gastos de personal, de inversión o los ingresos ordinarios de cierta actividad.

La cuenta de pérdidas y ganancias ofrece una visión general de estado financiero de una empresa. Es imprescindible hacer un buen seguimiento del estado financiero para hacer previsiones para la empresa.

¿Cómo se estructura la cuenta de pérdidas y ganancias?

La cuenta de resultados se caracteriza por un formato vertical y se divide en apartados de acuerdo con el tipo de resultado que se obtiene. Se pueden diferenciar los resultados propios de la explotación o actividad normal de la empresa de los resultados financieros y desaparece la categoría de resultados extraordinarios. Las principales partes de la cuenta de resultados son:

  • Ventas netas: son los ingresos resultantes de la actividad ordinaria de la empresa y que se han obtenido por la venta de los productos o servicios. Las ventas netas se obtienen restando el Precio de Venta al Público los descuentos y las rebajas que se aplican a este.
  • Coste de ventas: son los costes que hay sobre las ventas. Como que las ventas son variables (no siempre se vende la misma cantidad), los costes de las ventas también son costes variables.
  • Margen bruto sobre ventas: es la diferencia entre los ingresos por las ventas netas y los costes de ventas.
  • Gastos de explotación: son gastos fijos, ya que no dependen del volumen de ventas que se tenga. Son gastos que la empresa necesita para que pueda vender y ser viable. Los principales gastos de explotación que toda empresa puede tener son los gastos de personal, impuestos, suministros o publicidad.
  • Dotación para amortizaciones: es la cantidad de dinero que se tiene que contabilizar como gasto como consecuencia del desgaste que sufren los elementos del inmovilizado por el uso en el proceso de producción.
  • Resultado de explotación: es la diferencia entre ingresos y gastos relacionados con la actividad de la propia empresa.
  • Resultado financiero: se consigue cuando se realiza la diferencia entre los ingresos que la empresa ha tenido como resultado de sus inversiones, y los gastos financieros que ocurren por el uso de financiación externa.
  • Resultado antes de impuestos (BAT): se suma el resultado de las actividades ordinarias más el resultado financiero.
  • Resultado del ejercicio o beneficio neto después de los impuestos (BN): es el resultado que se obtiene de restar al BA el impuesto sobre el beneficio. El resultado que sale de aquí es el que se incluye en el balance.

¿Quién tiene que presentar la cuenta de resultados?

No todos los empresarios tienen la obligación de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Es por eso que las cuentas de pérdidas y ganancias, al ser uno de los estados financieros que forman parte de las cuentas anuales, tampoco se tienen que presentar obligatoriamente en algunos casos.

Los empresarios individuales o autónomos que no desarrollen una actividad empresarial y no tributen en estimación directa no tienen que entregar el estado de ingresos y gastos.

¿Dónde se presenta la cuenta de pérdidas y ganancias?

En caso de tener que presentar la cuenta de resultados, las empresas tienen un plazo de tres meses para poder elaborarla. En España, la institución que se encarga de la recaudación es la Agencia Estatal Tributaria.

Aunque las cuentas anuales se presentan en el Registro Mercantil para que se legalicen y registren, Hacienda o los organismos equivalentes regionales también necesitan disponer de dicha información. De esta manera, pueden identificar cúal es el margen de beneficio de una empresa y el grado de implicación en las arcas generales.

Es sobre la base de este estado financiero que también se calcula el IRPF y el Impuesto de Sociedades. Los dos son obligatorios para cualquier individuo o entidad que genere capital, ya que representan el fundamento del sistema de tributación español.

Ejemplo de cuenta de pérdidas y ganancias

 EUROS
Ganancias por ventas
Producto/Servicio 1                            40,00 €
Producto/Servicio 2                            50,00 €
Producto/Servicio 3                          500,00 €
Producto/Servicio 4                            25,00 €
Total                          615,00 €
Costo de ventas
Producto/Servicio 1                            30,00 €
Producto/Servicio 2                            56,00 €
Producto/Servicio 3                            58,00 €
Producto/Servicio 4                            69,00 €
Total                          213,00 €
Ganancias brutas                          402,00 €
Gastos operativos: Ventas y Marketing
Publicidad                            25,00 €
Marketing directo                            25,00 €
Otros gastos                            36,00 €
Total                            86,00 €
Gastos operativos: Generales y Administrativos
Sueldos y salarios                            60,00 €
Servicios externos                            10,00 €
Suministros                            20,00 €
Comidas y entretenimiento                            20,00 €
Alquiler                            10,00 €
Teléfono                               5,00 €
Servicios públicos                               1,00 €
Depreciación                            25,00 €
Seguro                               1,00 €
Reparaciones y mantenimiento                                   –   €
Otros gastos                                   –   €
Total                          152,00 €
Gastos operativos: Otros
Otros gastos operativos 1                            12,00 €
Otros gastos operativos 2                                   –   €
Total                            12,00 €
Gastos operativos totales                          250,00 €
Ingresos por operaciones                          152,00 €
Otros ingresos
Impuestos
Impuestos por ingresos                            10,00 €
Impuestos por personal                               5,00 €
Impuestos por bienes raíces                               1,00 €
Otros impuestos                                   –   €
Total                            16,00 €
Ganancias netas                          136,00 €
Margen bruto                            65%
Ganancias por ventas                            22%

De esta manera, se puede analizar cuál es el beneficio de la empresa y analizar de forma más meticulosa cuáles son los ingresos y gastos de cada grupo para poder tomar decisiones en el futuro.

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