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¿Sabes por qué necesitas una factura electrónica en España?

Para nadie es un secreto que el proceso de facturación tradicional en una pequeña o gran empresa acarrea el empleo de materiales de oficina, tiempo y esfuerzo. Una factura electrónica es un documento digital que justifica la entrega de bienes o la prestación de un servicio entre un proveedor y un cliente.

¿Ya sabes por qué necesitas una factura electrónica en España?
Existen varios formatos de factura electrónica. No es lo mismo una que vaya destinada a un cliente particular, que a otra empresa o a la administración pública (imagen © Pexels).

En primer lugar debemos recalcar que una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, solo que se genera y se recibe en formato electrónico. Es una alternativa legal a la factura tradicional, pero se debe expedir únicamente con el consentimiento del cliente.

Para que una factura electrónica sea válida, debe contar con las siguientes características:

  • Legible: debes utilizar un software de facturación que garantice la legibilidad de la factura electrónica y la claridad en cada detalle.
  • Autenticidad: el origen de la factura electrónica debe ser auténtico e indicar la identidad de quien la expide o emite.
  • Integridad: para garantizar esto, debe contar con elementos como una firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido, o a través del intercambio electrónico de datos (EDI).

El papel de la factura electrónica en España

Hasta ahora, Italia es el único país de la Unión Europea que cuenta con facturación digital obligatoria. Esta medida exige que todas las facturas domésticas se realicen de manera electrónica. Tanto en facturas de empresa a empresa (B2B), como de empresa a cliente (B2C) y de empresa a administraciones públicas (B2G).

España podría ser candidato para ser el siguiente país europeo en introducir este mandato. En este país el uso de la factura electrónica cerró el 2018 con un crecimiento del 15% siendo un recurso en auge dentro del país. Permitió a las empresa españolas ahorrar gastos de gestión de hasta 900 millones de euros en emisión de facturas físicas.

De igual modo, redujeron más de medio millón de horas en la tramitación de las facturas recibidas y más de cien mil horas en las emitidas. El ahorro de espacio físico para almacenar montones de carpetas con facturas también es evidente.

Lo más importante es que supuso una reducción de gasto en recursos como papel, tinta y mantenimiento de las impresoras, siendo también una medida de responsabilidad ambiental.

Hasta ahora, las comunidades autónomas que más utilizan la factura electrónica son:

  • Madrid
  • Comunidad Valenciana
  • Cataluña
  • Andalucía
  • Castilla y León

A partir del 18 de abril, el nuevo estándar europeo de facturación electrónica será obligatorio e todas las facturas entre empresas y la administración pública. Esto implica que el 2019 puede ser el año en el que se exija de forma obligatoria el uso de la factura electrónica como método general de facturación, dando paso a la desaparición de la factura tradicional en papel.

¿Qué es Facturae?

Se trata de un formato de factura electrónica que se utiliza en España de forma obligatoria desde 2015 en las relaciones que tenga una empresa con la Administración Pública. Sin embargo, también es aceptado por otros sectores de actividad y por otras administraciones públicas como las autonómicas y los ayuntamientos.

Tiene los mismos requisitos y funciones que una factura en papel, pero se crea y se recibe por medios electrónicos.

FACe es el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. Permite la remisión de facturas en formato electrónico a aquellos organismos de las administraciones adherías al sistema obligados por normativa a recibir facturas electrónicas.

Una factura creada con Facturae debe tener la siguiente información:

  • Información sobre el emisor y el destinatario.
  • Número de serie y fecha de emisión.
  • Descripción de los bienes y servicios a proveer.
  • Base neta.
  • Impuestos aplicables y el total a pagar.
  • Forma de pago.
  • Anticipos de pago que se hayan realizado.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Si quieres hacer una factura la aplicación de escritorio que te ofrece la web de Facturae, deberás seguir estos pasos:

  1. Rellenar los datos generales de la factura: numeración, fecha y código postal. El programa asignará un número correlativo por defecto para que puedas identificar cada una de tus facturas electrónicas de forma fácil.
  2. Datos del emisor: introduce todos los datos que pida el programa sobre el emisor de la factura electrónica. El mismo te asignará un número de registro por defecto. De esta forma no es necesario dar de alta al emisor cada vez que realices una factura. Los datos de contacto y datos fiscales son imprescindibles.
  3. Datos del receptor: rellena el máximo de información que esté a tu alcance, ya que omitir alguno puede causar desajustes administrativos en la Administración Publica, lo que te generaría problemas en el futuro.

Revisa y comprueba muy bien que los datos que la Administración te facilite estén correctos para realizar correctamente las facturas correspondientes a:

  • Oficina Contable
  • Órgano Gestor
  • Unidad Tramitadora

De otro modo, si cometes algún error o no las envías en orden, tendrás que repetirlas.

  1. Contenido de la factura: describe con detalle todos los productos y servicios que estás facturando, incluyendo servicios o suministros por su importe unitario, así como los diferentes impuestos que tengan lugar. Debes rellenar también las pestañas de:
  • Suplidos
  • Cargos
  • Adjuntos
  • Retención global
  • Literales legales
  1. Datos de pago: es una información esencial para el cobro de la factura. En España, el plazo máximo de pago legal es de 60 días a partir de la fecha de la factura. Si el cobro se realizará por transferencia no olvides indicar tu número IBAN y su vencimiento.
  2. Revisa el total del importe para asegurarte de que es el correcto, y vuelve a la pantalla de inicio de la aplicación para enviar la factura. Guarda siempre una copia y envíala al contacto de la Administración con la que tu empresa trabajó para tener constancia de este proceso.

Formatos válidos para la factura electrónica

Primero debes conocer que existen varios formatos para realizar una factura electrónica. No es lo mismo una que vaya destinada a un cliente particular, que a otra empresa o a la administración pública. Los principales formatos válidos para la factura electrónica se dividen en formato estructurado y no estructurado.

Factura electrónica en formato estructurado:

Es aquella cuyos datos son generados por cualquier programa de facturación y se tramitan de forma automática a través de los sistemas informáticos de quien la recibe. Es decir, tanto el ente que la envía como el que la recibe procesa los datos de la factura de forma automática. Como ejemplos podemos mencionar el formato XML, Facturae y EDIFACT.

Factura electrónica en formato no estructurado:

Es una factura electrónica que se envía como una imagen y se utiliza generalmente con clientes particulares. Entre los formatos más populares podemos mencionar los ficheros JPG, PDF o TXT. Una vez recibida por el cliente, éste debe introducirla a su sistema y a su contabilidad de forma manual, lo cual requiere más tiempo y esfuerzo.

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