26. Abr 2019 |

¿Qué es una factura proforma? Lo que necesitas saber aquí

Si eres autónomo o tienes una empresa, probablemente hayas visto alguna vez una factura proforma. En otras ocasiones es necesario crear una y es por ello que en esta oportunidad queremos mostrarte todos los detalles que necesitas saber sobre este documento.

¿Qué es una factura proforma?
La ventaja de usar una factura proforma es que puedes mostrar a tu cliente el contenido que tendrá la factura definitiva antes de emitirla (imagen @ Pexels).

¿Qué es una Factura Proforma?

Es una factura provisional, un documento netamente informativo que contiene los detalles que verás posteriormente en la factura definitiva. Es un requisito que se utiliza mayormente en los siguientes escenarios:

  • En operaciones de comercio internacional cuando el vendedor realiza una oferta de venta.
  • Para indicarle al cliente los detalles del producto o servicio que solicita. Al concretarse el acuerdo, pasaría entonces a elaborarse una factura comercial ordinaria.
  • Sirve como compromiso o promesa de alguna inversión a realizar al momento de solicitar una financiación o subvención.

Resumiendo: Se trata de una factura provisional que le entregamos a nuestro cliente en donde detallamos información sobe una actividad o acuerdo comercial que se realizará en el futuro. En ella especificamos toda la información referente a precios, impuestos, bases y las condiciones sobre las cuales ofrecerás tu producto o servicio.

Factura proforma vs Factura Comercial

Algo muy importante que necesitas saber para salir de cualquier confusión, es que una factura proforma no es una factura comercial. No tiene validez fiscal ni forma parte de la contabilidad de una empresa, ya que únicamente describe y detalla una operación de compraventa para presentársela a un cliente.

Además, la factura comercial no se puede modificar, ya que es la definitiva. En cambio, la factura proforma sí puede estar sujeta a cambios porque es el documento previo a la elaboración de la factura comercial. No confundas estos dos conceptos aunque a simple vista ambos tipos de factura contengan información similar.

¿Entonces una Factura Proforma es lo mismo que un presupuesto?

Al ser autónomos o dirigir una empresa, normalmente elaboramos presupuestos para informar a nuestros clientes potenciales sobre el costo final del producto o servicio que ofrecemos. Básicamente, una factura proforma y un presupuesto contienen la misma información pero a efectos legales no representan lo mismo.

La diferencia radica en que el presupuesto no tiene validez a efectos legales, pero la factura proforma sí es considerada como un documento acreditativo para el desarrollo de una actividad.

¿Para qué se utiliza una Factura Proforma?

La función principal de una factura proforma es informar a tu cliente sobre los productos o servicios que le vas a facturar en un futuro. Es solicitado por el comprador y emitido por el vendedor. Este documento sirve para que tu cliente confirme sus datos y todo lo relacionado con la venta.

En líneas generales, este documento debe llevar un encabezado que indique de manera visible que se trata de una factura proforma. De esta forma se evitan confusiones entre una factura comercial y un presupuesto.

A continuación encontrarás el tipo de información mínima que debe contener una factura proforma para que ambas partes acepten el intercambio comercial. No olvides incluir estos detalles indispensables para que tu cliente pueda entenderla bien:

  • Información que te identifique como el proveedor de un producto o servicio.
  • Datos sobre tu
  • Una descripción completa de los productos y servicios que vendes, incluyendo su precio unitario y total.

Factura Proforma: Modelo

Te presentamos la estructura básica que debe contener cualquier factura proforma a fin de que no olvides ningún detalle importante.

  • Encabezado que especifique que se trata de una factura proforma.
  • Fecha de elaboración.
  • Datos esenciales del proveedor o vendedor:
  • Nombre comercial
  • Razón Social
  • Número de Identificación Fiscal (NIF)
  • Datos de contacto
  • Domicilio
  • Número de IVA Comunitario para ventas dentro de la Unión Europea
  • Datos esenciales de tu futuro cliente o comprador:
  • Nombre comercial
  • Razón Social
  • Número de Identificación Fiscal (NIF)
  • Datos de contacto
  • Domicilio
  • Descripción detallada y precisa de la mercancía, mencionando la cantidad o unidades del producto.
  • Precio unitario, total y la divisa en la que se realiza la cotización.
  • Impuestos que se puedan aplicar como el IVA o IRPF.
  • Desglosar datos de transporte o seguro si éstos existen.

Importancia de una factura proforma

Aunque la factura proforma no tenga validez fiscal ni contable, sí conlleva una responsabilidad legal. Esto quiere decir que existe la obligación de respetar los términos y condiciones que allí se expresen durante el tiempo de vigencia que indique este documento.

Si llegas a tener algún problema con tu cliente a causa de impago o porque ambas partes no pueden llegar a un acuerdo, la factura proforma será el documento que acredite legalmente que hubo un indicio de actividad comercial entre ambos.

Además, la ventaja de usar una factura proforma es que puedes mostrar a tu cliente el contenido que tendrá la factura definitiva antes de emitirla. De esta forma, una vez que dé el visto bueno a las condiciones expuestas, podrás proceder con la elaboración de la factura comercial de manera segura.

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