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Qué dicen de ti tus hábitos de facturación

¿Sabías que la manera como abordas el proceso de facturación de tu negocio dice mucho de ti? Como cualquier otra actividad de la vida laboral o personal, está compuesta por distintas fases con sus características particulares. Y cómo gestiones cada una de ellas les dará a las otras pistas sobre ti: si eres desconfiado, si te organizas bien o lo dejas todo para el último momento, si prestas atención a los pequeños detalles o tiendes a pasarlos por alto…Y… ¿por qué los hábitos de facturación son importante?

Qué dicen de ti tus hábitos de facturación
Hábitos de facturación: Cuanto más clara sea la factura, más fácil será para el cliente entenderla y abonar la cantidad que aparezca en ella. (imagen @ pexels.com)

En primer lugar, porque les servirá a los clientes -especialmente a los nuevos- para conocerte mejor: saber cuáles son tus hábitos, costumbres, métodos, etc. les ayudará a entender cómo te relaciones con ellos y cómo trabajas; en segundo lugar, también puede afectar a la manera en que creen que vas a trabajar cuando te hagan un encargo. Si eres metódico, organizado y gestionas bien el tiempo, pensarán que eres igual mientras trabajas; si eres desorganizado, te retrasas al contestarles o haces demasiada presión para que paguen, creerán que eres nervioso, impulsivo y poco fiable.

Hábitos de facturación que hablan bien de ti

1. Acláralo todo antes de trabajar y facturar

El cliente apreciará que antes de empezar con el trabajo por el que después le vas a facturar, todas las condiciones queden aclaradas en un contrato o acuerdo escrito. Esto puede ser un simple email entre los dos donde se aclaren los plazos, precios, forma de pago, posibles retrasos, etc. Ofrecerás una imagen formar y profesional, sin improvisaciones.

2. Elabora facturas comprensibles

Cuanto más clara sea la factura, más fácil será para el cliente entenderla y abonar la cantidad que aparezca en ella. Si complicas en exceso el formato, tal vez tenga que pedirte aclaraciones y se sienta incómodo con la situación. Simplificar al máximo el trámite sin omitir el contenido mínimo imprescindible significa que sabes sintetizar y priorizar.

3. Respeta los tiempos

Aunque hayas acordado con el cliente un presupuesto determinado, no parece muy profesional enviar la factura final antes de completar el trabajo. Podría parecer que estás presionando para cobrar antes de cumplir con tu parte del acuerdo. O, en el peor de los casos, que quieres estafar al cliente y quedarte con su dinero sin hacer el trabajo. Es importante cuidar este tipo de detalles con los nuevos clientes que no nos conocen. Si lo haces todo siguiendo un calendario de plazos, ofrecerás una imagen organizada y de buen planificador.

4. Facilita el pago

La mayoría de las transacciones se realizan a través de transferencias bancarias. Es la forma más rápida, segura y común de gestionar pagos y cobros en el mundo empresarial. Pero no debes cerrar la puerta a otras opciones seguras que puedan interesar más a los clientes. Por ejemplo, para ahorrar comisiones si son pagos desde el extranjero o en divisas diferentes al euro. En ese caso, cuanto más facilitemos la operación ahorrando costes, más garantías de conformidad y satisfacción para la otra parte.

Hábitos de facturación que hablan mal de ti

1. Improvisar o incumplir las condiciones

Una de las principales fuentes de conflicto entre autónomos o PYMES y sus clientes son los malentendidos a la hora de interpretar las condiciones. Por eso es esencial dejarlo todo atado desde el principio. Si no lo haces, improvisas, cambias las condiciones y los plazos sobre la marcha, o simplemente pretendes modificar posteriormente los precios, es probable que los clientes huyan de ti.

2. No ser descriptivo o emitir facturas confusas

No se debe hacer dudar ni pensar demasiado al cliente cuando lee la factura. Que entienda qué hay en ella y cuánto y cómo tiene que pagar, eso es lo esencial. Si no eres claro, sospechará que quieres incluir elementos que no estaban acordados. O tal vez sienta pudor si tiene que pedirte aclaraciones. Lo mejor es simplificar este punto y hacerlo todo más fácil para los dos.

3. Enviar la factura con datos incorrectos

Utiliza un modelo en el que no tengas que alterar los datos personales y empresariales a menos que se produzcan cambios relevantes. Así evitarás enviar facturas con un nombre distinto al tuyo, o con un número cuenta equivocado, por ejemplo. Para eso, revisa cada detalle varias veces antes de enviarla para evitar retrasos en el cobro y molestias al cliente. Si no, parecerá que eres desorganizado y poco previsor.

4. Envíala al cliente que la tiene que recibir

Ten cuidado, sobre todo si son facturas online, con enviarlas a la dirección equivocada. También, revisa que no estés enviando un mensaje a varios o todos los contactos de tu agenda. Sería embarazoso recibir como respuesta que te has equivocado y que el receptor no sabe nada de la factura que le has enviado. Quizás el cliente original no se entere -o sí, si pasa un tiempo hasta que detectes el error-, pero molestarás a otros.

5. No compliques la forma de pago

Puede que tú seas un millennial que maneja todas las herramientas tecnológicas a tu alcance. Pero es posible que muchos de tus clientes prefieran lo clásico: pagos en efectivo o a través del banco. Ni Paypal, ni e-wallets, ni bitcoin ni nada que suene a anglicismos del S.XXII. Adáptate a sus preferencias, simplifica las formas de pago y no trates de convencerlos de aquello que no les interesa, porque puede que pierdas un contrato si no se sienten seguros al pagar.

Ten siempre en mente estos buenos y malos hábitos, porque van a reflejar tus hábitos empresariales y los clientes los tendrán en cuenta. Cuidar cada detalle es fundamental para que ni siquiera algo aparentemente tan aséptico e impersonal como una factura pueda acabar delatando tu personalidad.

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